Главная Пресс - центр Статьи и интервьюПлюсы и минусы о внедрении СМК в организации

Плюсы и минусы о внедрении СМК в организации

20.05.2012

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 05.2012 г.

На нашем предприятии внедрена система менеджмента качества. Теперь значительная часть времени сотрудников тратится на заполнение различных форм, справок по деятельности и т.д., ведь эффективность СМК во многом зависит от того, насколько хорошо документирована такая система. Хотелось бы автоматизировать процессы поддержки системы менеджмента качества, а также сократить "бумажные" затраты, применив современные технологии. Можно ли это осуществить сейчас?

Руководитель делопроизводственного подразделения, Приморский край

Антонина Букина, менеджер по работе с клиентами, компания "ИнтерТраст": Система менеджмента качества отвечает за соответствие качества производимой компанией продукции/оказания услуг требованиям российских и международных стандартов серии ИСО 9000. СМК предполагает четкую регламентацию и обязательное документирование бизнес-процессов, связанных с механизмами управления и обеспечения качества. Но помимо очевидных плюсов от внедрения СМК существуют и некоторые минусы: увеличение объемов документов из-за необходимости документировать сотрудниками свою деятельность, что влечет за собой и возрастание нагрузки на персонал.

Справиться с этими трудностями помогают системы электронного документооборота, обеспечивающие информационную поддержку как внедрения СМК, так и дальнейшего ее применения в компании (второй вариант – как раз ваш случай).

Система электронного документооборота поможет обеспечить:

- информационную поддержку внутреннего аудита СМК (поскольку все документы после внедрения СЭД хранятся в электронном виде в едином хорошо структурированном хранилище);

- управление документацией (каждый этап обработки каждого электронного документа компании регламентирован и может быть при необходимости доработан, также легко вести контроль – доступны сведения, у кого документ, на какой стадии обработки и пр.);

- информационную поддержку выполнения и контроля корректирующих и превентивных действий по оптимизации деловых документоориентированных процессов;

- возможность анализа и контроля руководством исполнения системы менеджмента качества.

В целом автоматизация работы с документами делает бизнес-процессы более прозрачными, контролируемыми и легко корректируемыми, что отражается на их качестве.

Информационная поддержка СМК с помощью СЭД позволяет организовать для сотрудников единое, удобное для работы информационное пространство, обеспечивает возможность коллективной работы с документами СМК, сквозного поиска по всему их хранилищу и оперативного доступа, помогает структурировать и систематизировать информационные потоки, таким образом, значительно снижается трудоемкость обработки документов и достигается существенное сокращение трудовых и временных затрат на создание, внедрение, совершенствование и аудит системы менеджмента качества.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.