Мобильные устройства для работы, Необходимость электронного документооборота в развивающейся компании

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 02.2011

На вопросы читателей журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота" отвечают специалисты компании "ИнтерТраст".

В последнее время СМИ все чаще сообщают о появлении новых мобильных средств работы с информацией, будь то смартфоны, планшетные компьютеры или что-то подобное, а разработчики наперебой заявляют о планах выпуска таких устройств для работы в системах электронного документооборота. Мне как человеку в принципе готовому к использованию современных технологий хотелось бы понять: мобильные устройства в работе - это дань моде или насущная необходимость?

Зав. службой ДОУ, г. Ростов-на-Дону

Евгений Голбан, менеджер по работе с клиентами, компания "ИнтерТраст": Да, мобильные технологии сегодня действительно в моде. Но справедливости ради стоит отметить, что они представляют сегодня интерес не только для инноваторов (особой части пользователей, склонных ко всему новенькому), но и для более широкой аудитории - сотрудников компаний, многие из которых осознают реальные выгоды в использовании данных новинок при работе с документами. Причем речь здесь может идти как просто об удобстве работы с мобильным устройством (банальном ускорении процесса выбора адресата и набора его номера, улучшении навигации в приложениях и пр.), так и о появлении действительно серьезных функций (возможности ознакомления с документами, если специалист находится вне офиса, визирования документов и т.д.). Особенно востребовано это у работодателей, которые стремятся к тому, чтобы их сотрудники всегда были на связи, постоянно имели доступ к необходимой информации и (высший пилотаж!) могли работать онлайн вне зависимости от того, где они сейчас находятся.

В современном мире при наличии мобильных устройств и установленного на них необходимого программного обеспечения компания, ее специалисты, сотрудники вашего отдела, вы сами можете активно функционировать вне зависимости от местопребывания. На самом деле это уже давно известное явление, которое активно культивируется в ряде технологически развитых стран мира.

Недаром в некоторых западных бизнес-школах слушателям раздаются планшетные компьютеры бесплатно, не просто для того, чтобы они могли обходиться без бумаги, а чтобы это позволило произвести революцию в умах. Чем больше людей будут представлять себе постоянное взаимодействие с информацией посредством таких терминалов как само собой разумеющееся, тем больше возможностей развития будет у каждого сотрудника в отдельности и у всей компании.

В нашей стране подобные решения пока распространены слабо. Лишь немногие сегодня используют мобильные девайсы, с помощью которых можно управлять на расстоянии подчиненными и контролировать бизнес-процессы.

Будет ли подобные средства реальными катализаторами улучшения условий работы специалистов?

Решится ли менеджмент не очень крупных компаний потратиться на "мобилизацию" персонала? Причем здесь подразумевается не просто возможность связаться с сотрудником в любое время, а именно такая смена бизнес-процессов, когда специалист с помощью мобильного устройства, находясь вне офиса, активно принимает участие в процедурах, может согласовывать документы, подготавливать их, работать с критической информацией в любом удобном месте. Пока это вопрос времени. Однозначно можно сказать только, что подобное направление имеет огромные потенциал развития.

Недавно я устроилась на новое место работы - в отдел ДОУ небольшой организации. Ранее я слышала от коллег, что многие из них работают с системами электронного документооборота. Я бы хотела перенять их положительный опыт, но думаю о том, насколько необходим электронный документооборот развивающейся компании?

Специалист отдела ДОУ, г. Псков

Евгений Голбан, менеджер по работе с клиентами, компания "ИнтерТраст": Да, абсолютно необходим. На пути своего развития любая компания сталкивается с так называемыми "болезнями роста", связанными с увеличением масштабов ее деятельности, а значит, и усложнением документооборота и возрастанием объемов документопотоков. К таким "болезням" можно отнести: задержки в прохождении документов из-за большого их количества, частые потери, невозможность качественного контроля исполнения поручений по ним, трудность поиска нужной информации и т.п.

Бороться с ними можно по-разному: ужесточать дисциплину, назначать сотрудникам бонусы за улучшения в работе и пр. Но самый эффективный выход - создать хорошие условия для решения подобных проблем с учетом перспектив развития компании. Ведь чем дальше, тем требования к работе с документами будут выше. Компания будет расти, развиваться, количество сотрудников увеличится, их эффективность, скорее всего, тоже возрастет - генерация потока документов при этом не уменьшится.

Необходимо учитывать все эти особенности становления компании, обеспечивать соответствующую инфраструктуру, наличие помогающего расти дальше программного обеспечения.

На заметку! Наличие системы электронного документооборота поможет поддержать и оптимизировать основные процессы, связанные с обработкой документов.

Естественно, необходимо проанализировать предлагаемые на рынке решения, чтобы выбрать наиболее подходящий вариант, учитывающий специфику бизнеса и планируемое развитие организации.

Можно выбрать как коробочный продукт, который вы установите самостоятельно (но, как правило, функции такого программного обеспечения ограничены), так и комплекс услуг по внедрению современной СЭД силами ее разработчика.

В любом случае основная цель внедрения СЭД - такое изменение корпоративной культуры компании, которое позволит ей использовать собственный потенциал с целью успешного развития. Ведь что иное как не люди и корпоративная культура, определяют тот базис, в зависимости от которого будет развиваться компания на рынке? Именно бизнес-процессы и навыки сотрудников позволяют организации стать лидером на рынке или, наоборот, превратиться в аутсайдера. Кроме того, возможность оперативно меняться, подстраиваясь под изменяющуюся бизнес-среду, а порой и предугадывая будущее, позволит наилучшим образом соответствовать ее вызовам. В данном контексте грамотная организация электронного документооборота может выступить одной из основ гармоничного развития, обеспечивая взаимодействие всех элементов организации, поддерживая принятие решений и помогая их скорейшему эффективному выполнению.