Проблема выбора оптимальной СЭД для организации

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 01.2011

На вопросы читателей журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота" отвечают специалисты компании "ИнтерТраст".

Наша компания собралась приобрести систему электронного документооборота. Обращались в разные компании, занимающиеся внедрением СЭД, но каждая из них утверждает, что именно их решение самое эффективное и лучше всего подойдет нашей фирме. Пожалуйста, дайте несколько советов, которые бы помогли определиться с выбором продукта и поставщика решения.

Руководитель службы ДОУ, г. Екатеринбург

Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст": большинство компаний, занимающихся продажей и внедрением СЭД, специализируются на какой-то определенной системе, во внедрении которой они достигли максимального опыта, поэтому решения на основе именно этой системы они продают в первую очередь. Другое дело, что каждая организация-заказчик уникальна, и решения, которые прекрасно подходят для одних, другим не дают нужных результатов, не оправдывают надежд, вызывая вполне заслуженные нарекания. Постараюсь дать несколько рекомендаций, применив которые вы сможете самостоятельно определиться в своих потребностях и сделать выбор, который сможет максимально эффективно удовлетворить ваши запросы и избежать многих типичных ошибок.

Перед началом поиска СЭД требуется четко определить род задач, решение которых будет возложено на такую систему (каким-то компаниям необходима только автоматизация делопроизводства, поэтому подойдет одна СЭД, каким-то требуется автоматизация бизнес-процессов, поэтому нужна будет другая СЭД и пр.).

Если в штате вашей компании нет специалистов, которые способны самостоятельно определить класс нужной системы, то желательно обратиться за помощью к консультанту, имеющему необходимый опыт. Для обеспечения максимальной "чистоты" результата можете воспользоваться отчетами разных аналитиков и сравнить их ответы. Первоначально же желательно в целом узнать возможности систем электронного документооборота, прочитав соответствующие обзоры и аналитические материалы, публикуемые в отраслевых изданиях, а также на профильных порталах в сети Интернет.

Определив класс системы (те задачи, которые она решает), изучите все соответствующие предложения на рынке, свяжитесь с компаниями-производителями. Приоритет желательно отдать системе, которую в случае необходимости можно будет настроить или доработать под потребности вашей компании. Обратите также внимание на возможность ее масштабирования (подключения новых рабочих мест, в том числе и территориально удаленных), потому что если ваша компания будет расширяться, увеличивать количество филиалов и сотрудников, придется масштабировать и установленное в головном офисе программное обеспечение.

Обратитесь к техническому специалисту для уточнения программно-аппаратной платформы, на которой будет функционировать СЭД: СУБД (системе управления базами данных), криптографическая система, требованиям к серверу и прочее. Самыми популярными сейчас являются Microsoft SQL и IBM Lotus Domino.

При выборе системы отдавайте предпочтение той, которая легко может быть настроена под особенности вашей организации без привлечения специалистов поставщика. Так вы сможете сэкономить значительную сумму.

На заметку! Попробуйте систему в действии, желательно лично, чтобы получить практический опыт работы с ней. Оцените для себя простоту и понятность интерфейса, стабильность работы.

Оцените возможность адаптации интерфейса под потребности разных групп сотрудников (делопроизводителей, руководителей, менеджеров – всех, кто работает с документами), эргономичность и удобство работы в системе.

Приобретать мощную дорогую СЭД совершенно необязательно. Значительно важнее оценить возможность при необходимости развития системы в будущем (изменения ее функциональности).

Поинтересуйтесь у продавца, обучит ли он, если потребуется, ваших технических специалистов таким образом, чтобы они могли полностью обслуживать и устанавливать на новых рабочих местах систему самостоятельно. Компания-внедренец должна обладать навыком обучения работе в системе. И условия обучения должны быть разными: хорошо, если компания сможет предложить вам на выбор выезд преподавателей на территорию вашей организации или обучение специалистов вашей компании на территории обустроенного учебного центра с большой пропускной способностью, для того чтобы быстро обучить работников, которые в дальнейшем будут работать в этой СЭД.

Итак, резюме: прежде всего, определитесь, что именно подойдет вашей организации, до внедрения специального программного обеспечения оптимизируйте документооборот вашей компании (схему движения документов), определите основные требования, которым должна удовлетворять СЭД, и основные задачи, с которыми она должна будет справляться. Выявите технические аспекты, которые подойдут именно вашей организации. Принимать решение непосредственно о закупке следует максимально взвешено, с учетом мнений всех заинтересованных специалистов и руководителей, а также сторонних экспертов.