Организация электронного согласования документов, контроль за выданными в электронном виде поручениями

В процессе построения эффективного документационного обеспечения управления много вопросов. Мы подскажем ответы на них...

Организация электронного согласования документов

Я работаю руководителем службы ДОУ в территориально-распределенной компании, высший менеджмент которой большую часть времени проводит в командировках. Существует проблема согласования документов ключевыми сотрудниками. Каким образом можно повысить качество процесса согласования документов (особенно руководством) в нашей организации?

Руководитель службы ДОУ, Приморский край, г. Владивосток

Отвечает Евгений Голбан, менеджер по работе с клиентами компании "ИнтерТраст".

Существуют два основных пути решения этой проблемы. Если некоторые сотрудники не могут постоянно присутствовать на своем рабочем месте, то либо они должны иметь возможность принимать решения вне зависимости от того, где находятся, либо делать это за них придется коллегам. С помощью современных систем электронного документооборота (далее - СЭД) можно задействовать оба указанных способа оптимизации процесса согласования документов.

Дело в том, что каждый пользователь при входе в СЭД проходит процесс идентификации, который позволяет ему осуществлять в ней действия от своего имени. Способов идентификации существует несколько: от самых простых (ввод логина и пароля) до обладающих более сложной системой защиты (со специальными ключом на флэш-карте или USB-брелоке). Соответственно, зайдя в систему под своей учетной записью, сотрудник сможет принимать различные решения, например, создавать документы, отправлять их на согласование, визировать или подписать и т.д. В этом отношении очень полезным будет использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП), которой заверяются указанные действия пользователей.

Учитывая это, в системе каждому сотруднику можно назначить заместителя из числа его коллег, который будет иметь право поставить свою визу под документом в случае необходимости что-либо согласовать. Таким образом, процесс согласования не остановится из-за отсутствия ответственного лица, т.к. замещающий его работник сможет оперативно принять решение.

А если в СЭД предусмотрена возможность работать с данными удаленно, то в процессе согласования смогут принимать участие даже отсутствующие на рабочем месте сотрудники (например, находящиеся в командировке) - была бы связь с сервером.

Для удаленного доступа в СЭД подойдет и ноутбук, подключенный к Интернету, и смартфон (другое PDA-устройство), и даже компьютер в интернет-кафе. Важно, что как только пользователь входит в систему, ему сразу становится доступна информация, размещенная на корпоративном сервере. Это позволит ему создавать необходимые документы в автономном режиме и осуществлять обмен информацией (получать и отправлять ее) при подсоединении к рабочей сети.

Если учитывать специфику территориально-распределенных организаций, то становится очевидным, что информация должна быть доступна из различных точек входа в режиме реального времени. Причем скорость ее прохождения является критически важным параметром. Именно для работы в подобных условиях разрабатываются специальные решения, позволяющие в значительной степени автоматизировать процессы согласования документов.

Так, инициатор процесса может использовать шаблоны согласования, в которых уже настроены основные параметры, - останется только указать срок согласования, а система в автоматическом режиме будет рассылать уведомления, напоминания, передавать документы на согласование следующим участникам процесса или останавливать его в зависимости от настроенных параметров.

Типичный пример: инициатор согласования запустил процесс, в котором участвуют сотрудники компании, работающие в разных городах, выбрав последовательный режим. Через секунду уведомление появляется на экране пользователя, который указан первым. Этот пользователь, получив уведомление, имеет возможность ознакомиться как с исходным документом, так и с отредактированной его версией, на основе которой он также может создать новую редакцию документа. Причем инициатор согласования имеет возможность в любое время зайти в лист согласования и посмотреть, как идут дела. И наконец, в тот момент, когда на документе появится виза последнего участника процесса согласования, инициатору будет отправлено уведомление о его завершении.

Еще раз подчеркнем: для того чтобы принять участие в описанном выше процессе, сотрудникам достаточно просто подключиться к сети, а где они в это время находились - абсолютно неважно.

Подобный подход позволяет существенно сократить сроки согласования, повысить качество принимаемых решений и увеличить исполнительскую дисциплину.

Словарь

Флеш-карта, или карта памяти, - это устройство, которое позволяет сохранять различные типы данных, как мультимедиа, так и все виды документов или файлов. Объем карты памяти зависит от ее типа.

PDA-устройство (англ. Personal Digital Assistant – «личный цифровой секретарь»), или КПК (карманный персональный компьютер), - портативное вычислительное устройство, обладающее широкими функциональными возможностями. Изначально КПК предназначались для использования в качестве электронных органайзеров.

USB-брелок – это миниатюрное USB-устройство, зачастую выполненное в виде брелка (за что и получило свое название), которое может применяться для различных целей.

Контроль за выданными в электронном виде поручениями

Как оптимально организовать процесс контроля за выданными в электронном виде поручениями?

Руководитель секретариата, г. Челябинск

Отвечает Евгений Голбан, менеджер по работе с клиентами компании "ИнтерТраст".

Когда начальник выдает поручение сотруднику, а тот в свою очередь - поручение своим подчиненным и т.д., то рано или поздно, естественно, встанет вопрос о том, как наименьшими усилиями, но в то же время эффективно, осуществлять контроль за ходом исполнения выданных поручений. Особо актуальной эта задача становится в случае, когда в процесс выдачи и исполнения поручений вовлечено большое количество сотрудников.

В рассматриваемой ситуации начальнику, создающему в СЭД регистрационно-контрольную карточку поручения, нужно не только указать предмет поручения, исполнителя, срок исполнения (и при необходимости прикрепить нужный файл), но и такие параметры, как частота рассылки напоминающих уведомлений, сведения об исполнителях, которые должны быть поставлены на контроль. В таком случае к исполнителю сначала придет уведомление о том, что ему выдано поручение, а в будущем он станет регулярно получать напоминания о поручении, формируемые системой. После этого исполнитель сможет формировать отчеты об исполнении, запросы на перенос сроков исполнения и т.д. Руководство в свою очередь сможет принимать предлагаемые решения или отклонять их. Все эти документы будут зафиксированы в системе.

При этом у инициатора поручения всегда будет возможность зайти в карточку любого поручения и проверить, на какой стадии находится процесс его исполнения.

Однако, когда подобных поручений достаточно много, то пользователю удобнее не заходить в карточку каждого конкретного поручения, а получать информацию обо всех поручениях в обобщенном виде. Для этих целей существуют специальные инструменты, позволяющие представлять информацию о ходе исполнения поручений в любом удобном для пользователя виде: по фамилиям исполнителей, срокам исполнения, критерию "срок истек" и т.д. Таким образом, задействуя подобные инструменты, можно в любой момент получить информацию об исполнении ранее выданных поручений. Это позволит определить, у кого из подчиненных больше всего неисполненных поручений, чтобы, возможно, принять решение о перераспределении ответственности. Подобный «электронный контролер» исполнения поручений может стать незаменимым помощником в ежедневной работе руководителей разного уровня, позволяя им оперативно реагировать на возникающие проблемы и не доводить ситуацию до критической.

В развитых СЭД для удобства пользователей информация о сроках исполнения поручений может предоставляться в виде календарей, когда актуальные поручения «раскладываются» по ячейкам, соответствующим определенным дням. После просмотра такого календаря пользователю становится ясна вся картина с исполнением поручений на текущий месяц.

Однако может сложиться так, что для более полного понимания сути происходящего руководителю потребуется не просто статистика по исполнению поручений на текущий момент времени, а определенный анализ имеющихся данных. Его можно выполнить с помощью широко распространенных средств по созданию отчетов. Используя информацию из определенных баз данных, механизмы системы обрабатывают ее в соответствии с заранее заданными правилами. Благодаря этому пользователи получают мощный инструментарий для создания различных шаблонов отчетов, «заточенных» именно под их профессиональные потребности.

Все перечисленные механизмы по сути позволяют довольно легко организовать процесс выдачи поручений, дальнейшую работу с ними и, конечно же, осуществлять полноценный контроль за их исполнением.