Мультиплатформенная система электронного документооборота и ее преимущества

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 03.2012

Что такое мультиплатформенная система электронного документооборота, в чем ее преимущества?

Зав. службой ДОУ, г. Нижний Новгород

Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст": Для ответа на этот вопрос необходимо сначала разобраться с тем, что представляет из себя структура системы электронного документооборота (СЭД) и что является ее платформой.

В классическом представлении современная СЭД построена на основе так называемой трехуровневой архитектуры:

1) уровень взаимодействия с пользователями;

2) уровень логики системы;

3) уровень работы с данными.

Трехуровневая архитектура СЭД

На первом уровне происходит взаимодействие СЭД с пользователями системы проще говоря, это пользовательский интерфейс). Причем пользователями системы являются и те, кто работают непосредственно с документами, и административный и технический персонал.

Этот уровень может быть представлен посредством различных типов и устройств, которые можно разделить на две группы:

• отдельные приложения, взаимодействующие с сервером СЭД;

• компоненты, позволяющие получить доступ к системе документооборота посредством использования веб-браузеров.

Второй и третий уровень – это серверная часть системы электронного документооборота, ответственная за функциональность СЭД, хранение и управление документными данными в ней. Серверная часть системы всегда располагается на специально выделенных компьютерах – так называемой серверной платформе.

Уровень логики системы (или бизнес-логики) обычно реализуется с помощью серверной части СЭД, называемой сервером приложений. В его задачи входит обеспечение технической части работы с электронной документацией. Именно эта часть системы электронного документооборота ответственна за реализацию всех функций по работе с электронными документами.

Обеспечение разграничения прав доступа к документации, управление маршрутами документов, поддержка механизмов согласования и утверждения – вся эта функциональность, отличающая СЭД от любой другой информационной системы, реализуется на уровне логики системы.

Уровень работы с данными представляет собой серверную компоненту низкого уровня, под которой понимается обычно система управления базами данных (СУБД), обеспечивающая фактическое хранение документной информации в системе. Также именно в этом уровне обычно находятся серверные компоненты информационной безопасности, обеспечивающие надлежащую работу СЭД с электронной подписью (ЭП), а также криптографическую защиту (шифрование) информации при управлении доступом к документации и ее хранении.

Именно третий уровень, а вернее, его часть, обеспечивающая хранение и управление документными данными системы электронного документооборота (СУБД), и носит название платформы СЭД.

В настоящее время наиболее востребованными и максимально представленными на рынке СЭД являются следующие платформы:

• Microsoft SQL, Oracle DataBase, IBM DB2 Universal Database, PostgreSQL, являющиеся реляционными системами управления базами данных. Такие системы хранят данные, в том числе и электронные документы, в виде больших таблиц, поля которых и соответствуют единицам хранимых данных: документов и их реквизитов;

• IBM Lotus Domino/Notes, Apache CouchDB, являющиеся иерархическими документно-ориентированными СУБД. Такие системы более приспособлены для хранения документации в электронном виде, сама же структура хранимых данных не табличная, а древовидная, по структуре сходная с таким классификатором документации, как номенклатура дел, также имеющая выращенную древовидную структуру.

Системы электронного документооборота, в качестве платформы которых используются реляционные СУБД, могут работать с документами как на одной, так и на другой реляционной СУБД. Система электронного документооборота, обеспечивающая возможность хранения документных данных на различных СУБД, называется многоплатформенной (мультиплатформенной).

Мультиплатформенность системы определяет возможность ее применения на тех СУБД, которые либо уже имеются у организации, либо приобретение которых более предпочтительно для нее (например, в силу стратегии развития информационных систем организации).

Организация, осуществившая приобретение лицензий для создания одной информационной системы (к примеру, на основе Oracle Database), получает техническую и юридическую возможность использовать эту СУБД в качестве основы для работы с данными системы электронного документооборота, тогда как одноплатформенная система фактически будет навязывать дополнительное приобретение лицензий СУБД, на основе которой она спроектирована.

Аналогично снижается и стоимость перехода на другую, являющуюся мультиплатформенной и более актуальную для компании СЭД, со старой системы электронного документооборота.

Обычно стоимость такого проекта складывается из совокупности стоимости лицензий на СУБД и новую СЭД, стоимости миграции данных и внедрения. Использование мультиплатформенной СЭД позволяет отказаться от приобретения новой СУБД, используя лицензии СУБД предыдущего решения.

Таким образом, переход на новую мультиплатформенную систему обеспечивает значительное снижение затрат на лицензирование и исключает утрату любой документации, хранимой в СЭД-предшественнице.