Главная Пресс - центр Статьи и интервьюПроектный подход к управлению деятельностью организации и внедрение СЭД

Проектный подход к управлению деятельностью организации и внедрение СЭД

03.12.2012

У меня современный, молодой, энергичный руководитель. Он считает, что одним из конкурентных преимуществ нашей компании может стать проектный подход к управлению деятельностью. Что это такое и может ли внедрение системы электронного документооборота помочь в организации деятельности по-новому?

Начальник канцелярии, г. Тула

Проектный подход к управлению деятельностью предприятия предполагает рассмотрение этой деятельности как совокупности выполняемых проектов, каждый из которых имеет четкие начало и окончание. Под каждый проект выделяются трудовые, финансовые, промышленные ресурсы, которыми распоряжается руководитель проекта. Управление проектом состоит из определения его целей, формирования структуры, планирования и организации работ, контролирования действий исполнителей.

Управление проектами включает следующие дисциплины:

управление интеграцией проекта;
управление сферой действия проекта;
управление временем проекта;
управление затратами проекта;
управление качеством проекта;
управление персоналом проекта;
управление связями проекта;
управление риском проекта;
управление обеспечением проекта.

Каждая из этих дисциплин предусматривает разработку целой серии документов, имеющих свою специфику. Правильное управление документацией проекта – одно из основных условий успешного выполнения проекта.

Для управления проектом необходимо иметь много умений и технических средств. Системы электронного документооборота – одно их таких технических средств, которое помогает успешно выполнять не просто один проект, а их группы. Они координированно выполняются при помощи одних и тех же методов.

Это может быть проект, объединяющий в себе множество подпроектов: например, строительство нового торгового центра. В рамках этого проекта существует множество подпроектов, таких как земляные работы, возведение здания, дизайн интерьера, размещение торговых мест, управление обслуживанием и т. д. Каждый из таких подпроектов представляет собой проект сам по себе. У каждого есть руководитель, ответственный за определенную сферу, который дает отчет менеджеру всего проекта.

Представить сложно, какое количество документов образуется в ходе выполнения такого проекта и насколько важно качественно им управлять, контролировать сроки выполнения и доступность документов всем, кому они нужны в ходе проекта.

Для реализации проекта необходимы люди, при этом для выполнения всех операций требуется больше, чем один человек, – формируется команда проекта. Для успешного выполнения проекта понадобится организовать эффективную среду коммуникации между сотрудниками, которые могут работать в территориально удаленном режиме. Такую среду коммуникации и организует система электронного документооборота.

С ее помощью обеспечиваются возможность совместной подготовки документов (даже в территориально распределенном режиме), хранения истории работы с каждым документом и удобного доступа к ней всем имеющим на это право специалистам, согласования документов (в т. ч. параллельного, последовательного, комбинированного), отслеживания хода согласования и совместной подготовки документов, а также контроля их исполнения.

Работа с документами не должна тормозить работу других подразделений. Нельзя допускать, чтобы клиент отказался работать с вашей организацией только потому, что договор слишком долго согласовывался.

И так как современные системы электронного документооборота позволяют контролировать процессы, которые при бумажном документообороте отслеживать практически невозможно, то не удивительно, что при организации проектной деятельности компании все чаще прибегают к помощи СЭД, обеспечивающих оперативность и точность в управлении проектами и их документацией.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.