Вы можете написать нам через форму и менеджер свяжется с Вами в ближайщее время
Рабочие места в системе электронного документооборота: как учитываются интересы каждого?
Автор: Ольга Скиба, менеджер по работе с клиентами, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 06.2011
При выборе системы электронного документооборота специалисты в первую очередь обращают внимание на функциональную полноту системы, иногда забывая и о важности таких нефункциональных требований, как представление информации, удобный интерфейс СЭД. А ведь неудобство использования может свести на нет все функциональные достоинства программного продукта, который в итоге будет заменен на другой – с более понятным и удобным интерфейсом.
Существуют различные стандарты и рекомендации по организации пользовательских интерфейсов, опирающиеся на опыт разработки информационных систем и учитывающие:
-
требования к эргономике;
-
психологические особенности восприятия.
Однако помимо технологических и психологических аспектов пользовательский интерфейс должен также учитывать аспект управленческий: ролевое распределение участников документооборота.
На начальной стадии развития СЭД в основном решали задачи автоматизации работы канцелярии, т.е. небольшого круга сотрудников, и вопрос пользовательских интерфейсов не был так актуален.
Современные системы решают целый комплекс задач по управлению документоориентированными процессами компании, соответственно, состав пользователей стал гораздо более разнообразным с точки зрения их роли и выполняемых функций.
Это и коллективная работа по подготовке проектов документов, и согласование документов в электронном виде (в том числе документов, импортированных из других систем), и организация юридически значимого документооборота, и документационная поддержка заседаний, и система менеджмента качества, и работа с различными видами заявок, и пр.
Одно из основных требований к их пользовательскому интерфейсу – предоставление пользователю только той информации, которая ему нужна и доступна, и тех возможностей, которые необходимы ему для выполнения должностных обязанностей.
Ролевое распределение участников СЭД
В зависимости от задач пользователей и степени участия в документообороте можно выделить следующие группы:
-
предметные специалисты;
-
исполнители и линейные руководители;
-
руководители высшего звена.
К предметным специалистам относятся в первую очередь работники канцелярии, делопроизводители, т.е. специалисты, ответственные за ведение делопроизводства.
В их задачи входит:
-
регистрация документов;
-
внесение образа документа в электронную регистрационную карточку;
-
направление документов адресатам, простановка отметки о доставке;
-
формирование дел (отнесение документов к делу);
-
ведение архива документов;
-
построение отчетов и ряд других функций.
С расширением перечня процессов, поддерживаемых СЭД, увеличивается и количество сотрудников, которых можно отнести к этой группе: например, секретари заседаний, специалисты по договорной работе и др.
Интерфейс предметного специалиста должен отражать специфику его работы, в частности: обеспечивать работу с журналами регистрации, визуально представлять иерархическую картину хода исполнения документов, содержать большое число полей с реквизитами и признаками. Фактически в этом интерфейсе должна быть построена модель учетно-картотечной системы, где главное внимание уделяется реквизитной части документов.
Наш совет! Предметным специалистам должен быть доступен весь набор функций в рамках того процесса, за который они отвечают.
Кроме того, сложившиеся правила российского делопроизводства предполагают повышенные требования к контролю исполнения. Поэтому целесообразно выделить особую подгруппу предметных специалистов – контролеры, в чьи задачи входит:
-
постановка документов на контроль, контроль исполнения;
-
контроль исполнения поручений, выданных руководством;
-
снятие документов с контроля в системе электронного документооборота.
В небольших компаниях функцию контроля часто выполняют те же делопроизводители или секретари. В больших организациях, как правило, это отдельный сотрудник или даже целое подразделение. Конечно, для контроля исполнения резолюций и поручений, внесенных в систему, можно использовать функцию отчетов, которая есть во всех системах электронного документооборота, однако некоторые российские СЭД предлагают своим пользователям целые самостоятельные модули, в которых агрегируются данные по исполнительской дисциплине сотрудников. В них в режиме реального времени отображается ситуация по исполнению зарегистрированных в СЭД документов.
Информация может быть представлена в виде таблиц, диаграмм, в разрезе подразделений, отдельных исполнителей, по видам документам. Удобно также представление задач в виде календарного планирования: по дням, неделям, месяцам.
Набор возможностей системы зависит от конкретного поставщика решения. Поэтому крупным организациям, для которых особенно актуальна задача контроля исполнения документов, целесообразно разделить в СЭД функции делопроизводителей и контролеров и обратить внимание на системы, предлагающие специализированные рабочие места для контролеров.
Вторая группа пользователей - самая многочисленная. Это исполнители и линейные руководители. Они участвуют в документообороте по мере необходимости, но при этом набор выполняемых ими функций может быть весьма разнообразным:
-
подготовка проектов документов;
-
коллективная работа с документами в рамках рабочих групп;
-
согласование документов;
-
выдача резолюций подчиненным;
-
исполнение документов и подготовка отчетов об исполнении;
-
планирование личных задач и самоконтроль;
-
поиск информации и др.
В силу занятости основной деятельностью, а также из-за различного уровня подготовленности сотрудников к работе с автоматизированными системами им трудно адаптироваться к системе с большим количеством операций и сложным интерфейсом. Поэтому основные требования к СЭД этой группы пользователей – это максимальное удобство и простота работы с документами.
Рабочие места для исполнителей и линейных руководителей, как правило, характеризуются небольшим набором функций, необходимых для выполнения доступных им действий. При этом сценарии выполнения операций обработки документов в СЭД должны быть несложными, понятными и однотипными.
Интерфейс исполнителя и линейного руководителя должен представлять в первую очередь информацию в разрезе конкретного пользователя: документы, поступившие ему на рассмотрение, подготовку, согласование и пр., сводки по контрольным поручениям, находящимся у него на исполнении, а также тем, которые он выдал своим подчиненным. Должна быть возможность выполнять поиск документов и сохранять поисковые запросы, создавать подборки избранных документов и обеспечивать быстрый доступ к нужным сервисам и инструментам СЭД.
Руководитель высшего звена (РВЗ) – особая группа участников документооборота. Помимо требований к простоте и удобству интерфейса рабочее место руководителя высшего звена должно также учитывать особенности рабочего графика РВЗ, регламента его работы с документами.
Руководителю важно иметь возможность быстрого доступа к информационным ресурсам и управленческим инструментам, в том числе в случае отсутствия в офисе.
Также особенностью работы РВЗ с документами является участие в документообороте руководителя помощника/личного секретаря, который производит предварительную обработку поступающего потока документов: что-то расписывает исполнителям самостоятельно, что-то отправляет на доработку, сортирует документы по цели поступления.
Если СЭД не будет поддерживать подобный сценарий и на руководителя будет направляться весь поток документов, в том числе неправильно оформленных, с неучтенными замечаниями, ошибочно адресованных, он в лучшем случае откажется работать в системе, в худшем – примет решение заменить ее на что-то более удобное.
Возможности веб-интерфейса в СЭД
Большинство современных СЭД помимо рабочих мест в клиенте системы имеют в своем составе рабочие места в веб-интерфейсе. Эта возможность позволяет работать с документами без необходимости устанавливать клиентское место на рабочем месте пользователя. Таким образом, веб-интерфейс значительно расширил возможности СЭД. Во-первых, доступ к функциям системы можно организовать даже с маломощных рабочих станций, на которых невозможна установка клиентского места; во-вторых, значительно упростилась задача по взаимодействию с территориально удаленными пользователями, в том числе технической поддержке удаленных рабочих мест. Кроме того, веб-интерфейс позволяет организовать мобильный доступ к системе с помощью современных средств коммуникации (смартфонов, КПК, iPad).
В последнее время разработчики СЭД проявляют повышенный интерес к планшетным компьютерам (например, iPad) для обеспечения полнофункциональной работы с СЭД в любом месте и в любое время с помощью этих устройств. В первую очередь это актуально для руководителей, чья деятельность зачастую протекает вне офиса: на встречах, в командировках и пр. Поэтому наличие такой возможности в СЭД существенно повышает ее привлекательность и снижает срок окупаемости за счет своевременного принятия решений, ускорения бизнес-процессов.
Таким образом, выбирая систему электронного документооборота, стоит обратить внимание на то, как в ней решена задача поддержки различных групп пользователей.
На заметку! Удобство использования системы, возможность работы в ней без особой подготовки значительно увеличивает шансы на успешное внедрение СЭД и дальнейшую ее эксплуатацию.
Оценить соответствие СЭД требованиям компании должна в первую очередь служба ДОУ. Как владельцы процесса специалисты службы документационного обеспечения управления знают степень участия различных групп пользователей в документообороте и их потребности.
Так, если функции делопроизводителей и контролеров совмещают одни и те же сотрудники, то соответствие модуля контроля исполнения может не быть критичным. Однако если эти сферы ответственности разделены между разными работниками, целесообразно обратить внимание на системы, предоставляющие удобные рабочие места и для тех, и для других.
Отсутствие или неполнота веб-интерфейса могут не быть критичными, если компания локализована в одном месте и технические средства позволяют всем пользователям работать в клиенте системы. Но стоит подумать и о перспективе.
Так, если через год планируется открыть представительство в другом городе, лучше сразу выбирать СЭД с полнофункциональным веб-интерфейсом для организации доступа удаленным подразделениям.
Конечно, перед службой ДОУ стоит непростая задача: подумать обо всех будущих пользователях СЭД, постараться учесть интересы всех и каждого. Однако грамотный и глубокий анализ существующих процессов документооборота, потребностей их участников, планирование развития компании помогут выбрать систему, наиболее полно соответствующую задачам компании как с функциональной стороны, так и с точки зрения удобства использования.
Словарь
Интерфейс пользователя, он же пользовательский интерфейс (UI – англ. user interface), – разновидность интерфейсов, в котором одна сторона представлена человеком (пользователем), другая – машиной/ устройством. Представляет собой совокупность средств и методов, при помощи которых пользователь взаимодействует с множеством различных, чаще всего сложных, элементов, машин и устройств.
Веб-интерфейс – это совокупность информации и средств навигации, при помощи которых пользователь взаимодействует с веб-сайтом через веб-приложение.
iPad – компьютерный планшет с сенсорным экраном и медиа-проигрыватель, который позиционируется между смарт-телефоном (например, iPhone) и ноутбуком по размеру и возможностям. Модели будут продаваться с различным объемом памяти, некоторые из которых поддерживают беспроводной доступ в Интернет через сотовые 3G сети. (Все модели поддерживают Wi-Fi под- ключение к локальной беспроводной сети.)
Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.