Разработка положения о службе ДОУ

В предыдущих статьях нами были рассмотрены вопросы определения численности работников службы ДОУ, выбора организационной формы делопроизводства, определения структуры службы ДОУ*. Следующий шаг в организации делопроизводства: разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций ее сотрудников. При этом, как уже не раз отмечалось, если организация не большая и делопроизводственные функции выполняются одним работником - документоведом или даже секретарем руководителя, разрабатывается только должностная инструкция данного работника.

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационной документации службы ДОУ. Можно считать, что разработка этого комплекта до­кументов завершает организационный этап ее создания. Сегодня мы рассмотрим подготовку положения о службе ДОУ, его структуру и содержание.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ - документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Структура положения о службе ДОУ

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит примерное положение о службе ДОУ, но пользоваться им в настоящее время можно только с учетом изменений, которые произошли в системе управления и действующем законодательстве.

Положение о службе ДОУ в соответствии с ГСДОУ должно содержать следующие разделы:

• общие положения;

• цели и задачи;

• функции;

• права и ответственность;

• взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

На наш взгляд, нецелесообразно, даже неверно объединять в один раздел права и ответственность службы ДОУ (раздел 4) в силу того, что "право" и "ответственность" - совершенно разные понятия. Рекомендательный характер ГСДОУ допускает вносить необходимые изменения и уточнения.

Раздел "Общие положения" определяет статус подразделения.

Здесь нужно указать:

• официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;

• кем возглавляется и кому подчиняется служба ДОУ;

• какими законодательными и иными нормативными актами руководствуется в своей деятельности;

• кем утверждаются структура и штат подразделения;

• имеет ли подразделение печать.

Название следующего раздела - "Цели и задачи службы ДОУ" - также нуждается в некотором уточнении. Его целесообразно именовать "Основные задачи" или "Задачи", поскольку цели деятельности - это и есть задачи, которые решает подразделение. В данном разделе указывают, для достижения каких целей или для решения каких задач создается служба ДОУ. Цели (задачи) службы ДОУ определяют характер и направления ее функциональной деятельности.

В статье "Функции и задачи службы ДОУ"* был дан анализ функциональной деятельности службы ДОУ. Если поставить вопрос: для чего, с какой целью служба ДОУ выполняет свои функции, мы получим ответ на вопрос о том, каковы ее задачи:

• обеспечение единой технологии создания и обработки документов в организации на протяжении всего их жизненного цикла;

• разработка нормативных и методических документов, регламентирующих работу с документами в организации;

• совершенствование форм и методов работы с документами.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организационными и технологическими аспектами, она принимает непосредственное участие в совершенствовании форм и методов работы, например:

• в постановке задач на разработку автоматизированных информационных систем или в обосновании выбора готового программного продукта для обработки документной информации;

• обеспечении режима доступа к информации и ее защиты;

• разработке унифицированных форм документов и др.

В разделе "Функции" перечисляют действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач.

При этом нужно иметь в виду, что функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы:

• общие управленческие (присущие любому подразделению);

• специфические (отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности).

К общим управленческим функциям следует отнести:

• организацию работы;

• планирование деятельности;

• регулирование (координацию);

• контроль за деятельностью.

Функции, отражающие технологию работы с документами, безусловно, относятся к специфическим; ведение регистрации и учета документов, контроль исполнения документов и др.

Функции подразделения формулируются отглагольными существительными: совершенствование.., разработка.., анализ.., контроль за.., согласование и т. п. Например, для решения задачи обеспечения единой в рамках одной организации технологии создания и обработки документов необходимо выполнять следующие функции:

• обеспечение подразделений бланками документов;

• обеспечение изготовления документов, их копирования и тиражирования;

• контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

• установление единого порядка прохождения документов (документооборота);

• экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;

• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов организации;

• контроль за исполнением документов;

• систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;

• организация работы с обращениями граждан;

• обеспечение защиты документной информации и др.

Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает:

• разработку нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) и др.);

• методическое руководство и контроль за соблюдением правил работы с документами в подразделениях;

• проведение работ по унификации документов, разработку табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности учреждения;

• разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами;

• постановку задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами;

• повышение квалификации работников службы ДОУ и ответственных за делопроизводство в подразделениях.

Раздел "Права" положения о службе ДОУ устанавливает, какие действия имеет право она осуществлять, прежде всего, в лице руководителя, для выполнения функций подразделения. В данном случае право - это юридически узаконенная возможность осуществлять или не осуществлять определенные действия. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения.

В раздел "Права" может быть включено право: на издание отдельных документов (например, распорядительных); на ведение переписки; давать подчиненным указания, необходимые для выполнения возложенных на подразделение функций; представительствовать в соответствующих органах от имени организации, а также осуществлять другие действия, необходимые подразделению для реализации своих функций.

Служба ДОУ может быть наделена следующими правами:

• требовать от руководства создания условий, необходимых для нормальной организации работы с документами (обеспечения соответствующими помещениями, техникой, канцелярскими принадлежностями и т. п.);

• требовать от руководителей подразделений и работников организации выполнения, установленных правил работы с документами;

• привлекать в установленном порядке работников организации для подготовки проектов документов по поручению руководства;

• подписывать и визировать документы в пределах компетенции, установленной для руководителя службы ДОУ;

• вносить предложения руководству по совершенствованию работы с документами и др.

Ответственность обычно формулируется как юридические последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определенных мер воздействия. В разделе "Ответственность" устанавливается, за какие действия (или отсутствие действий) отвечает служба ДОУ.

Критерии оценки в данном случае - это показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы.

Качество выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т. п.

Своевременность выполнения работы определяется соблюдением сроков завершения работы, установленными планами, программами, распорядительными или иными документами.

Служба ДОУ несет ответственность за:

• нарушение установленного порядка работы с документами;

• утрату или порчу документов;

• нарушение норм и правил в работе с документами;

• несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами;

• невыполнение указаний и поручений руководства.

Раздел "Взаимоотношения...":

• определяет информационные и документационные потоки подразделения;

• устанавливает, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки ее представления или получения;

• определяет, в каком порядке и кем рассматриваются разногласия, возникающие в деятельности подразделения.

В процессе выполнения функций, возложенных на службу ДОУ, она взаимодействует с руководством учреждения, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой ДОУ вышестоящей (головной) организации, архивными органами и организациями, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам совершенствования работы с документами.

Какие сложности вас ожидают?

Сложности при разработке положения о подразделении возникают при разграничении и установлении иерархии задач и функций, прав и ответственности.

На практике достаточно часто можно наблюдать их смешение: в задачи подразделения включают функции, а в функции - задачи; права нередко включают в ответственность, а ответственность - в права.

Поэтому при разработке положения необходимо:

• правильно распределить информацию по разделам положения;

• обратить внимание на то, что все функции подразделения должны быть обусловлены задачами, предоставленные права должны обеспечить реализацию всех возложенных функций, а предусмотренные виды ответственности должны корреспондировать с поставленными задачами и возложенными функциями.

Самый простой путь для решения этой задачи - установить соответствие между задачами, функциями, правами и ответственностью.

Сделать это можно, представив содержание положения следующим образом:

Такая таблица наглядно показывает, какие функции реализуют ту или иную задачу, какие права предоставляются подразделению и, соответственно, какую ответственность должно нести подразделение за невыполнение функций.