Составление и оформление штатного расписания

Штатное расписание составляется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности сотрудников организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Также в штатном расписании проставляют их оклад и размер надбавок. Прежде чем перейти к правилам оформления штатного расписания, нужно найти ответ на следующие вопросы: кто готовит проект штатного расписания, и входит ли это в обязанности секретаря руководителя?

Ответ на вопрос о том, может ли секретарь руководителя готовить проект штатного расписания, должен дать "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37), содержащий квалификационные характеристики работников в соответствии с наименованиями должностей. Однако ни в одной квалификационной характеристике этот документ не упоминается.

На практике в организациях, где созданы отделы труда и заработной платы, экономические, плановые подразделения, работа по подготовке проекта штатного расписания обычно возлагалась на них. При отсутствии названных отделов штатное расписание готовил отдел кадров или бухгалтерия. Решение о том, какое структурное подразделение будет составлять этот документ, принимал руководитель организации.

Однако унифицированную форму Т-3 "Штатное расписание", в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. А это означает, что ответственность за составление этого документа несут названные должностные лица: кадровик - за структуру, штатный состав, штатную численность, бухгалтер - за тарифные ставки и надбавки.

На секретаря может быть возложено составление проекта штатного расписания лишь в том случае, если в его должностные обязанности включено ведение кадрового делопроизводства. Такая практика характерна для небольших организаций.

Штатное расписание является обязательным документом, который составляется в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности (п. 2. постанов­ления Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).

Форма Т-3 предписывает при подготовке проекта штатного расписания указывать:

• наименование организации (если данная организация подчиняется вышестоящей, ее наименование следует также указать);

• коды по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) и Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО);

• наименование вида документа "ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ";

• номер документа, т. е. порядковый номер его разработки (например, первое штатное расписание было введено в действие в 2001 г. На нем будет проставлен номер 1. А в штатном расписании 2007 г. - номер 7);

• дату составления, т. е. дату подписания штатного расписания руководителем кадровой службы и главным бухгалтером).

Текст штатного расписания имеет табличную форму, состоящую из десяти граф.

Графа структурные подразделения состоит из двух граф: в первой перечисляются наименования структурных подразделений организации: Управление делами, Отдел кадров, Бухгалтерия и т. д., а во второй - их код, который присваивается организацией. Как правило, это порядковый номер структурного подразделения.

Если это первые девять цифр, то перед каждой необходимо проставить 0: 01, 02, 03 и т. д. Наименования структурных подразделений, их расположение в штатном расписании нужны для разработки номенклатуры дел, а код структурного подразделения входит в состав индекса дела по номенклатуре.

В графе 3 указывают должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию), квалификацию.

Заполнение этой графы вызывает много споров, когда возникает вопрос о включении в штатное расписание должности, специальности, профессии. Основа спора - можно ли включать в штатное расписание должности произвольно, то есть те должности, которые не обозначены в законодательной базе РФ. Сторонники этой версии ссылаются на п. 3.1 "Инструкции по заполнению трудовых книжек", утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69, в которой сказано: "Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. (Имеются в виду записи в трудовую книжку работника - авт.) В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками". Данная цитата говорит о том, что в штатное расписание должности вносятся в соответствии с квалификационными справочниками лишь в том случае, когда работнику начисляется льготная пенсия, или начисление пенсии осуществля­ется в соответствии с федеральными законами, как государственным служащим. Остается открытым вопрос, как же быть со всеми остальными наименованиями?

В РФ должности, специальности, профессии должны соответст­вовать документам, которые приняты на государственном уровне.

Эти документы действуют и до сих пор:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) ОК-016-94, утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.97 № 367

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Мин­труда России от 21.08.98 № 37

• Общероссийский классификатор занятий ОК-010-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 298

В Российской Федерации также действуют документы, устанавливающие наименования должностей и профессий в отдельных отраслях, например: тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым профессиям рабочих утверждены постановлением Минтруда России от 19.11.92 № 31.

В некоторых негосударственных организациях, например, в ОАО "Газпром", действуют свои классификаторы, обладающие юридической силой, т. к. они утверждены на государственном уровне.

Названные документы должны лежать в основе наименований должностей и профессий рабочих, потому что каждое наименование имеет код по соответствующему классификатору. Код проставляется в форме Т-2 - "Личной карточке", заводимой на каждого сотрудника. Поэтому формируя штатное расписание нельзя забывать о его связи с трудовой книжкой и формой Т-2.

В графе 4 "Количество штатных единиц" указывают по каждой должности (профессии), проставленной в графе 3, количество штатных единиц, если они необходимы данной организации, хотя может быть проставлена только одна штатная единица. Тогда в 3 графе проставляют цифру 1.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, в соответствии с действующим законодательством РФ указывается в соответствующих долях, например, 0,25, 0,5, 0,75 и т. д.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6-8 "Надбавки, руб." показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

В графе 9 "Всего в месяц, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8)" проставляется сумма расходов в рублях в течение месяца. Показания графы 4 учитываются в том случае, когда количество штатных единиц по должности (профессии) превышает одну штатную единицу.

Обычно графы 5-9 заполняет бухгалтерия.

Графа 10 "Примечание" заполняется тогда, когда требуется внести какие-либо уточнения.

После заполнения всех граф штатного расписания в правом верхнем углу проставляют количество штатных единиц, отраженных в штатном расписании: Штат в количестве _ единиц.

Как было сказано выше, штатное расписание подписывает руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Нигде не разъясняется, кто подписывает штатное расписание в том случае, если ответственность за ведение делопроизводства в компании возложена на секретаря руководителя. На взгляд автора, в таких случаях подписывать этот документ может заместитель руководителя организации, курирующий работу с кадрами в организации.

После проставления подписей штатное расписание утверждает­ся распорядительным документом: приказом о введении штатного расписания в действие.

В указаниях по заполнению унифицированных форм ничего не сказано о необходимости визирования штатного расписания. Автор считает, что визировать его должны руководители структурных подразделений организации. В соответствии с существующими правилами визирования, визы проставляют на проекте документа до его подписания и утверждения. Визы могут быть проставлены на оборотной стороне последнего листа штатного расписания или на отдельном листе.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.