Главная Пресс - центр Статьи и интервьюСМК без бумаг

СМК без бумаг

07.04.2008

Наверное, многим доводилось побывать в ситуации, когда начальник, вызвав "на ковер", ни с того ни с сего начинает пенять:
— Вам дано было задание, а вы не выполнили!
Пытаетесь возразить: мол, ничего такого мне не приказывали; может быть, только собирались...
Шеф накаляется:
— Ну не с диктофоном же за вами ходить! — а сам, между тем, припоминает ведь и в самом деле лишь собирался...
Спрашивается, что толку от подобных приказов, роящихся в директорском уме, не говоря уже о санкциях на их невыполнение?
А ведь в динамично работающей компании за день могут отдаваться тысячи распоряжений. Наиболее болезненно "телефонное руководство" сказывается на критически важных для бизнеса процессах, к каким относится менеджмент качества. Поэтому продвинутые руководители знают: нужно документировать, что делать, и делать только то, что задокументировано. Если управленческое решение не задокументировано, его не существует.

Большинство современных систем электронного документооборота, во множестве представленных сегодня на рынке, позволяют построить инфраструктуру для регистрации и учета всех документов организации, в том числе, фиксировать все распоряжения. Однако главным препятствием реального использования систем электронного документооборота в интересах бизнеса является то, что документирование — это дополнительная обязанность, нагрузка для работников предприятия. Требуются немалые усилия, чтобы привить на предприятии культуру работы с электронными документами и управления с помощью электронных документов.
Одним из важных, но редко упоминаемых преимуществ построения собственной системы менеджмента качества (СМК) предприятия является создание на основе общепонятных принципов СМК развитой культуры документирования управленческих решений, контроля их исполнения и анализа достигнутых результатов.

СМК неизбежно предполагает оборот в организации множества документов, которые проходят циклы согласования, утверждения, ввода в действие, использования, контроля исполнения, корректировки. Многие предприятия, внедрившие у себя СМК и прошедшие сертификацию на соответствие ISO, утверждают, что без информационной системы поддержки этих процессов эффективное управление документами СМК было бы невозможно. Вместе с тем, просто организовать учет документов СМК и поддерживать их в актуальном состоянии — недостаточно. Важно, чтобы процессы СМК не были обособленными, они должны быть тесно связаны с основными бизнес-процессами. При этом ключевые специалисты предприятия, обеспечивающие эффективность основных процессов, не должны тратить свое дорогостоящее время на выполнение трудоемких рутинных операций.

Система электронного документооборота CompanyMedia, производителем которой является компания "ИнтерТраст", разрабатывается и развивается с учетом обеспечения различных категорий сотрудников предприятий удобными средствами работы с документами, соответствующими специфике их деятельности.

— Наша система,— поясняет Вадим Ипатов, заместитель директора Центра маркетинга и продаж компании "ИнтерТраст",— позволяет органично обустроить рабочее пространство всех участников документооборота таким образом, чтобы работа с документами велась, преимущественно, "по внешним сигналам". Руководитель принимает решение и самостоятельно или через своих помощников оформляет его в виде документа, который имеет своего исполнителя и сроки исполнения. Исполнитель видит все документы, требующие отработки, организованными в тематические очереди, и может контролировать выполнение своих задач по состоянию очередей документов и через систему напоминаний. Руководителю в реальном времени виден ход исполнения его решений. Документоведы выполняют в системе свои привычные обязанности учета документов и общего контроля исполнения поручений руководства.

Система менеджмента качества самой компании "ИнтерТраст" сертифицирована на соответствие ISO 9001. Подготовка СМК к сертификации и вся организация службы менеджмента качества компании изначально решались с применением CompanyMedia. По мнению специалистов службы менеджмента качества компании, накопленный опыт эксплуатации системы как инструмента управления качеством может быть с успехом использован предприятиями и планирующими внедрение стандартов ISO, и уже работающими по этим стандартам.

Система CompanyMedia относится к классу комплексных систем электронного документооборота и адресована организациям различного масштаба. Система построена по модульному принципу. Каждый из модулей может внедряться самостоятельно или в произвольном комплекте другими модулями. При этом все модули комплекта всегда тесно интегрированы друг с другом.

Модули CompanyMedia по своему назначению и функционалу делятся на:

модули, составляющие инфраструктуру документооборота:

"CompanyMedia-Делопроизводство" — для автоматизации документооборота в организациях, технология делопроизводства которых предполагает централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени. Сохраняет все традиции и нормы делопроизводства, утвержденные нормами и требованиями Государственной Системы Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ);

"CompanyMedia-Библиотека электронных документов" — для совместной работы с электронными документами в защищенной среде, а также для хранения, поиска и быстрого доступа к базам знаний организации;

"CompanyMedia-Портал" — универсальное рабочее место для всех сотрудников организации, участвующих в электронном документообороте;

"CompanyMedia-Мобильный портал" — рабочее место, ориентированное на руководителей, позволяющее осуществлять мобильный доступ к базам данных системы электронного документооборота CompanyMedia (с помощью карманного персонального компьютера);

модули, обеспечивающие специфические виды документооборота (расширяющие возможности общего документооборота):

"CompanyMedia-Договоры" — для ведения реестра договоров и контроля исполнения относящихся к ним поручений;

"CompanyMedia-Заседания" — для автоматизации процесса документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления корпорации;

"CompanyMedia-Управление персоналом" — для автоматизации производственных процессов, связанных с кадровым учетом и кадровым документооборотом;

"CompanyMedia-Обращения граждан" — для учета и обработки обращений частных лиц. Используется на предприятия и организации, ведущие делопроизводство на основании обращений граждан. Позволяет сократить временные затраты на регистрацию, обработку и контроль исполнения обращений частных лиц (граждан, потребителей, акционеров);

"CompanyMedia-Факс" - система факссерверной службы в составе системы корпоративного документооборота и делопроизводства;

"CompanyMedia-Планирование" — для планирования и координации работ, осуществления контроля за выполнением поставленных планов, накопления информации об успешных и проваленных проектах с целью их последующего анализа. Система позволяет повысить эффективность управленческой деятельности компании;

"CompanyMedia-Клиенты и контакты" — для упорядочения всей информации о взаимоотношениях с клиентами. Дает возможность хранить информацию по всем внешним организациям, с которыми когда-либо контактировала компания;

"CompanyMedia-Проекты" — для решения задач информационной поддержки и автоматизации документационного обеспечения процессов заключения договоров, ведения предпроектной работы, контроля за соблюдением сроков и качеством выполнения работ по договорам и проектам;

"CompanyMedia-TimeSheet" — для автоматизации процесса учета загрузки сотрудников компании при выполнении работ над проектами, получения сопутствующей отчетности;

"CompanyMedia-HelpDesk" — для автоматизации процесса решения технических проблем, которые возникаюту пользователей компании при эксплуатации технического и программного обеспечения, для ведения архива устраненных проблем в целях их дальнейшего анализа, для обобщения и использования результатов при возникновении аналогичных ситуаций;

сервисные модули:

"CompanyMedia-Workflow" — для систематической маршрутизации работ, заданий или документов любого типа в рамках структурированных и неструктурированных деловых процессов. Используется в целях ускорения деловых процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости деловых процессов в организации;

программно-методический комплекс "CompanyMedia-Корпоративный тренинг" — предназначен для обучения и аттестации пользователей и инструкторов системы CompanyMedia.

Изначально перед разработчиками стояла задача создать гибкий, легко перенастраиваемый инструмент, позволяющий предприятиям различного рода деятельности организовать для своих сотрудников единое, удобное для работы информационное пространство, структурировать и систематизировать работу с документами, и одновременно снизить затраты на управление. А ведь это как раз решает многие проблемы для предприятий, внедряющих у себя и развивающих СМК.

— Когда организация планирует внедрение СМК,— продолжает Вадим Ипатов,— необходимо провести тщательное обследование бизнес-процессов, преследующее две цели: во-первых, выработать рекомендации по изменению оргструктуры предприятия сучетом задач управления качеством. Во-вторых, правильно сконфигурировать CompanyMedia, нацелив ее на обеспечение решения этих задач.

В первую очередь осуществляется конфигурирование "CompanyMedia-Библиотека электронных документов" для обеспечения централизованной навигации по всему хранилищу документов, управления доступом к документам и регламентам СМК. С ее помощью осуществляется:

создание документов, в том числе по шаблонам;
подготовка содержания документа индивидуально или в составе группы сотрудников;
поддержка версий документа, с возможностью быстро ознакомится с любой из них;
создание замечаний к документу без изменения его содержимого;
отнесение документов к различным папкам;
управление жизненным циклом документа: механизмы согласования, ознакомления и архивирования;
изменение статуса документа в процессе его жизненного цикла;
использование уведомлений для привлечения внимания сотрудников;
гибкое и удобное разграничение доступа к информации;
передача подготовленного и согласованного документа в систему "CompanyMedia-Делопроизводство" для окончательного визирования и регистрации.

На последующих этапах возможно подключение дополнительных модулей CompanyMedia для обеспечения процессов СМК. Например, у службы сервиса, благодаря модулю "CompanyMedia-Обращения граждан", входящему в CompanyMedia, появляется возможность контролировать запросы, поступающие в организацию по любым каналам (с сайта, по почте, телефону, факсу). CompanyMedia дает возможность классифицировать поступающие запросы, вести соответствующую статистику по тематике обращений, качеству и своевременности реакции на них. Корреспондент же может быть обеспечен доступом к информации о том, как работают с его обращением, какое решение по нему принято.

Аналогично может быть использован модуль "CompanyMedia-HelpDesk", который служит для аккумулирования заявок, относящихся ктехническим проблемам. Служба HelpDesk позволяет не просто регистрировать заявки, но и адресовать их специалистам, способным решить проблему наиболее качественно и в короткие сроки, строить и совершенствовать базу знаний по типовым проблемам и их решениям.

Рабочее место "CompanyMedia-Мобильный портал" позволяет руководителю, как бы далеко он ни находился от своего предприятия, отправлять с помощью КПК, смартфонов указания, которые в реальном масштабе времени будут достигать своего исполнителя. За ходом выполнения распоряжений руководство сможет также следить в удаленном режиме.

—-Известно, что российские предприятия страдают от несовершенства коммуникаций,— дополняет рассказ Вадима директор Центра маркетинга и продаж Ольга Таранченко.— Важные звенья системы управления нередко находятся в местах, где качество связи не позволяет создать коммуникационные центры. В CompanyMedia реализованы такие наши технологические разработки, которые позволяют гибко отображать логическую структуру управления, проецируя ее на реальную коммуникационную инфраструктуру территориально-распределенного предприятия. Система автоматически осуществляет обмен информацией по кратчайшему маршруту. Причем в каждой его точке передачу документов контролирует и передающая, и принимающая сторона. Этот механизм гораздо надежнее электронной почты.

В случае если предприятием взяты на вооружение современные информационные технологии класса ERP или CRM,— которые, как известно, не обладают развитыми средствами автоматизации документооборота как такового,— наше программное обеспечение может органично дополнить их. Или, напротив, если компания уделяла не слишком много внимания информационным технологиям, наши решения позволят ей сделать рывок как в развитии собственных компьютерных коммуникаций, так и в качестве управления бизнес-процессами.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.