Вы можете написать нам через форму и менеджер свяжется с Вами в ближайщее время
Проблемы традиционных СЭД. Комплексный подход системы CоmpanyMedia к их решению
Основные проблемы СЭД связаны с лавинообразным увеличением объемов электронных документов. Это следствие растущих возможностей обработки данных, увеличения номенклатуры и размеров документов. Число создателей цифрового контента тоже стремительно увеличивается. Одновременно растут и требования к числу и сложности функций и процедур обработки документов, к способам их нахождения, формам предоставления потребителю.
Главное следствие стремительного увеличения объема критически важных для организации документопотоков — проблема своевременного нахождения нужной информации в общекорпоративном контенте. Трудность нахождения часто ведет к тому, что информация рассеивается по файловым системам, локальным дискам, базам данных — люди сохраняют ее там, где им удобно. И такое поведение пользователей порождает новые проблемы:
- хранение информации во множестве хранилищ затрудняет общий доступ к ней;
- данные заперты в системах. Новым сотрудникам приходится тратить массу времени на то, чтобы разобраться, где находятся нужные им данные;
- поиск информации осложняется требованиями к безопасности — при поиске информации система должна учитывать права доступа к контенту и правила авторизации, чтобы пользователь не мог получить документ, закрытый для него, или даже узнать о его существовании.
Кроме того, работа СЭД в условиях увеличения объемов данных и роста требований к функциональности приводит к росту нагрузки на систему и, как следствие, падению производительности.
Чем крупнее компания, которую обслуживает СЭД, тем больше вероятность, что система в определенный момент перестанет быть масштабируемой, не сможет справиться с нагрузками. Эти проблемы особенно болезненны для компаний с территориально и организационно распределенной структурой.
Подобные трудности приводят к неудовлетворенности пользователей, поскольку процесс работы в системе становится сложным и медленным.
Еще одна особенность, связанная с внедрением СЭД: электронный документооборот зачастую подстраивается под требования делопроизводителей, которые ориентируются на правила работы с бумажными документами. Это приводит к очередной проблеме — в электронную среду механически переносятся бумажные технологии и регламенты. В итоге возможности электронного документооборота используются не полностью, а бизнес-специалисты вынуждены отрываться от основной деятельности и тратить время и силы для участия в чуждом им процессе документирования.
Продолжает оставаться актуальной проблема обеспечения безопасности данных, растет противоречие между простотой создания и изменения электронного документа и сложностью обеспечения его сохранности (гарантии подлинности, целостности, достоверности, аутентичности).
Объективно разным категориям пользователей нужна от СЭД разная функциональность и свой, желательно индивидуально настраиваемый интерфейс. У руководителя, делопроизводителя и бизнес-специалиста своя специфика работы и свои требования к рабочему месту.
В новой версии системы CompanyMedia мы постарались решить наиболее критические из современных проблем СЭД. Вот основные компоненты системы, которые позволили это сделать.
Благодаря персональным коллекциям документов (ПКД) контент приближается к его потребителю. Ускоряется нахождение необходимой информации, растет производительность.
Суть ПКД заключается в том, что для каждого участника документооборота формируется коллекция индивидуального пользования, которая наполняется облегченными копиями документов из всего хранилища СЭД. Эти копии жестко связаны с оригиналами, их главная задача — обеспечить ссылку на исходный документ. При этом копия содержит достаточно информации об исходном документе, чтобы можно было легко и удобно найти и идентифицировать его. При таком подходе права доступа к документу вычисляются однократно — при помещении ссылки на документ в персональные коллекции. Корпоративные справочники также обрезаются до небольшого круга объектов, с которыми обычно работает пользователь (внутренние и внешние контакты, шаблоны документов и пр.).
На основе ПКД появляется возможность гибко настраивать интерфейс пользователя. Прежде всего ПКД позволяют организовать работу любого сотрудника с учетом методологии Getting Things Done (“Доведение дел до завершения”), что обеспечивает быстроту и эффективность управления деловыми задачами. Далее персонализация интерфейса распространяется на внешний вид, расположение панелей, способ представления информации.
Адаптивный кейс-менеджмент (АСМ) — способ организации работы, наиболее близкий к реальным рабочим процессам при решении задач, связанных с управлением. В фокусе этого подхода — не документ и его исполнение, а достижение результата. АСМ позволяет руководителям и бизнес-специалистам максимально использовать возможности электронного документооборота, не копируя сценарии работы делопроизводителей.
Социальные инструменты позволяют дополнить традиционную иерархическую структуру сетевыми (горизонтальными) связями. Сетевые коммуникации — это возможность оперативно взаимодействовать для сотрудников разных подразделений, объединенных общей задачей (кейсом).
Мобильность, доступ к своим документам и информации из любого места — обязательное требование в современном мире. Возможность удаленной работы обеспечивают мобильные рабочие места CompanyMedia на планшетах (iPad) и смартфонах.
СЭД CompanyMedia продолжает поддерживать задачи документирования, обеспечивает единую корпоративную архитектуру, безопасность информации, ее хранение. При этом взаимодействие с системой становится дружественным, интуитивно понятным, удобным и, как следствие, эффективным. СЭД становится инфраструктурой, удобным сервисом документационного обеспечения повседневной работы всех категорий сотрудников и руководителей.
Автор: Вадим Ипатов, Заместитель Генерального директора компании “ИнтерТраст” по развитию бизнеса
Источник: PC Week Review: Документооборот, сентябрь 2013
Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.
-
CompanyMedia обладает всеми признаками CSP-систем, привлекающих клиен...
-
В каких ситуациях интеллектуальная обработка документов необходима ил...
-
На данный момент «ИнтерТраст» развивает в CompanyMedia следующие серв...
-
Геополитические события 2022 года повлекли смену трендов на отечестве...
-
Компания «ИНТЕРТРАСТ» в 2022 году работала над реализацией масштабных...
-
В 2022 год оказался очень плодотворным для компании «ИнтерТраст». Был...
-
О роли ИТ-мониторинга в проектах внедрения СЭД...
-
Насколько успешно проходит цифровизация промышленных предприятий в св...
-
Крупная нефтяная компания в Удмуртской республике перешла на импортон...
-
В Оренбургской области на протяжении более 10 лет развивается система...
-
В ситуации ухода с российского рынка мировых производителей тренд на ...
-
Кроссплатформенность и совместимость с широким кругом отечественных р...
-
Какие результаты были достигнуты в 2021 году компаниями, работающими ...
-
С какими вызовами встретился в 2021 году российский рынок СЭД/ЕСМ и ч...
-
Компания «ИнтерТраст» в числе первых отреагировала на требования пере...
-
Любая организация стремится обеспечить максимальную эффективность сво...
-
Вот уже почти два года наша страна, как и весь мир, живет в особых со...
-
В начале 2021 года компания «ИнтерТраст» внедрила СЭД CompanyMedia в ...
-
Ровно десять лет назад, в 2011-м, компания «ИнтерТраст», один из стар...
-
РСПП оценил затраты российского бизнеса при переходе на отечественный...
-
В июле 2019 года специалисты администрации Тарусского района начали р...
-
В 2020 году в администрации города Мурманска проведено внедрение импо...
-
Одним из следствий пандемии коронавируса стал вынужденный массов...
-
Компания «ИнтерТраст», основанная в 1994 году, - один из лидеров отеч...
-
Остается ли в эпоху цифровизации повод ...
-
Новая цифровая реальность, появление в СЭД/ЕСМ компонентов искусствен...
-
В госорганах Новосибирской области развивается система электронного д...
-
Разработка, внедрение и сопровождение систем электронного документооб...
-
СЭД/ЕСM все чаще выступает в качестве центральной информационной сист...
-
На рубеже года принято подводить итоги года уходящего и про...
-
Система документационного обеспечения в нашем банке постоянно развива...
-
Специалисты компании «Интертраст» протестировали СДО ВТ... -
Пять лет назад, отвечая на вопрос журналиста о наших планах...
-
5 лет назад компания «ИнтерТраст» вывела на рынок революционную конце...
-
Системы электронного документооборота стали сегодня необходимой и кри...
-
Граница между крупными и средними компаниями зачастую очень условна: ...
-
В последние два десятилетия направление систем электронного документо...
-
Широка у нас страна родная, и когда в Москве еще разгар рабочего дня,...
-
Технология адаптивного кейс-менеджмента позволила банку ВТБ существен...
-
Как известно, финансовый год у многих компаний не совпадает с календа...
-
По мнению Александра Савельева, заместителя генерального директора ко...
-
Магический квадрант Gartner и «волны» рынка ECM от Forrester — эти ис...
-
Старая гвардия разработчиков возглавила отчет Forrester по рынку ECM,...
-
Направление средств групповой работы и коммуникаций (СГРК) — почтовые...
-
Илья Ипатов, ведущий консультант компании "ИнтерТраст", рассказывает ...
-
Бюрократизм традиционных СЭД нередко приводит к тому, что значительна...
-
Уничтожение документов – это больше, чем шредирование и сжигание в пе...
-
Развитие кросплатформенной CompanyMedia 5 является приоритетным для "...
-
Каково положение дел с использованием облачных систем документооборот...
-
В 2016 году отечественные системы документооборота продолжили активно...
-
Компания «ИнтерТраст» объявила о выпуске новой версии корпоративной с...
-
В этом году в число лидеров квадранта попали только четыре компании —...
-
Современные системы электронного документооборота хранят в себе огром...
-
Электронные государственные услуги становятся все более популярными. ...
-
12 сентября компания OpenText официально объявила о приобретении Docu...
-
Безбумажный документооборот пока остается лишь перспективой, а управл...
-
Десять лет назад в Ямало-Ненецком автономном округе началась промышле...
-
Бизнес-аналитика становится все более востребованным функционалом в Е...
-
Как повлияла на бизнес отечественных игроков рынка ECM/СЭД девальваци...
-
Скорость изменений в политике и бизнесе очень велика, поэтому к систе...
-
Компания «ИнтерТраст», один из лидеров отечественного рынка СЭД, зани...
-
Если говорить о складывающейся на отечественном рынке практике корпор...
-
Сегодня всем очевидно, что бумажные документы — главный тормоз в любо...
-
Мобильные приложения со схожей функциональностью, но рассчитанные на ...
-
Решения класса СЭД/ECM относятся к функционально зрелым системам, они...
-
В 2015 году у компании «ИнтерТраст», несмотря на кризис, появилось 10...
-
Как и ожидалось, 2015 год выдался сложным, что не мешает ИТ-игрокам р...
-
О лицензиях и методологии в области создания защищенных систем хранен...
-
Сегодня речь идет не об оптимизации работы с контентом и соответствую...
-
Разговоры о переходе на безбумажный электронный документооборот идут ...
-
Директор центра продаж и внедрения компании «ИнтерТраст» Денис Вдов о...
-
Мобильные решения в составе СЭД/ECM — это в первую очередь инструмент...
-
Илья Ипатов, руководитель отдела электронного тренинга компании "Инте...
-
В конце октября компания "ИнтерТраст" провела online-конференцию "Упр...
-
Несмотря на то, что понятие системы электронного документооборота (СЭ...
-
Как система электронного документооборота помогает оптимизировать осн...
-
В рамках данного обзора Docflow рассмотрены возможности, угрозы и пер...
-
Эдуард Михайлов, руководитель отделаразвития типового программного об...
-
Импортозамещение и переход на СПО в последнее время широко обсуждаютс...
-
В современных СЭД существуют инструменты, позволяющие объединить слож...
-
Система класса СЭД/ECM, дополненная развитыми средствами коллективной...
-
По итогам обновления СЭД CompanyMedia до четвертой версии управление ...
-
Благодаря объединению поисковых и аналитических возможностей становит...
-
По мнению Вадима Ипатова, заместителя генерального директора "ИнтерТр...
-
Ровно 15 лет назад вступил в силу национальный закон США об электронн...
-
Ирина Соколова, начальник отдела мобильных устройств "ИнтерТраст", ра...
-
В своем комментарии Вадим Ипатов, заместитель генерального директора ...
-
Типовой проект строительства промышленной котельной требует слаженной...
-
Какие компоненты комплексных мобильных решений сегодня в большей степ...
-
Вадим Ипатов, заместитель генерального директора "ИнтерТраст" по разв...