Обучение сотрудников делопроизводству – качественная работа в СЭД всей организации

Обучение является одним из ключевых звеньев любого проекта автоматизации, поскольку позволяет преодолеть риски, связанные с неготовностью персонала работать в новых условиях. Зачастую сотрудникам проще и легче работать "по-старинке": вести уже используемые базы учета документов, осуществлять запомнившийся до автоматизма порядок заполнения карточек учета документов, даже если он далек от идеала и не оптимален. После установки на рабочих местах системы электронного документооборота (СЭД) персонал зачастую продолжает вести учет документов на бумажных носителях и не готов использовать предоставленные ему средства электронной обработки. Поэтому на переход к работе в системе может уйти много времени, а иногда эта процедура заканчивается отказом от эксплуатации СЭД. Преодолеть психологическую зависимость от того, как "было", помогает обучение или проведение тренингов. Чему же надо учить сотрудников компании, которая внедряет систему электронного документооборота?

Стоит обратить внимание, что после установки программных продуктов они могут сопровождаться как специалистами компании-разработчика, так и сотрудниками компании-заказчика. Во втором случае технический персонал организации должен обладать навыками обслуживания систем. Поэтому в рамках проекта внедрения необходимо обязательное обучение технических специалистов с учетом их общего опыта работы и степени знакомства с выбранной системой электронного документооборота.

Тренинги для IT-специалистов должны помочь быстрому освоению новых программ. В курс обучения надо включить рассмотрение специализированных вопросов, связанных с миграцией данных, установкой системы, настройкой почты и Интернета, маршрутизации, репликации, созданием кластеров, а так же вопросов безопасности данных и взломостойкости.

Помимо обслуживания системы нужно дать представление об особенностях администрирования платформы, на которой разработана система. Причем сведения обучаемых о технических характеристиках системы и процедурах ее установки, обслуживания и развития должны быть обязательно совмещены со знаниями в предметной области, связанными с общим назначением системы (созданием документов, функций сотрудников, заполнению нумераторов, счетчиков, справочников, созданием номенклатур дел, внесению данных в классификаторы, размещением шаблонов документов).

Это поможет техническому специалисту понять назначение СЭД, особенности её применения и эксплуатации, осознать необходимость внедрения системы, да и просто понимать, с каким вопросами обращаются к нему пользователи, насколько важен тот или иной вопрос, какая помощь необходима. В конечном счете, все сводится к повышению уровня взаимодействия между IT-персоналом и сотрудниками делопроизводческих подразделений, что поспособствует более качественной работе организации в целом.

Сотрудники секретариатов и общих отделов являются основными потребителями всех преимуществ, предлагаемых системами электронного документооборота, и вместе с тем, как это ни парадоксально, основными противниками всего нового. Годами наработанные навыки становятся привычкой, а большая загруженность по основной деятельности не даёт возможности изучать новые тенденции и применять их на практике.

Для специалистов ДОУ тренинги, входящие в план работ по внедрению СЭД, должны стать своеобразными курсами повышения квалификации, роста мастерства и профессионализма. В программу обучения можно не включать основы документооборота и делопроизводства, а вот решению прикладных задач с помощью СЭД (создание, согласование, утверждение, регистрация, архивирование документа и пр.) необходимо уделить особое внимание.

Занятия с делопроизводителями необходимо проводить в виде практических занятий. Специалисты должны на практике освоить принципы работы в новой среде. Им необходимо поупражняться в создании регистрационно-контрольных карточек документов (ввод реквизитов, работа со справочниками, ввод содержания), установке связей между документами, регистрации, осуществлении процесса ознакомления, создании ответных документов, вводе резолюций, постановке/снятии с контроля исполнения документов и поручений по ним, установке отметки о доставке, реализации учета движения экземпляров документов, передачи документов в дело, а так же поиске информации по формам и создании отчетов.

Такое обучение даст возможность освоить выполнение привычных действий с помощью новых механизмов, предлагаемых СЭД, и по достоинству оценить легкость, скорость и удобство работы с программным обеспечением. Оно также позволит преодолеть психологическую боязнь работы в современных информационных системах и неуверенность в собственных способностях, что даст огромный толчок к скорейшему применению полученных навыков на рабочем месте в новом интерфейсе.

Препятствием на пути успешного внедрения системы электронного документооборота может послужить то обстоятельство, что рядовые пользователи могут быть не знакомы с основными положениями работы с документами или в силу разных обстоятельств не применяют их. Сотрудники не могут правильно создать документы, ими нарушается порядок согласования и выдачи поручений, а руководители рассматривают пришедшую к ним почту, минуя процесс её регистрации в секретариате. Все это вносит путаницу в ход обработки бумаг - возникают сложности ведения учета и контроля исполнения документов, создается хаос в их хранении. Поэтому мы всегда советуем обучать персонал компании, автоматизирующей свой документооборот, основам делопроизводства как такового, не привязанного к той или иной СЭД. В рамках таких обучающих курсов в доступной и понятной форме слушателям преподносятся основы работы с документами, рассматриваются вопросы, связанные с законодательным и нормативно-методическим регулированием делопроизводства. На них также дается представление о составе нормативно-методической базы, проходит знакомство с законодательными актами РФ в сфере информации и документации, представляются нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения, используемые стандарты и унификации.

Анализ документооборота организации, разбор порядка движения документов компании, озвучивание основных этапов их обработки (обязательной регистрации ВСЕХ документов, ознакомления, визирования, согласования, выдачи поручений, постановки на контроль) поможет пользователям понять суть работы секретариата/общего отдела компании и плавно перенести полученные знания в свою повседневную деятельность уже с использованием информационных систем.

В рамках обучающих курсов на типичных для организаций примерах рассматривается порядок движения документов (общие требования, создание проекта, правила визирования, подписания и регистрации, согласование, ознакомление и регистрация документов, сроки исполнения и время доведения информации до конкретных исполнителей). Слушатели знакомятся с требованиями к оформлению управленческих документов, видами бланков, составом реквизитов, правилами написания и порядком ознакомления с докладными и служебными записками. Им дается представление о назначении и составе информационно-справочной документации, используемой в организации, её составлении и оформлении.

Отличительной особенностью подобного тренинга является то, что пользователям системы электронного документооборота, не имеющим делопроизводческого опыта работы, материал излагается грамотно, просто и наглядно: в виде таблиц, схем, рисунков, отображающих жизненные циклы тех или иных типовых документов.

Такое обязательное обучение способствует донесению до сотрудников необходимости неукоснительного соблюдения принятых правил работы. Любые отклонения от озвученных норм лучше всего пресекать. Данный тренинг можно проводить не только в рамках проекта внедрения, но и при приеме на работу новых сотрудников во избежание сложного этапа привыкания к имеющемуся порядку.

Для топ-менеджмента любой организации сложно найти время на обучение. Большая загруженность по работе не дает ему возможности освоить внедренную систему и часто в интерфейсе системы его замещают высококвалифицированные помощники, которые, стараясь не увеличивать занятость руководителя, продолжают предоставлять ему документы на бумажных носителях. Такая ситуация типична и, как правило, приводит к оторванности начальства от процессов работы в СЭД, что дает подчиненным возможность считать использование системы автоматизации необязательным. Чтобы ее исключить, для руководителя обучение в проводится в форме индивидуального тренинга, когда преподаватель в частном порядке рассказывает о практическом применении возможностей системы автоматизации и показывает порядок работы с документами с помощью демонстрационного рабочего места на ноутбуке. Из-за специфики должностных обязанностей начальника (частые командировки, выезды) во время обучения необходимо подробно разобрать и освоить работу с СЭД с использованием удаленного рабочего места или веб-интерфейса. Это позволит руководителю оставаться "на связи" и принимать участие в работе над документами при отсутствии в офисе.

Необходимость обучения IT-специалистов в рамках проекта автоматизации предприятия не вызывает ни у кого сомнений. Однако на проведении тренингов для профильных сотрудников, топ-персонала и других пользователей системы зачастую стараются экономить. Такая "экономия" может привести к серьезным проблемам, связанным с неготовностью персонала к ежедневной работе в СЭД. И задуматься над этим стоит еще до начала внедрения.