Подготовка документов к архивному хранению

Предлагаем вашему вниманию двадцать пятое занятие школы. Уроки в нашей школе ведет Валентина Ивановна Андреева, научный редактор журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера", автор многочисленных книг по делопроизводству, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия. Напоминаем вам, что цикл обучения делится на семестры - по 6 месяцев. В каждом номере вас будет ждать новое занятие школы и новое задание. Читатели, успешно выполнившие задание семестра, получат сертификат журнала, соответствующий ступени обучения.

Основные термины:

• обложка дела;

• крайние даты дела;

• единица хранения;

• архивный шифр дела;

• архивная опись;

• опись дел структурного подразделения;

• описательная статья описи дел структурного подразделения.

На обложках дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и дел по личному составу указываются реквизиты, предусмотренные Основными правилами работы архивов организаций: наимено­вание организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, крайние даты дела, количество листов в деле, срок хра­нения дела, архивный шифр дела.

В верхней части обложки дела постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который эти дела в дальнейшем будут переданы. Здесь же проставляются кодовые обозначения государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела, т. е. даты заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год (годы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

На обложке дела обязательно указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации, при этом на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

При учете документов в архиве каждое дело рассматривается как отдельная единица хранения, которой присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации (архивный фонд организации состоит из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности) и через дробь - по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация; описи; единицы хранения.

Номер архивному фонду присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все за­вершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.). Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В каждом структурном подразделении организации описи должны составляться ежегодно под методическим руководством работников архива. По этим описям документы передаются в архив.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой в дальнейшем дела сдаются на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по унифицированной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения необходимо учитывать следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

• порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

• при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

• графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Нормативная база

Государственная система документационного обеспечения управ­ления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления.- М., 1991.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 №536.

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2004.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. - М.: ВНИИДАД, 2005.