Главная Пресс - центр Статьи и интервьюРегионы готовы к внедрению систем электронного документооборота

Регионы готовы к внедрению систем электронного документооборота

14.04.2006

Популярность систем автоматизации документооборота возрастает. На счету компании "ИнтерТраст" - более 300 проектов по внедрению системы автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов CompanyMedia в различных регионах России. Причем значительная их часть реализована партнерами компании. В марте этого года "ИнтерТраст" провела ежегодный семинар, на котором партнеры поделились опытом продвижения продуктов CompanyMedia в регионах. По итогам этого события мы решили побеседовать с генеральным директором компании "ИнтерТраст" Андреем Алексеевичем Линевым.

У вашей компании много партнеров. Какую роль они играют в развитии вашего бизнеса?

Сегодня это более 40 компаний в регионах РФ (Екатеринбурге, Владивостоке, Кирове, Красноярске, Мурманске, Набережных Челнах, Омске, Оренбурге, Самаре, Ульяновске и др.) и ряде стран СНГ. Партнер – это наш шанс предоставить качественные услуги по созданию современной системы электронного документооборота (СЭД) организациям в регионах России. Из-за загруженности персонала, удаленности региона, в котором расположены заказчики, специалисты "ИнтерТраст" не всегда могут лично сотрудничать с ними. Для этого мы привлекаем партнеров – компании, способные внедрить систему, обучить персонал работе с ней. В дальнейшем мы планируем расширить сеть наших бизнес-партнеров.

Подчеркну: регионы уже готовы к использованию СЭД. Такие выводы я делаю, опираясь на результаты прошлогодних совместных семинаров: их участники в Красноярске, Оренбурге, Нижнем Новгороде, Новосибирске демонстрировали высокую заинтересованность в автоматизации документооборота.

Какая роль обычно отводится секретарям, делопроизводителям в реализации проекта?

Ключевая! Секретари, делопроизводители - одна из наиболее важных групп пользователей системы, ведь работу именно этих специалистов призваны автоматизировать современные СЭД. И их пожелания – один из важных факторов в принятии решения о приобретении системы электронного документооборота.

Интервьюирование сотрудников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, – необходимый этап реализации проекта внедрения CompanyMedia.

На основе анализа полученных данных производится установка и настройка системы (плюс, конечно, принимаются во внимание и требования руководства к СЭД).

С какими проблемами может столкнуться секретарь при работе с системой и как их избежать?

Назову основные трудности.
1. Расхождение ожиданий и полученного результата внедрения. Как бы ни старались разработчики, СЭД никогда не сможет удовлетворить потребности всех пользователей (как говорится, сколько людей - столько и мнений).
2. Недостаточный уровень компьютерной грамотности кадров, что легко преодолевается обучением персонала.
3. Привычка работать только с бумажными документами и носителями информации.
4. Отсутствие у персонала времени на изучение возможностей системы.
5. Недоверие к электронному документу с точки зрения его авторизации.
6. Боязнь того, что СЭД смогут заменить работников служб ДОУ, секретарей.

Есть несколько проверенных временем приемов, способствующих преодолению этих проблем:

проведение PR-акций (силами заказчика и/или исполнителя проекта), демонстрирующих преимущества CЭД по сравнению с существующей технологией;
курсы по обучению работе с системой (проводимые исполнителем);
создание дружелюбной и доброжелательной атмосферы в период внедрения системы и проведения опытной эксплуатации.

И самое главное - понимание того, что никакая, даже самая современная, система не сможет функционировать без человека, что она только способствует повышению эффективности его работы.

Кто обучает секретарей работе с CompanyMedia: специалисты Компании "ИнтерТраст" или ее партнеры?

Все зависит от заказчика: обучение могут проводить преподаватели от "ИнтерТраст" или бизнес-партнеров.

Обучение – это один из важнейших этапов на пути адаптации пользователей к работе с системой. Это первое впечатление, от которого зависит, с каким настроением сотрудники будут использовать СЭД. Поэтому то повышенное внимание, которое мы уделяем процессу обучения, – оправданно.

Какие планы у вашей Компании по развитию системы CompanyMedia?

Мы планируем повышать функциональность CompanyMedia, улучшать качество оказываемых консультационных услуг и технического сопровождения системы.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.