Главная Пресс - центр Статьи и интервьюРешение на высшем уровне

Решение на высшем уровне

25.06.2013

— Александр Викторович, расскажите, как проходил перевод правительства Пензенской области на электронный документооборот?

— Переход на электронный документооборот начался достаточно давно — еще в 2006 году. На тот момент единственным продуманным, законченным решением была платформа Lotus и созданная на ее основе система электронного документооборота CompanyMedia. Аналогов она, по сути, не имела, поэтому было выбрано данное решение и начато его внедрение в правительстве Пензенской области. Постепенно охват системы расширялся. В первую очередь был автоматизирован документооборот в органах исполнительной власти, а затем и в каждом муниципальном образовании. К 2012 году все муниципальные образования на уровне районов были оснащены полноценной системой электронного документооборота.

На данный момент система насчитывает более 2800 рабочих мест. Канцелярия принимает входящее письмо, сканирует его, и впоследствии работа ведется исключительно с его электронной версией. На все письма и документы накладываются резолюции в электронном виде. Однако исходящий документ, направляемый в другие органы власти, в частности федеральные, вновь становится бумажным.

«Локомотивом» применения инновационных технологий в органах управления Пензенской области является наш губернатор — он лично ежедневно активно работает в системе электронного документооборота. Остальным приходится его поддерживать.

— Предусмотрена ли возможность мобильной работы в системе электронного документооборота?

— Руководители высшего звена уровня заместителей председателя правительства, министров и сам губернатор редко работают только в своих кабинетах: они часто ездят по районам, городам и селам области, участвуют в различных выездных мероприятиях, поэтому возможность обеспечения их средствами мобильной работы с документами стала насущной необходимостью. В связи с этим было принято решение организовать «бумажную» работу руководителей посредством планшетных компьютеров. Первое мобильное рабочее место было организовано для губернатора: в его планшет был инсталлирован соответствующий программный модуль, благодаря чему губернатор стал лично работать с мобильной версией рабочего места.

Я считаю, что интерфейсы системы электронного документооборота для различных устройств должны быть максимально похожими: не важно, работает ли человек за персональным компьютером, ноутбуком или планшетом. В используемом в Пензенской области решении интерфейс для планшетов действительно хороший и интуитивно понятный. А вот рабочее место на обычном персональном компьютере организовано сложнее — приходится учиться.

— Есть ли в Пензенской области проблемы со связью в отдаленных муниципальных образованиях? Как справлялись с ними?

— Такая проблема в удаленных районах существует. Выходили из положения просто: в каждый район был приобретен отдельный сервер для системы электронного документооборота. Когда есть устойчивый канал связи, происходит синхронизация районной базы данных документов с базой данных документов областного центра. Таким образом реализован механизм отложенной синхронизации.

— Вы можете как-то оценить эффект внедрения системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства?

— Оценить эффект очень сложно. На данный момент расходы на бумагу существенно сократились. Кроме того, значительно увеличилась скорость доставки документов и резолюций. Однако объем работы делопроизводителей также увеличился. В настоящее время электронные документы не обладают юридической значимостью, поэтому сейчас электронный документооборот во многом повторяет бумажный. Следующим этапом развития системы станет внедрение электронной подписи, обеспечивающей юридическую значимость документов, и изменение регламента документооборота. Уверен, в ближайшее время работа органов власти будет реально облегчена.

— И последний вопрос: сложно ли было убеждать сотрудников органов власти в необходимости всех этих нововведений?

— Конечно, любые подобные изменения всегда и везде принимаются в штыки. Однако с убеждением у нас особых сложностей не было: в системе начал работать сам губернатор, который сразу оценил все ее преимущества. А когда высшее руководство принимает решение работать определенным образом, всем остальным приходится подстраиваться.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.