Общие правила составления должностных инструкций

Вы уже знаете, что при разработке должностных инструкций необходимо использовать нормативные документы, рассмотренные в предыдущем номере журнала, так как в них установлены общие правила определения наименований должностей, профессии и составления должностных инструкций. Каким образом оформляются должностные инструкции работников службы ДОУ? Какова их структура и основное отличие от должностных инструкций работников других структурных подразделений организации?

Составление и оформление должностных инструкций работников службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Работа по составлению и оформлению должностных инструкций работников службы ДОУ начинается с изучения штатного расписания уяснения состава и наименования должностей работников службы ДОУ вашей организации. Прежде всего, следует определить, какие категории работников трудятся в службе ДОУ.

Категорий работников организации три: руководители, специалисты, другие служащие (технические исполнители).

Необходимо также знать, что перечень наименований профессий, включенный в Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), представлен гораздо шире по сравнению с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Справочник), в котором помимо наименований профессий даны их квалификационные характеристики. Поэтому в перечнях должностей, распределенных по категориям, выделены наименования должностей, на которые в Справочнике даны квалификационные характеристики.

Оформление должностных инструкций

Как документ, входящий в систему организационно-распорядительных документов (ОРД), должностная инструкция на всех работников организации, включая работников службы ДОУ, оформляется на общем бланке организации.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" каждая организация независимо от формы собственности должна иметь общий бланк, на котором оформляются все виды ОРД (кроме писем), включая должностные инструкции.

На общем бланке указываются: наименование вышестоящей организации (если она есть), наименование организации - автора должностной инструкции, наименование вида документа - "Должностная инструкция", дата ее подписания, порядковый (регистрационный) номер (индекс) инструкции, место составления.

Расположение реквизитов в бланке может быть продольным или угловым. Выбор зависит от решения организации, хотя специалисты-документоведы рекомендуют использовать угловое расположение, т. к. должностная инструкция обретает юридическую силу после ее утверждения, то есть после оформления грифа утверждения, который располагается в верхней правой части первой страницы должностной инструкции. Заголовок должностной инструкции отвечает на вопрос "кого?". Например, "Должностная инструкция секретаря", "Должностная инструкция заведующего канцелярией" и т. д.

Структура должностной инструкции работников службы ДОУ

Отличие должностной инструкции работников службы ДОУ от должностных инструкций работников других структурных подразделений заключается в том, что Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) установила четкую структуру текста должностной инструкции для работников службы ДОУ (ГСДОУ, ВНИИДАД, 1991, с. 73-74).

Она включает семь разделов:

• "Общие положения";

• "Функции";

• "Обязанности";

• "Права";

• "Взаимоотношения" (связи по должности);

• "Ответственность";

• "Оценка работы".

В "Общих положениях" устанавливаются:

• основные задачи работника. Например, основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;

• порядок замещения должности: т. е. кем назначается и освобождается от должности работник;

• профессиональные требования к работнику (уровень образова¬ния, стаж работы и др.);

• основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе "Функции" определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных на него функций. Например, регистрация документов может слагаться из следующих работ: заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т. д.

В разделе "Обязанности" указываются:

• действия, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

• обязанности, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы, например периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.;

• обязанности, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

• порядок исполнения поручений;

• этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе "Права" определяются права сотрудника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых работник получает и которым передает информацию, сроки ее передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе "Ответственность" перечисляются действия работника, за которые он несет ответственность, например за нарушение действующего законодательства, ненадлежащее выполнение своих обязанностей, сохранность документов, их утрату, преднамеренную порчу имущества организации.

В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных на работника в должностной инструкции.

Несмотря на то, что в ГСДОУ в структуру должностной инструкции включен раздел "Оценка работы", на практике он достаточно часто в нее не включается.

Должностные инструкции до их удостоверения визируются. Состав должностных лиц, участвующих в процессе внутреннего согласования (визирования), устанавливается руководством организации.

Как правило, их визируют юрист, кадровик, заместитель руководителя организации, курирующий ведение делопроизводства.

Подписывает должностную инструкцию руководитель службы ДОУ, утверждает - руководитель организации.