+7 (495) 956-79-28

Новая эра

Источник: журнал "Бюджет"
Дата публикации: 11.04.2012

Долгих АлександрОб актуальных задачах развития системы электронного документооборота в Городской Управе города Калуги рассказал заместитель директора муниципального казенного учреждения "Служба информационного обеспечения" Александр Иванович ДОЛГИХ.

— Александр Иванович, какие меры по внедрению электронного документооборота и информатизации деятельности городских органов власти принимает администрация Калуги?

— В городе действует долгосрочная целевая программы "Создание системы предоставления муниципальных услуг в электронной форме органами Городской Управы города Калуги ("Электронный муниципалитет") на период 2012–2015 годов". Среди прочего она предусматривает мероприятия по модернизации центра обработки данных, монтажу структурированных кабельных сетей, установке цифровых автоматических телефонных станций (АТС), развитию системы электронного документооборота, поддержке действующих информационных систем.

— Какую цель преследовал проект внедрения системы электронного документооборота CompanyMedia?

— Главные цели — достижение качественно нового уровня оперативности и удобства предоставления организациям и гражданам муниципальных услуг, переход от обособленной "электронной канцелярии" в каждом подразделении к полноценному электронному документообороту в масштабе Городской Управы.

— Какие программные средства использовались для автоматизации работы с документами на момент начала проекта?

— Становление электронного документооборота в Городской Управе Калуги можно условно разделить на три временных промежутка — "каменный век", "до новой эры" и "новая эра". "Каменный век" закончился в 2004 году началом эксплуатации в тогда еще Администрации Городского Головы программного продукта OfficeMedia от компании "ИнтерТраст". Постепенно OfficeMedia стал устанавливаться в других подразделениях Городской Управы. В отсутствие технической поддержки, при скудном IT-бюджете, при существующей на тот момент инфраструктуре мы были вынуждены самостоятельно развивать продукт, внося изменения в программный код, что в конечном итоге привело к деградации системы и непростому решению в 2008 году о ее замене. В результате 11 января 2009 года в отдельно взятом муниципалитете наступила "новая эра" электронного документооборота.

— Почему была выбрана именно система CompanyMedia? Пришлось ли ее дорабатывать под ваши задачи?

— Основной причиной выбора системы CompanyMedia была преемственность используемых технических решений и методов работы. Оба продукта работали на одной и той же платформе Lotus Notes/Domino и, что самое приятное, были созданы одним разработчиком. Систему внедряли своими силами — была образована группа из четырех человек, прошедшая обучение в "ИнтерТрасте".

Как показала практика эксплуатации системы, возможностей типовой версии системы, что называется "из коробки", более чем достаточно для повседневной работы организации. CompanyMedia имеет огромные возможности по конфигурированию и настройке.

— Были ли достигнуты цели проекта?

— Формально цель достигнута — система работает, документы циркулируют в электронном виде. Однако внедрение такой динамично развивающейся системы похоже на ремонт в квартире: можно начать и практически невозможно закончить. Система не стоит на месте и постоянно развивается разработчиком — появляются новые модули, реализуются новые возможности в области современного электронного делопроизводства.

— Какие работники и подразделения администрации работают с системой сегодня? Планируется ли расширять ее использование?

— В настоящее время мы приобрели более 520 рабочих мест системы, что составляет около 75 процентов списочного состава сотрудников Городской Управы. В это число входят все делопроизводители всех подразделений управы, все руководители любого ранга. Лицензии специалистам раздавались по мере необходимости. В наших планах — обеспечить всех сотрудников подразделений Городской Управы рабочими местами в системе. Также возникает потребность частичного или полного подключения к системе подведомственных муниципальных учреждений. Среди ближайших задач — организация деятельности руководителей высшего звена в системе с помощью мобильных планшетных устройств.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.

Ресурс 1 Ресурс 1 Ресурс 1