Оцифровано и задокументировано

Автор: Светлана Рагимова
Источник: журнал "Компания"
Дата публикации: 22.11.2010

Стадию активного развития рынок систем электронного документооборота (СЭД) в России прошел в 2000–2005 гг. В течение следующих лет и до сих пор наблюдается его стабильный рост. В последние годы отношение заказчиков стало более зрелым – они чаще просят представить экономическое обоснование внедрения подобных систем. От этого зачастую зависит выбор поставщика решения и исполнителя проекта, а также размер выделяемого бюджета.

Компания DocFlow провела исследование, показавшее, что степень проникновения СЭД в России еще невысока и рынку есть куда развиваться. Так, выяснилось, что в 20% компаний реализован один или несколько проектов по внедрению таких систем – на уровне отделов, 9% фирм находится в процессе внедрения, 21% организаций планирует внедрить систему в течение ближайших 6 месяцев, 17% не приступали и не собираются этого делать в обозримом будущем, лишь 17% внедрили СЭД на корпоративном уровне, а 16% занимаются этим в настоящее время.

При этом по-прежнему от СЭД хотят базовых вещей – перевода бизнес-процессов, в том числе документооборота, в электронный вид. Наиболее востребованными являются стандартные функции: электронные хранилища данных, обмен электронными данными внутри и между организациями и пр.

Иван Петров, директор департамента сопровождения интегрированных решений "Ситроникс Информационные технологии" в России, говорит, что объем рынка СЭД в нашей стране по итогам 2009 г. эксперты оценивают "вилкой" от $50 до 200 млн. "Просадка" сегмента вследствие кризиса составляет 20–30%. "По нашим оценкам, 2010 год стал более удачным, объем проектов вырос на 40%, если брать отдельно СЭД", – отмечает Иван Петров.

Но в целом по рынку прирост количества новых проектов в прошлом году закономерно уменьшился. Остаться на плаву сегменту СЭД помогло увеличение числа проектов госзаказа; также поспособствовали этому отрасли, дотируемые из бюджета: медицина, наука, образование.

По словам Антона Желтоухова, директора по развитию бизнеса LanDocs (департамент систем управления документами компании "ЛАНИТ"), отечественный рынок перенасыщен решениями, но нет никаких регуляторов и критериев оценки качества ПО и качества внедрения. Это очень часто сбивает заказчиков с определения правильного подхода к выбору СЭД.

Наиболее высоким спросом пользовались в прошлом году так называемые системы-надстройки. Программное обеспечение именно этого класса было установлено на наибольшем количестве рабочих мест относительно остальных разновидностей.

Эксперты отмечают, что со временем ECM/СЭД-системы (Enterprise Content Management) в организациях все больше будут использоваться как Social Business Systems (SBS – социальные бизнес-системы), то есть как ПО, повышающее эффективность взаимодействия сотрудников, производительность и конкурентоспособность компании в целом за счет использования инструментов класса Enterprise 2.0 (блоги, соцсети и пр.).

Удовольствие не для всех

Большую часть рынка по-прежнему обеспечивают проекты для государственных структур и крупных коммерческих предприятий. В первой категории в 2009 г. "засветились" ФНС, Росреестр, Федеральное агентство по управлению особыми экономическими зонами. Во второй – МТС, "Апатит", ТГК-4, АФК "Система". Проекты на 50 рабочих мест и менее составили всего 1–2% для разных классов систем. Подавляющее большинство реализованных внедрений было более масштабным.

Юрий Дубровский, начальник отдела анализа департамента корпоративных систем компании "Ай-Теко", отмечает, что пока наличие СЭД – привилегия крупных коммерческих структур. "Эффективно работающая СЭД сегодня – это достаточно дорогое удовольствие. Практически все крупные компании внедрили СЭД или отдельные модули СЭД. Активно идет внедрение СЭД в государственных организациях, – рассказывает Дубровский. – Для средних и малых организаций СЭД – недешевое удовольствие, да и понимание важности СЭД в этих компаниях находится, как правило, на нулевом этапе". При этом, по словам Дубровского, рынок уверенно развивается, но только сейчас начали формироваться стандарты, единые подходы, так что до состояния зрелости сегменту еще далеко.

Алексей Лебедев, директор по развитию продуктов компании Bell Integrator, говорит, что в последнее время выросло число заказчиков из представителей малого и среднего бизнеса. Он уверен, что рынок будет расти и дальше. "Это обусловлено двумя основными факторами. Во-первых, ужесточение конкуренции вынуждает коммерческие структуры внедрять различные IT-решения, в том числе и СЭД. Во-вторых, руководство страны активно продвигает концепцию модернизации экономики (программа «Электронная Россия», к примеру, способствует внедрению СЭД во всех органах государственной власти)", – объясняет Лебедев.

Вилами по воде

Заказчики далеко не всегда требуют от будущего исполнителя экономического обоснования необходимости внедрения СЭД. По словам Алексея Сальникова, менеджера по развитию бизнеса "SAP СНГ", это зависит от предполагаемого бюджета: чем он больше, тем выше уровень принятия решения и тем чаще поднимается этот вопрос. Тем не менее, сейчас это происходит чаще.

"В прекрасные докризисные времена, когда деньги сыпались с неба, а для выделения бюджета требовалась только хорошая презентация, поддержанная правильно организованным контактом с нужным человеком, никто из заказчиков такое слово, как "экономическая эффективность", вообще не произносил", – ностальгирует Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink. В наши дни ситуация меняется, но не радикально. "Ни один из известных мне за последнее время запросов на тендерное предложение не включал коэффициент возврата инвестиций (ROI) как критерий выбора подрядчика. Все ограничивалось выбором предложения с минимальной ценой и экспертными оценками технических преимуществ предложенного решения. Коррупционные возможности такого подхода не нуждаются в пояснениях", – продолжает Бейдер.

Тем не менее, кризис заставил заказчиков хотя бы предпринимать попытки для понимания будущей эффективности от проекта. Иначе как определить, что важнее – купить сегодня еще один станок, увеличить оборотные средства или затеять автоматизацию документооборота. Но проблема в том, что редкие вендоры поставляют калькуляторы для оценки своих предложений. Зачастую возникает ситуация, когда заказчик платит 100 000 евро разработчику, а потом еще 100 000 евро бизнес-консультанту, чтобы последний объяснил, что за внедрение ему провели, и посчитал экономический эффект. Логичнее было бы сделать наоборот.

Единой методологии расчета ROI в подобных проектах попросту не существует, и задачу подсчета эффективности на стадии принятия решения о развертывании проекта каждая компания решает по-своему. Так, Terralink в некоторых случаях выполняет расчет, основываясь на сравнении ожидаемых инвестиций и годовой стоимости эксплуатации системы с расчетными значениями трех показателей. Первый – дополнительная прибыль, получаемая заказчиком от внедрения системы, второй – размер рисков и ущербов, которых заказчик избежит в результате внедрения, третий – продуктивность (изменение в рыночном позиционировании, увеличение объемов выпуска продукции, повышение привлекательности бренда для покупателей и т. д.). Но остается вопрос: как перевести эти соображения в количественную оценку?

Алексей Сальников рассказывает, что в основном эффект внедрения СЭД оценивают путем подсчета потерь, которые компания имеет в случае отсутствия такой системы. Например, внедрение электронного архива первичной документации, прозрачно интегрированного с SAP ERP, позволит проходить налоговые проверки в срок и избегать штрафных санкций, которые могут и должны учитываться в экономическом обосновании.

В случае управления проектно-сметной документацией критерием, например, может быть монетизированный ущерб от утраты бумажной документации или ее разрушения, вызванного частым обращением. Во многом такой расчет зависит от решаемых задач. У SAP имеется в распоряжении специализированный инструментарий для расчета экономического эффекта в соответствии с методологиями Value Engineering, благодаря которому функциональность решений по построению СЭД в составе портфеля продуктов SAP может быть выражена в контексте периода возврата инвестиций, совокупной стоимости владения и т. п. Впрочем, заказчики далеко не всегда требуют представить сложный расчет будущей эффективности проекта.

Эдуард Белоус, директор бизнес-направления специальных проектов компании "Микротест", отмечает, что, как правило, клиенты представляют себе в общем виде будущий эффект, и этого достаточно. Точный же и комплексный расчет могут запросить заказчики со сверхсложными и нетиповыми проектами. В практике компании "Микротест" есть такой пример. Группа компаний, работающая на автомобильном рынке, запросила расчет будущего эффекта внедрения. Многие структуры в составе группы уже применяли свою СЭД, но возник вопрос о создании единой системы для всей группы и была поднята тема экономического обоснования этой идеи. "Сделать такой расчет позволяет анкетирование бизнес-пользователей будущей системы и обследование принятых методик и технологий электронного документооборота", – рассказывает эксперт.

Наиболее эффективным Эдуард Белоус считает использование качественных параметров работы организации. Главные из них – изменение уровня трудозатрат на работу с документами, изменение оперативности оборота документов. Также важнейшие качественные параметры – оптимизация бизнес-процессов, соблюдение регламентов работы с документами, уменьшение времени и затрат на доставку информации (в случае, если организация имеет территориально распределенную структуру), сокращение времени, затрачиваемого на поиск необходимых документов, повышение исполнительской дисциплины сотрудников, а также обеспечение сохранности информации.

Ольга Подолина, аналитик отдела анализа департамента корпоративных систем компании "Ай-Теко", отмечает, что для их заказчиков делать прогноз приходится достаточно часто, особенно на этапе подготовки проекта (presale). В состав требований конкурсной документации также нередко входит необходимость экономического обоснования внедрения. При этом методика анализа эффективности внедрения системы электронного документооборота, предлагаемая клиентам, зависит от уровня развития электронного документооборота в их организации. Помимо традиционного расчета ТЭО для автоматизированных систем, учитывающего только прямые расходы и экономию, можно предложить следующим шагом детализацию классификации организации в части реализуемых ею процессов документооборота – аналогично модели уровня зрелости (Capability Maturity Model – CMM), предложенной Институтом системного инжиниринга (SEI) при Университете Карнеги - Меллона. Модель CMM находит широкое применение прежде всего для оценки процесса разработки программного обеспечения, но потенциал ее много больше – она применима и для первоначальной оценки состояния бизнес-процессов. CMM-модель, как известно, содержит шесть уровней: от 0 (полное отсутствие понимания) до 5 (экспертное понимание и применение рассматриваемых процессов).

В компании "ИнтерТраст" считают, что необходимо исходить из целей, которых хочет достичь заказчик в результате внедрения. Информационное обследование организации позволяет выявить проблемы, решаемые с помощью СЭД, и сформулировать цели внедрения. Например, обратившийся в "ИнтерТраст" крупный московский банк так обозначил свою проблему: "Срок согласования разрешения на выдачу потребительского кредита "традиционным" способом составляет около 2-х недель, конкурирующие банки предоставляют аналогичный потребительский кредит в течение 3–5 дней". Применение электронного документооборота в данном бизнес-процессе банка позволило обеспечить согласование выдачи кредита в течение 2-х рабочих дней при сохранении действующих регламентов финансовой организации.

При этом Полина Кочеткова, специалист по связям с общественностью компании "ИнтерТраст", выделяет основные показатели эффективности применения СЭД в организации: сокращение непроизводительных затрат рабочего времени; ускорение информационных потоков (скорость движения документов в организации и скорость распространения информации); экономия стоимости ресурсов и материалов; повышение продуктивности работы сотрудников организации, территориальных подразделений, дочерних предприятий, новые возможности ведения бизнеса за счет применения инновационных СЭД; снижение рисков; изменение корпоративной культуры.

Максим Крючков, руководитель департамента бизнес-приложений компании "Verysell Проекты", также отмечает необходимость в экономическом обосновании будущего проекта еще на этапе presale. Более того, именно прогноз эффективности используется как инструмент продажи. Но рассчитанные показатели являются относительными и в дальнейшем обычно не указываются в документах (допустим, в ТЗ). Если же заказчик настаивает на включении в договор или в ТЗ требования по достижению показателя эффективности, компания прописывает процедуру приемки по данному показателю, а также параметры показателя и методику их измерения. Для проведения прямых измерений используется, например, анализ данных внедренной системы (отчеты по загрузке персонала, количеству созданных документов, просроченных заданий и т. п.); секундомер для оценки времени, потраченного сотрудником на операцию; подсчет расходных материалов по бухгалтерским данным. Но, к сожалению, не все удается посчитать прямыми измерениями. В этом случае наиболее достоверным является метод экспертной оценки результатов. Сотрудник-эксперт должен быть непосредственным участником или пользователем результатов оцениваемого процесса как до внедрения системы, так и после него.

Александр Родионов, директор департамента систем управления документами компании "ЛАНИТ", выделяет четыре уровня проникновения СЭД в организацию: "мы перестали терять документы", "мы научились согласовывать документы в электронном виде", "у нас есть описанные процессы движения документов в электронном виде и мы им следуем", "на основании данных о затратах на процессы мы делаем выводы об источниках их оптимизации". Для более высоких уровней, по словам Родионова, характерны более формализуемые критерии эффективности.

Антон Желтоухов рассказывает о своей методологии расчета будущих результатов внедрения, состоящей из нескольких шагов: предварительное обследование, описание модели "как есть" и "как будет", фиксация различных показателей по процессам и документам и т. д. По сути, подготовка таких прогнозов является неким консалтинговым продуктом, который компания продает как услугу "Независимый аудит ДОУ" без привязки к какой-либо СЭД.

Иван Петров говорит, что первичный прогноз относительно эффекта, который компания хочет получить от внедрения решения класса ECM, обычно делает аналитическая команда со стороны заказчика. Он должен четко знать, каких показателей хочет достичь, какие ресурсы для этого задействовать, в какие бюджетные и временные рамки желает уложиться. Методология для прогнозирования результатов внедрения строго индивидуальна: это может быть краткий экспресс-опрос или развернутое обоснование с вынесением его на инвестиционный комитет заказчика. "Мы как интегратор делаем прогноз по эффективности внедрения уже после получения согласованного видения от заказчика. Затем на этапе обследования бизнес-процессов компании-заказчика, ее IT-инфраструктуры, используемых приложений и других параметров корректируем этот прогноз и по итогам анализа стараемся выйти на показатели верхней планки прогноза", – разъясняет Петров.

По мнению Алексея Романова, руководителя практики систем управления контентом компании "Астерос", существующие методики оценки экономической эффективности использования СЭД являются сложными и малоприменимыми, а реальные результаты перехода на электронный документооборот не всегда совпадают с расчетными, которые получаются "в идеальных условиях вакуума". "Использование СЭД снижает нагрузку на персонал и штат делопроизводителей. Однако в действительности освободившихся от рутинных операций сотрудников переключают, к примеру, на подготовку статистических отчетов об исполнении приказов и поручений. Или еще один парадокс – с введением электронного документооборота расходы на бумагу могут увеличиться до 20%. Подобные нюансы не учитывает ни одна методика оценки эффективности перехода на электронный документооборот", – подчеркивает Романов. В своей практике "Астерос" прогнозирует эффект внедрения СЭД на основе опыта. Еще до старта проекта клиенту рассказывают об эффектах внедрения системы. "Для этого не всегда нужно проводить обследование текущей ситуации у клиента: между ключевыми характеристиками будущей СЭД и ее достоинствами можно поставить знак равенства, – говорит Романов. – В крупных и географически распределенных структурах часто не известно среднее время согласования документа: оно может занимать от 3-х дней до 2-х недель. А при использовании СЭД эта процедура не превышает, скажем, 8 часов независимо от территориального масштаба организации".

Оригинальный текст статьи читайте здесь:

http://ko.ru/articles/22851