Нормативное регулирование делопроизводства

Неосведомленному в вопросах делопроизводства клиенту организации может показаться, что документы в ней оформляются и перемещаются бессистемно, исключительно по усмотрению конкретных работников и их руководителей.

Такое же ошибочное представление о делопроизводстве иногда складывается у начинающих и неопытных секретарей, которые за многообразием видов и большим количеством документов не видят функционально-ориентированной документационной системы организации.

Не исключены также случаи, когда подготовка и движение документов в конкретной организации действительно осуществляются по воле случая, при отсутствии всякого нормативного порядка.

Любому секретарю в начале его профессиональной деятельности предстоит освоить и (или) оптимизировать действующие или инициировать новые правила, по которым будут оформляться и передвигаться документы в организации, а также требовать соблюдения этих правил у исполнителей документов. Игнорирование правил официального документирования может иметь серьезные последствия, расцениваться как правонарушение и даже привести к юридической ответственности виновных работников и должностных лиц.

Чтобы квалифицированно влиять на качество делопроизводства, секретарь должен хорошо ориентироваться в требованиях, содержащихся в нормативных документах, регламентирующих порядок оформления актов управления, служебной корреспонденции, номенклатуры дел и т. д. Назовем эти документы и выделим их основные положения.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденная приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33 (в части, не противоречащей российскому законодательству) регламентирует:

• порядок унификации, состав и виды документов;

• оформление реквизитов документов;

• общие требования к текстам документов;

• принципы организации документооборота и контроля исполнения документов;

• порядок архивного хранения документов.

Помимо вышеперечисленного в ГСДОУ говорится о необходимости наличия специальной службы (подразделения) документационного обеспечения управления, подчиненной непосредственно руководителю организации и действующей на основании положения об этой службе (подразделении) и специально утверждаемой инструкции по делопроизводству.

Установленные ГСДОУ такие основные виды распорядительных документов, как приказы и распоряжения, закрепились и используются во всех организациях независимо от формы собственности.

Нормативы ГСДОУ, касающиеся оформления обязательных (т. е. придающих юридическую силу документу) и вспомогательных реквизитов документов, их обработки после завершения в делопроизводстве и создания архивного фонда, явились основой для подготовки современных стандартов, правил, инструкций, регламентов, перечней в сфере делопроизводства.

Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ "О техническом регулировании" провозглашает:

• принцип добровольности исполнения правил, установленных национальным стандартом;

• порядок подтверждения знаком соответствия добровольного применения национального стандарта;

• рекомендательный характер правил, предусмотренных стандартами.

ГОСТ Р 51141-1998. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает следующие пояснения.

Делопроизводство; Документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"; постановление Правительства Российской Федерации от 08.06.01 № 450 "О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", ГОСТ Р 51511 -2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования устанавливают:

• порядок размещения Государственного герба Российской Федерации на бланках и печатях государственных органов, организаций и учреждений, иных документах общегосударственного образца;

• порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

• технические параметры, требования к изготовлению и виду мастичных печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Также нужно отметить, что согласно этим нормативным документам изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные в установленном порядке лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на необходимом качественном уровне.

Аналогичного порядка изготовления и использования своих печатей и бланков без государственной символики придерживаются негосударственные организации.

Основные требования к оформлению реквизитов документа даны в ГОСТ Р 6.30-2003.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, введенный в действие с 01.07.03, устанавливает требования по составу и оформлению реквизитов, придающих юридическую силу документам, а также форм бланков официальных документов.

К обязательным реквизитам, позволяющим идентифицировать официальную корреспонденцию и акты управления, относятся:

• бланк - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Государственными органами используются бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации, частными - эмблем, товарных знаков;

• дата документа - реквизит, содержащий время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. Например, дату 3 июля 2003 г. оформляют 03.07.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, yапример, 03 июля 2003 г., а также оформление даты в обратной последовательности: 2003.07.03; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.; адресат.

При адресовании документа конкретному лицу вначале помещаются его инициалы и фамилия, а затем - почтовый адрес.

При адресовании документа в организацию вначале указывают ее наименование в именительном падеже, затем - почтовый адрес;

• заголовок- реквизит, кратко излагающий содержание документа;
  
• текст- информация, зафиксированная любым типом письма, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа;
  
• приложение - структурная часть текста документа.
  

В письме после слова "Приложение", помещенное через один межстрочный интервал после текста письма, указывают число его листов и число экземпляров, а если приложение не названо в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. В распорядительном документе приложение обязательно утверждается в его распорядительной части; подпись - наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись и ее расшифровка; оттиск печати - заверение подлинности подписи должностного лица на документах, удостоверяющее права лиц, фиксирующих юридические факты в финансовых и иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Формы приказов по личному составу в организациях приводятся как обязательные для всех форм собственности в постановлении Госкомстата России от 05.01.04 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", которое устанавливает следующие формы документов:

Большое внимание в своей практической деятельности секретарь должен уделять формированию документов в номенклатурные дела и их передаче на архивное хранение. Какие документы определяют архивную стадию жизненного цикла документов, о перечнях типовых документов с указанием сроков хранения, типовой инструкции по делопроизводству и юридической ответственности за нарушение правил делопроизводства - читайте в следующем номере журнала.