Вы можете написать нам через форму и менеджер свяжется с Вами в ближайщее время
Разработка положения о службе ДОУ
В предыдущих статьях нами были рассмотрены вопросы определения численности работников службы ДОУ, выбора организационной формы делопроизводства, определения структуры службы ДОУ*. Следующий шаг в организации делопроизводства: разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций ее сотрудников. При этом, как уже не раз отмечалось, если организация не большая и делопроизводственные функции выполняются одним работником - документоведом или даже секретарем руководителя, разрабатывается только должностная инструкция данного работника.
Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационной документации службы ДОУ. Можно считать, что разработка этого комплекта документов завершает организационный этап ее создания. Сегодня мы рассмотрим подготовку положения о службе ДОУ, его структуру и содержание.
ПОЛОЖЕНИЕ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ - документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.
Структура положения о службе ДОУ
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит примерное положение о службе ДОУ, но пользоваться им в настоящее время можно только с учетом изменений, которые произошли в системе управления и действующем законодательстве.
Положение о службе ДОУ в соответствии с ГСДОУ должно содержать следующие разделы:
-
общие положения;
-
цели и задачи;
-
функции;
-
права и ответственность;
-
взаимоотношения с другими структурными подразделениями.
На наш взгляд, нецелесообразно, даже неверно объединять в один раздел права и ответственность службы ДОУ (раздел 4) в силу того, что "право" и "ответственность" - совершенно разные понятия. Рекомендательный характер ГСДОУ допускает вносить необходимые изменения и уточнения.
Раздел "Общие положения" определяет статус подразделения.
Здесь нужно указать:
-
официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;
-
кем возглавляется и кому подчиняется служба ДОУ;
-
какими законодательными и иными нормативными актами руководствуется в своей деятельности;
-
кем утверждаются структура и штат подразделения;
-
имеет ли подразделение печать.
Название следующего раздела - "Цели и задачи службы ДОУ" - также нуждается в некотором уточнении. Его целесообразно именовать "Основные задачи" или "Задачи", поскольку цели деятельности - это и есть задачи, которые решает подразделение. В данном разделе указывают, для достижения каких целей или для решения каких задач создается служба ДОУ. Цели (задачи) службы ДОУ определяют характер и направления ее функциональной деятельности.
В статье "Функции и задачи службы ДОУ"* был дан анализ функциональной деятельности службы ДОУ. Если поставить вопрос: для чего, с какой целью служба ДОУ выполняет свои функции, мы получим ответ на вопрос о том, каковы ее задачи:
-
обеспечение единой технологии создания и обработки документов в организации на протяжении всего их жизненного цикла;
-
разработка нормативных и методических документов, регламентирующих работу с документами в организации;
-
совершенствование форм и методов работы с документами.
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организационными и технологическими аспектами, она принимает непосредственное участие в совершенствовании форм и методов работы, например:
-
в постановке задач на разработку автоматизированных информационных систем или в обосновании выбора готового программного продукта для обработки документной информации;
-
обеспечении режима доступа к информации и ее защиты;
-
разработке унифицированных форм документов и др.
В разделе "Функции" перечисляют действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач.
При этом нужно иметь в виду, что функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы:
-
общие управленческие (присущие любому подразделению);
-
специфические (отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности).
К общим управленческим функциям следует отнести:
-
организацию работы;
-
планирование деятельности;
-
регулирование (координацию);
-
контроль за деятельностью.
Функции, отражающие технологию работы с документами, безусловно, относятся к специфическим; ведение регистрации и учета документов, контроль исполнения документов и др.
Функции подразделения формулируются отглагольными существительными: совершенствование.., разработка.., анализ.., контроль за.., согласование и т. п. Например, для решения задачи обеспечения единой в рамках одной организации технологии создания и обработки документов необходимо выполнять следующие функции:
-
обеспечение подразделений бланками документов;
-
обеспечение изготовления документов, их копирования и тиражирования;
-
контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
-
установление единого порядка прохождения документов (документооборота);
-
экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;
-
регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов организации;
-
контроль за исполнением документов;
-
систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;
-
организация работы с обращениями граждан;
-
обеспечение защиты документной информации и др.
Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает:
-
разработку нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) и др.);
-
методическое руководство и контроль за соблюдением правил работы с документами в подразделениях;
-
проведение работ по унификации документов, разработку табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности учреждения;
-
разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами;
-
постановку задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами;
-
повышение квалификации работников службы ДОУ и ответственных за делопроизводство в подразделениях.
Раздел "Права" положения о службе ДОУ устанавливает, какие действия имеет право она осуществлять, прежде всего, в лице руководителя, для выполнения функций подразделения. В данном случае право - это юридически узаконенная возможность осуществлять или не осуществлять определенные действия. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения.
В раздел "Права" может быть включено право: на издание отдельных документов (например, распорядительных); на ведение переписки; давать подчиненным указания, необходимые для выполнения возложенных на подразделение функций; представительствовать в соответствующих органах от имени организации, а также осуществлять другие действия, необходимые подразделению для реализации своих функций.
Служба ДОУ может быть наделена следующими правами:
-
требовать от руководства создания условий, необходимых для нормальной организации работы с документами (обеспечения соответствующими помещениями, техникой, канцелярскими принадлежностями и т. п.);
-
требовать от руководителей подразделений и работников организации выполнения, установленных правил работы с документами;
-
привлекать в установленном порядке работников организации для подготовки проектов документов по поручению руководства;
-
подписывать и визировать документы в пределах компетенции, установленной для руководителя службы ДОУ;
-
вносить предложения руководству по совершенствованию работы с документами и др.
Ответственность обычно формулируется как юридические последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определенных мер воздействия. В разделе "Ответственность" устанавливается, за какие действия (или отсутствие действий) отвечает служба ДОУ.
Критерии оценки в данном случае - это показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы.
Качество выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т. п.
Своевременность выполнения работы определяется соблюдением сроков завершения работы, установленными планами, программами, распорядительными или иными документами.
Служба ДОУ несет ответственность за:
-
нарушение установленного порядка работы с документами;
-
утрату или порчу документов;
-
нарушение норм и правил в работе с документами;
-
несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами;
-
невыполнение указаний и поручений руководства.
Раздел "Взаимоотношения...":
-
определяет информационные и документационные потоки подразделения;
-
устанавливает, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки ее представления или получения;
-
определяет, в каком порядке и кем рассматриваются разногласия, возникающие в деятельности подразделения.
В процессе выполнения функций, возложенных на службу ДОУ, она взаимодействует с руководством учреждения, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой ДОУ вышестоящей (головной) организации, архивными органами и организациями, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам совершенствования работы с документами.
Какие сложности вас ожидают?
Сложности при разработке положения о подразделении возникают при разграничении и установлении иерархии задач и функций, прав и ответственности.
На практике достаточно часто можно наблюдать их смешение: в задачи подразделения включают функции, а в функции - задачи; права нередко включают в ответственность, а ответственность - в права.
Поэтому при разработке положения необходимо:
-
правильно распределить информацию по разделам положения;
-
обратить внимание на то, что все функции подразделения должны быть обусловлены задачами, предоставленные права должны обеспечить реализацию всех возложенных функций, а предусмотренные виды ответственности должны корреспондировать с поставленными задачами и возложенными функциями.
Самый простой путь для решения этой задачи - установить соответствие между задачами, функциями, правами и ответственностью.
Сделать это можно, представив содержание положения следующим образом:
Такая таблица наглядно показывает, какие функции реализуют ту или иную задачу, какие права предоставляются подразделению и, соответственно, какую ответственность должно нести подразделение за невыполнение функций.
Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.