Опыт внедрения системы электронного документооборота в Международном московском банке

Международный московский банк (ММБ) принадлежит к числу самых крупных и высокотехнологичных финансовых учреждений страны и обладает развитой и постоянно расширяющейся филиальной и региональной сетью. Опыт внедрения системы электронного документооборота (далее - СЭД) в ММБ, по оценкам экспертов, является одним из самых успешных. Сейчас трудно поверить, что такой проект является результатом "инициативы снизу" и фактически осуществлен небольшой группой энтузиастов. В настоящий момент представить себе рабочее место сотрудника банка без этого необходимого инструмента просто невозможно. Более того, человек, который по какой-либо причине решит игнорировать СЭД и отказаться от работы в ней, сразу же будет выключен из целого ряда процессов и просто не сможет полноценно выполнять свои обязанности. Надеемся, что опыт ММБ будет полезен тем организациям, которые находятся на начальной стадии внедрения подобного проекта либо только думают о его целесообразности.

Как привести в порядок документооборот организации?

Рационально построенный документооборот образует замкнутый цикл и обеспечивает бесперебойный обмен информацией, ее архивацию и возможность полнофункциональной поисково-справочной работы. При хаотичном же документообороте наблюдаются разрывы технологических цепочек, что, в свою очередь, ведет к различным проблемам, в т. ч. к систематическим потерям документов.

Без сомнения, все секретари, офис-менеджеры или руководители среднего звена не однажды сталкивались с подобными ситуациями, в силу чего именно они первыми начинают "бить тревогу", понимая, что организация документооборота и создание соответствующей нормативной базы является неотложной задачей. В определенный момент и руководство приходит к пониманию этой проблемы.

Когда настоятельная необходимость что-то менять становится очевидной, возникает естественный вопрос: КАК и КТО это может осуществить? Может быть, это прозвучит тривиально, но прежде всего надо четко сформулировать задачи, которые вы собираетесь решить. Ведь порой, несмотря на большой опыт работы и понимание проблемы, мы не можем ее решить по целому ряду причин:

• из-за отсутствия взаимопонимания между подразделениями, участвующими в документообороте;

• нежелания или неумения сотрудников что-либо менять в сло­жившемся процессе и страха перед дополнительной нагрузкой;

• плохой технической оснащенности рабочих мест и т. д.

Кроме того, некорректная постановка задачи ведет к неудачному решению, что, в свою очередь, может привести к нежелательным результатам или завести в тупик. Для начала необходимо сформулировать требования, предъявляемые к системе документооборота (пока совершенно не имеет значения, на электронном или бумажном носителе):

• наличие эффективной системы обмена информацией, включая обеспечение легкого доступа к ней;

• наличие необходимой регламентирующей и инструктивной базы;

• корректная система кодирования и классификации данных;

• четко разработанная методология учета и хранения данных;

• система обратной связи и контроля исполнения (связь - двусторонний процесс, в котором имеются источник информации и ее потребитель.

Она будет эффективна лишь тогда, когда достигнуто полное понимание, получено подтверждение сообщения или в ответ предпринято необходимое действие).

Далее необходимо проанализировать существующее состояние документооборота и регламентирующей его нормативной базы компании, чтобы выявить основные "болевые точки" и ответить на вопрос: что нужно для того, чтобы привести все в порядок? Если еще несколько лет назад приходили в голову только увеличение площадей для хранения документации, замена журналов картотекой и прочие архаизмы, то сейчас сомнений не возникает - только электронный документооборот!

Выбираем систему электронного документооборота

Каких результатов вы ожидаете и на что надеетесь? Учитывая опыт нашего банка по внедрению СЭД, можно дать следующие со­веты и рекомендации.

Не надо надеяться на то, что немедленно будут исправлены все несовершенства бумажного документооборота. Одновременно с ра­ботой по внедрению СЭД обязательно придется заниматься анали­зом и корректировкой путей движения бумажных документов, оп­тимизировать технологические цепочки.

Адаптация системы к требованиям организации

При выборе системы (на самом деле стоящий внимания рынок не так уж и обширен) не думайте, что найдете такую, которая сразу решит все проблемы вашей организации. Любую из них необходимо адаптировать к условиям конкретного документооборота и тре­бованиям фирмы.

Важно иметь возможность гибкой настройки и расширения функциональности выбранной системы электронного документооборота. Выбор ММБ программного комплекса CompanyMedia (CM) - разработчик - компания "ИнтерТраст" - объясняется целым рядом причин. Система CM работает в привычной для сотрудников банка информационной среде Lotus Domino, что в значительной степени облегчило внедрение и адаптацию СЭД.

Корпоративная информационная система (КИС) на платформе Lotus Domino развивается в банке более восьми лет и построена таким образом, что любой сотрудник может оперативно получить информацию, необходимую для качественного выполнения своих обязанностей. Внедрение СЭД на базе развернутой сети КИС позволило существенно снизить затраты на проект, быстрее осуществить установку рабочих мест CM и провести дистанционное обучение пользователей.

Параметры оценки СЭД

После анализа предлагаемых рынком программных продуктов указанный вариант выбран ММБ как оптимальный исходя из целого ряда параметров:

• стандартная для банка информационная среда;

• масштабируемость и централизованное управление;

• развитая функциональность и открытость программного кода;

• возможность гибкой настройки технологических процессов;

• возможность интеграции с другими приложениями;

• соответствие государственным стандартам делопроизводства с возможностью учета специфики банка;

• полнотекстовый поиск информации и достаточное быстродействие;

• возможность эффективной работы в режиме реального времени с удаленными офисами, что особенно актуально для ММБ, имеющего значительную филиальную и региональную сеть.

Диалог заказчика с компанией-разработчиком

Большое значение имеет то, с кем приходится сотрудничать в процессе внедрения проекта. На наш взгляд, сотрудники "ИнтерТраст" аккумулируют качества, необходимые для плодотворной совместной работы, прежде всего - профессионализм. Администраторы СЭД в ММБ также являются профессионалами высокого класса, активно участвуют в доработке системы и ее адаптации к условиям банка. Такой вариант диалога заказчика с компанией-разработчиком наиболее эффективен и полезен для обеих сторон.

После проведения тестирования системы Международным московским банком было принято решение о приобретении безлимитной лицензии и заключении договора с "ИнтерТраст" на консалтинговое сопровождение СЭД. Дальнейшая работа показала, что оба эти решения правильны, поэтому такой путь можно рекомендовать компаниям, планирующим полномасштабное внедрение системы.

Более чем удачным обстоятельством для банка явилось также то, что ответственные за внедрение СЭД администраторы обладали глубокими знаниями и опытом как в области практического делопроизводства и технологии организации документооборота, так и в области информационных технологий. Успешно и по-настоящему эффективно внедрить СЭД без сочетания знаний в этих областях очень сложно.

Этапы внедрения СЭД

Внедрение СЭД в ММБ проходило поэтапно и осуществлялось Управлением документационного обеспечения (планирование процесса, технологическое администрирование) при технической поддержке и системном администрировании со стороны Управления информационных технологий.

С целью внедрения СЭД CompanyMedia в ММБ и ее адаптации к условиям и требованиям банка была создана проектная (рабочая) группа.

Рабочая группа составила план внедрения проекта, включающий все технологические, технические и организационные этапы, и разработала нормативную базу, обеспечивающую внедрение проекта, а именно:

• инструкцию по делопроизводству и организации документооборота в ММБ (с учетом эксплуатации СЭД);

• положение о внутреннем электронном документообороте;

• порядок внутреннего электронного документооборота;

• приказы по банку о внедрении проекта и организации СЭД с использованием электронной подписи;

• электронный справочник по работе в CompanyMedia для самостоятельного изучения сотрудниками.

Осуществлены мероприятия по техническому оснащению СЭД:

• установка кластера серверов СЭД CompanyMedia (кластер-группа компьютеров, объединенных высокоскоростными каналами связи и представляющих, с точки зрения пользователя, одну многопроцессорную вычислительную машину);

• тиражирование комплекта баз данных на серверы региональных представительств и филиалов;

• настройка функционирования и взаимодействия удаленных серверов СЭД;

• установка рабочих мест программного комплекса СМ на компьютеры участников СЭД.

Одновременно с этим административной группой совместно с руководителями задействованных в проекте подразделений проведена значительная организационная работа:

• составление подразделениями формализованных списков участников СЭД с закреплением исполняемых функций;

• отработка технологии электронного документооборота;

• консультирование и обучение сотрудников работе в системе;

• тестирование и опытная эксплуатация системы (движение электронных документов параллельно с бумажными).

После сообщения руководителей подразделений, филиалов и региональных представительств ММБ о готовности к работе в СЭД был издан приказ о вводе СЭД в промышленную эксплуатацию с 1 декабря 2003 г.

Нельзя не сказать, что процесс проходил безболезненно. Общим для участников процесса внедрения системы было понимание необходимости перехода на новые технологии, что в конечном итоге ведет к повышению конкурентоспособности банка.

Результаты внедрения СЭД

Внедрение СЭД позволило ММБ перейти на качественно новый уровень организации документационного обеспечения. Использование передовых технологий превратило традиционно консервативную функцию в эффективный инструмент управления информационным взаимодействием подразделений вне зависимости от места их нахождения. В результате внедрения корпоративной СЭД банком были решены нижеследующие задачи.

Налажен полный электронный учет входящей информации (включая полученную посредством электронных средств связи) при однократной централизованной регистрации документов (функциональный модуль "Входящие"). Это единственный вариант электронного сопровождения документа на бумажном носителе. В дальнейших планах Управления документационного обеспечения - сканирование части входящих документов с целью максимального ухода от бумажного обмена документацией.

Налажен полный электронный учет исходящей корреспонденции (функциональный модуль "Исходящие") в единой базе данных при децентрализованной регистрации документов по месту их исполнения с сохранением электронного файла.

Налажен полный учет внутренних документов (функциональный модуль "Внутренние") в единой базе данных и переход на безбумажный внутренний документооборот. Хотелось бы особо остановиться на организации в ММБ внутреннего документооборота, в том числе организационно-распорядительных документов. Участникам рабочей группы неоднократно приходилось обсуждать вопросы внедрения электронного документооборота с коллегами, осуществляющими аналогичные задачи в других организациях. В начале статьи недаром упоминалось о важности правильной постановки цели: многие организации изначально рассматривают СЭД только в качестве инструмента сопровождения бумажного документооборота, ограничивая конечную цель внедрением системы автоматизации делопроизводства. Мы с самого начала ориентировались на полный переход к безбумажному обмену информацией, и уже на этапе опытной эксплуатации была произведена соответствующая доработка системы с учетом особенностей документооборота ММБ (следует уточнить, что ряд характерных для финансовой деятельности видов документации не может быть обработан с помощью системы CompanyMedia в силу специфики бизнес-процессов). Естественно, подобный переход невозможен в полном объеме в работе с входящими и исходящими документами, но что касается внутренних и организационно-распорядительных, только такой путь и рационален. И именно на этот факт хотелось бы обратить особое внимание. Функциональности системы сопровождения бумажных документов недостаточно для развертывания полноценного электронного документооборота. В настоящий момент ММБ полностью перешел на безбумажный внутренний документооборот, включающий все формы работы с документами в режиме реального времени вне зависимости от удаленности рабочего места (подготовка проекта документа; электронное согласование с автоматическим формированием в СЭД результата; электронное подписание; регистрация в СЭД; автоматическая доставка с уведомлением адресата; наложение электронной резолюции и доведение ее до исполнителя; отражение в регистрационно-контрольной карточке хода работы с документом в других подразделениях; отметка об исполнении в РКК).

Реализовано осуществление полного цикла подготовки, согласования, подписания и централизованного учета организационно-распорядительных документов банка в электронном виде (функциональный модуль "ОРД" - более 1000 нормативных документов). Электронная рассылка и ознакомление сотрудников с нормативными документами в режиме реального времени. Такая форма работы с организационно-распорядительными документами позволила банку отказаться от бумажного издания, тиражирования и архивирования их в подразделениях и снизила непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников.

Налажено формирование электронной учетной базы договорных документов ММБ (функциональный модуль "Договоры", более 40 тыс. ед. учета).

Год назад ММБ приступил к полномасштабной промышленной эксплуатации СЭД как принципиально нового инструмента оперативной работы с документами и, по экспертным оценкам, первым среди российских банков перешел на полнофункциональный электронный документооборот.

В связи с масштабностью и инновационным характером проекта внедрению системы в промышленную эксплуатацию предшествовала большая организационная и подготовительная работа, которая осуществлялась всеми участниками СЭД без отрыва от основных обязанностей, причем, благодаря четким действиям организационной группы, удалось избежать обычно сопутствующих такой работе обсуждений, отнимающих массу времени у сотрудников.

Участники проектной группы и секретари подразделений банка, не считаясь со временем, работали в режиме опытной эксплуатации, когда объем обрабатываемой информации практически удваивается. Многие руководители и даже члены Правления принимали участие в тестировании системы.

Управлением документационного обеспечения ММБ при программной поддержке компании-разработчика было осуществлено значительное количество технологических доработок системы с целью ее адаптации к условиям и особенностям документооборота ММБ. Эта работа продолжается и будет вестись на постоянной основе.

Мы планируем продолжать развитие и расширение функциональности СЭД банка. Ближайшие перспективы - рассмотрение возможности организации потокового сканирования документации и передачи ее на исполнение в виде образа, что очень актуально для филиалов и региональных представительств, а также создание электронных библиотек документов подразделений как базы для развития системы электронных архивов с возможностью полномасштабного поиска и воспроизведения документа вне зависимости от места его хранения. Сейчас мы можем констатировать факт успешного внедрения системы электронного документооборота ММБ. Б настоящий момент в СЭД работает около 900 сотрудников банка, CompanyMedia входит в пакет обязательного программного обеспечения каждого рабочего места.