Разница при внедрении СЭД между государственными заказчиками и клиентами корпоративного сектора

Автор: Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №11, 2014

Существует ли разница между государственными заказчиками и клиентами корпоративного сектора? Каковы приоритеты внедрения СЭД в каждом случае?

Директор департамента ДОУ, Владимирская обл.

Для государственных заказчиков и особенно для органов власти, будь то администрация области или города, основным приоритетом всегда было обеспечение учета и контроля. Здесь в большинстве случаев востребована автоматизация классического делопроизводства: учет входящих и исходящих, выдача и контроль исполнения поручений и резолюций, инструменты для построения отчетов. Важно, чтобы маршрут прохождения каждого документа был контролируемым, а также чтобы в любой момент времени можно было поднять историю его обработки — понять, кто, что и когда ответил, какие изменения и кем вносились в документ и т.п. В качестве отдельной задачи можно выделить обработку обращений граждан. Автоматизация соответствующих процессов может быть построена и на использовании BPM-инструментов СЭД — это если речь идет о сравнительно простых и четко регламентированных запросах, а может потребовать более гибкого решения на основе адаптивного кейс-менеджмента — в тех случаях, когда речь идет об оказании комплексных госуслуг. Кроме того, здесь возникает и ряд интеграционных задач: СЭД необходимо связать с важнейшими федеральными системами – МЭДО, СМЭВ, ЕСИА, МФЦ, президентской системой по работе с обращениями граждан и другими специализированными ИС, а также интегрировать с единым порталом госуслуг и с региональными ресурсами, которые также могут служить источником обращений граждан или организаций.

В последнее время, на фоне известных политических событий со стороны госорганов появился запрос на решения СЭД, которые обеспечивали бы импортозамещение существующих зарубежных платформ. В решениях класса СЭД/ECM,  реализованных с применением российских разработок и отрытых стандартов, сегодня заинтересовано огромное число потребителей, к числу которых относятся государственные органы власти и управления, государственные корпорации, предприятия оборонного комплекса, бюджетные учреждения федерального, регионального и муниципального уровня, а также иные предприятия и организации с участием государства. По сути необходима мультиплатформенная СЭД, которая не зависит от применяемого базового ПО и обеспечивает заказчикам возможность выбрать ту ИТ-инфраструктуру, которая  соответствует требованиям в области импортозамещения. Применение свободного ПО позволяет создать СЭД, совместимую практически с любыми операционными системами, серверами приложений и СУБД. Если бизнес-логика СЭД вынесена в отдельный архитектурный слой, у заказчика есть возможность отказаться от применения тех или иных базовых технологий в случае потери к ним доверия, устаревания или перехода на другие платформы. Приемлемый уровень риска и степень собственного доверия к инфраструктуре в каждом случае определяет сам потребитель — на базе собственных методик или на основе требований регулирующих и сертифицирующих органов.

Что касается корпоративного сектора, то этих заказчиков интересуют в первую очередь прикладные бизнес-решения, которые направлены на повышение скорости принятия управленческих решений и на повышение качества таких решений. Здесь востребованы инструменты горизонтального взаимодействия и эффективные механизмы согласований. Зачастую наиболее нагруженным модулем СЭД является тот, что предназначен для автоматизации договорной деятельности — объем согласований здесь огромен. В крупных компаниях объем ежегодно заключаемых договоров может исчисляться десятками  и даже сотнями тысяч. При этом необходимо, чтобы в этом модуле были реализованы все типы согласования — последовательное, параллельное и смешанное. Интеграционная составляющая важна и для корпоративного сектора — необходимо обеспечить связь СЭД с решениями класса ERP и CRM, приложениями для бухгалтерского и кадрового учета, ПО для распознавания текста и сертифицированными средствами защиты информации.

Как ни странно, для обоих сегментов — государственного и корпоративного — характерен одинаково высокий интерес к мобильным приложениям СЭД. Исходя из нашего опыта, можно сказать, что большим парком мобильных устройств — несколько сотен и даже больше — располагают и крупные банки, и, например, администрация области или округа. Причем планшеты весьма активно используются не только для рутинной работы с документами и выдачи поручений, но и для таких задач, как подготовка различных заседаний, обсуждение значимых для организации проектов и вопросов и т.д.

Перспективной  для обоих сегментов видится задача организации сквозного документооборота. СЭД внедрены в 90 % крупных российских компаний и государственных организаций, но автоматизация нередко затрагивает лишь работу службы документационного обеспечения и организационно-распорядительный документооборот. Сейчас таких компаний, где реализован сквозной электронный документооборот по всем филиалам, не более 15-20 % от общего числа заказчиков.

Какой процесс более сложный: разработка и внедрение заказного решения и внедрение тиражируемого продукта?

Зав. общим отделом, Кемеровская обл.

Сложность процесса внедрения может и не зависеть от того, о каком решении идет речь — заказном или тиражируемом. Здесь все зависит не только от типа продукта, но и от сложности задачи. Но с точки зрения разработчика создание тиражируемого продукта — задача куда более сложная и трудоемкая, чем единичная разработка на заказ. При заказной разработке учитываются требования лишь одного клиента, а для тиражируемого типового ИТ-решения важно другое: необходимо, чтобы возможности системы соответствовали запросам максимально широкого числа заказчиков. Только в этом случае инвестиции в создание тиражируемого продукта окупятся за счет многократных внедрений. При этом заказные проекты нередко дают «строительный материал» для типовой версии СЭД. Это происходит в тех случаях, когда становится ясно, что реализованный  для конкретного заказчика функционал имеет высокий рыночный потенциал — применим во многих компаниях. Тиражируемая СЭД с большим опытом развития несет в себе лучшие практики и функциональность, которые привнесены и проверены множеством заказчиков. Строить СЭД «с нуля» для заказчика не только накладно, но и рискованно в определенном смысле — есть опасность упустить важные особенности деятельности организации при формировании исходных требований.