Новые ценности в новых экономических условиях

Чем характеризуется текущая финансовая обстановка? В каком «настроении» банковская сфера находится в условиях выхода из кризиса? Как изменяется подход к инвестициям в области ИТ? Что дали банковскому сектору системы электронного документооборота и управления контентом в плане поддержки управления в кризисный период и как эти технологии должны модифицироваться в новых условиях? Попробуем ответить на данные вопросы, опираясь на собственный опыт взаимодействия с банковским сектором в области внедрения систем электронного документооборота, а также публикуемые наблюдения представителей банковской сферы.

Уроки кризиса предприятия усваивают по-разному. Какие-то из полученных навыков забываются в условиях оздоровления экономики, а какие-то переносятся на посткризисный период. Говоря о характерных переменах в банковском секторе, можно отметить следующие факты.

Основным приоритетом как в период кризиса, так и в условиях оздоровления экономики является стремление повысить эффективность деятельности, получить максимально возможную рентабельность. Разные банки делают акценты на разных подходах к достижению этих целей. Один из распространенных антикризисных подходов — сокращение внутренних издержек, расходов на персонал. Часто наблюдается замораживание бюджетов развития. Менее популярный, но все же используемый путь — привлечение новых клиентов за счет предоставления им более выгодных условий. Опыт, накопленный в банковской сфере в применении этих мер, накладывает свой отпечаток и на ИТ-стратегию.

Сложным, но имеющим дальние перспективы инструментом повышения эффективности является совершенствование деятельности структурных подразделений. Для банковской сферы это особенно актуально. Кризис мировой финансовой системы затронул все области экономики, но наиболее болезненно на него отреагировал кредитно-финансовый сектор. Без слаженной работы всех ключевых структур банка преодоление последствий кризиса невозможно. Ведь исполнение принимаемых тактических и стратегических решений требует более сложных коллективных действий, привлечения к совместной работе специалистов разных направлений и квалификаций. Отсюда повышенное внимание банков к информационным системам, обеспечивающим электронное взаимодействие и документирование деятельности в масштабах всего банка, включая все его отделения.

Наряду с повышением эффективности насущными задачами в финансовом сегменте становятся сокращение и контроль рисков, улучшение обслуживания клиентов и повышение их лояльности, соблюдение требований регулирующих органов или мажоритарного акционера.

Специфика бизнеса здесь отличается обработкой больших объемов информации. Отсюда — особые требования к информационной безопасности, управлению доступом к информации. Роль информационной безопасности возрастает и в связи с появлением новых законов и требований со стороны регуляторов. И это направление становится сегодня объективно одним из приоритетных.

Еще одно наблюдение: кризис воспитывает более дисциплинированный подход к затратам на ИТ. С самого начала развития ИТ-рынка финансовые организации были ведущими потребителями информационных технологий. Изменившиеся условия заставили более тщательно определять цели и необходимость их внедрения в банках.

За время кризиса выросло понимание важности взаимодействия бизнеса и ИТ. Если до кризиса ИТ-подразделение часто воспринималось как обязательная, но не имеющая прямого отношения к задачам бизнеса структурная единица, то теперь понимание его значимость для бизнеса заметно выросло. Этому немало способствовало общее сплочение менеджмента всех уровней в период кризиса, когда ИТ-директора обрели способность аргументированно обосновывать проекты, а бизнес-менеджмент — слышать эти аргументы.

Сложившаяся ситуация дает как новые потребности банковской сферы в информационных технологиях, так и новые возможности для их реализации.

Одной из современных тенденций в области информационных технологий, адекватно отражающих текущие потребности банковского сектора, является формирующаяся концепция документированного электронного взаимодействия как инструмента обеспечения деятельности организации, повышения слаженности работы подразделений, удовлетворения требований регулирующих органов, усиления информационной безопасности. Взаимодействие и управление посредством документов приобретает новую ценность в новых экономических условиях.

Преимущества управления, поддерживаемого системами электронного документооборота, хорошо знакомы банковской сфере. Электронный документооборот, уже присутствующий в большинстве банков, помогает им скоординировать и организовать информационные потоки. Он позволяет сжать во времени процессы документирования, доставки информации и повысить эффективность управления посредством документов. Однако существующие подходы документирования и управления документами уже не соответствуют современным требованиям.

Наблюдаются две характерные крайности в применяемых подходах.

Первое, во главу угла ставятся жесткие регламенты обработки документов, документационное обеспечение приобретает слишком высокую самостоятельную ценность, что начинает сдерживать ключевые процессы бизнеса. Бизнес реагирует на это естественным ограничением информационных потоков, находящихся под контролем формального процесса документирования, и многие ключевые для бизнеса документы не попадают в «сферу ведения» этого процесса. В результате эффективность системы документационного обеспечения падает.

И второе, управление документами регламентируется слабо, что позволяет легче достичь более полной оцифровки документов. Однако обостряются вопросы "находимости" информации, поиска ответственности, контроля, обеспечения целостности и достоверности документов.

Компромиссным решением в данной ситуации является документированное электронное взаимодействие. Оно позволяет объединить формальные бизнес-процессы и "электронное" взаимодействие людей с помощью универсальных, единых для всех средств коммуникации.

По сравнению с сильно формализованными процессами документационного обеспечения, характерными для крупных оргструкур, электронное взаимодействие более демократично и приближено к бизнесу. Такой подход позволяет людям, проектным группам и целым оргструктурам, с одной стороны, свободно взаимодействовать для решения любых вопросов, с другой — оставлять следы любого взаимодействия в виде документов в системе. При этом документирование деятельности осуществляется в контексте основных бизнес-процессов.

Характерными свойствами системы документированного электронного взаимодействия являются унифицированный подход к документированию и хранению документов, организация связей между разнородными документами, обеспечение взаимодействия всех сотрудников, унифицированное распределение доступа к документам, упрощение задач поиска информации, встроенные возможности контроля исполнения и анализа документов.

С точки зрения совершенствования процессов управления, система документированного электронного взаимодействия обеспечивает не только ускорение доставки управленческих решений и усиление контроля их исполнения, но и обеспечение руководства информацией для принятия решений.

Документированное электронное взаимодействие может быть реализовано за счет объединения современных технологий электронного документооборота и управления контентом со средствами электронного взаимодействия и распределенной коллективной работы. Они позволяют учитывать современные тенденции и ключевые принципы эффективного взаимодействия: широкие средства обмена информацией, в том числе обмен мгновенными сообщениями, персональные библиотеки контента, доступ к информации независимо от местоположения сотрудников организации с помощью web-браузера, мобильных устройств и пр.

К сервисам, которые предоставляют современные системы электронного документооборота и управления контентом и которые могут быть использованы для организации документированного электронного взаимодействия, относятся сервисы регистрации и учета документов, аналитической обработки данных и построения отчетов, управления потоками работ, контроля исполнения заданий, автоматизированного формирования дел, защиты и управления доступом к информации, интерактивного корпоративного тренинга персонала, поддержки пользователей и др.

Особую ценность концепции документированного электронного взаимодействия с точки зрения банковского сообщества придает документирование в ходе взаимодействия людей и информации в контексте деловых процессов, сохранение свидетельств любой деятельности (в интересах внешнего и внутреннего регулирования, анализа и принятия решений, формирования лучших практик), интеллектуальные средства поиска и анализа информации, индивидуальный подход к различным категориям пользователей.