Главная Пресс - центр Статьи и интервьюНаследование данных в СЭД из других информационных систем: как не потерять информацию

Наследование данных в СЭД из других информационных систем: как не потерять информацию

01.03.2012

Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 03.2012

При внедрении в организации новой, функционально более совершенной системы электронного документооборота возникает риск утраты или несанкционированного изменения данных при их миграции из предыдущей СЭД, эксплуатировавшейся в компании более-менее продолжительный срок. Их утрата может нанести организации значительный ущерб.

Рассмотрим эту проблему более детально для того, чтобы определить уровень угрозы в той или иной ситуации и дать рекомендации, позволяющие минимизировать вероятность такой утраты.

Задача миграции данных между системами электронного документооборота возникает достаточно часто при организационных изменениях в компании, например объединении нескольких компаний в холдинговую структуру с единой системой управления и, как следствие, с единой СЭД.

При слиянии двух компаний их система электронного документооборота должна быть перенастроена на единого фондообразователя, а данные из предыдущих систем введены в нее с указанием различности фондов. При архитектурном объединении корпоративных территориально-распределенных информационных систем, при которых данные, ранее хранимые по месту их ввода в систему, должны передаваться на хранение, в том числе и дублироваться, в единое документное хранилище.

Самой же частой ситуацией, порождающей риски такого рода, является переход компании на другую систему электронного документооборота. Необходимость такого перехода обычно лежит в неспособности старой системы обеспечить функциональность, необходимую организации на современном этапе ее развития, ведь предыдущая СЭД внедрялась пять и более лет назад, когда и организация была значительно меньше, и ее штат, и интересы.

Важно знать! В текущий же момент времени организация, решающая задачи оптимизации процессов и структуры управления в целом, требует наличия в СЭД более современного функционала, которого у старых систем электронного документооборота попросту не было.

Безусловно, риск утраты данных при их миграции их одной СЭД в другую присутствует, однако его можно минимизировать, особенно если задаться этим вопросом еще на этапе выбора новой системы, а не в тот момент, когда миграция уже проводится или будет начата в ближайшее время.

Рассмотрим способы минимизации риска утраты данных при их миграции.

1. При выборе новой системы электронного документооборота система управления базами данных (СУБД), лежащая в основе ее платформы, должна быть такой же, как и в предыдущей системе. Такой подход позволит также снизить стоимость проекта внедрения.

2. При невозможности использования одинаковых СУБД необходимо использовать мультиплатформенную СЭД, поддерживающую ту систему управления базами данных, на платформе которой работала СЭД предыдущая.

3. Также значительно снизит указанный риск при невозможности использования рекомендаций первых двух пунктов использование платформенной СУБД такого же типа, как и СУБД предыдущей СЭД (реляционных СУБД: MS SQL, Oracle DB, IBM DB2 UDB, PostgreSQL; иерархических СУБД: IBM Lotus Domino/Notes, Apache CouchDB). Миграция данных между СУБД различных типов порождает значительно больший риск их частичной либо полной утраты.

Таким образом, задача минимизации утраты данных либо их несанкционированного изменения в процессе миграции на новую систему электронного документооборота достаточно просто может быть решена еще на этапе выбора новой СЭД при условии внесения в требования к ней всего нескольких дополнительных факторов.

Влияние же второй по значимости причины, приводящей к утрате данных либо несанкционированному изменению данных в СЭД, – человеческого фактора – может быть минимизировано выбором поставщика СЭД, имеющего значительный опыт нахождения на рынке систем электронного документооборота, что гарантирует наличие у его сотрудников достаточных компетенций для проведения миграции без потерь и несанкционированных изменений.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.