Главная Пресс - центр Статьи и интервьюСредства для совместной работы в СЭД

Средства для совместной работы в СЭД

16.01.2014

Каковы наиболее интересные и востребованные средства для совместной работы в СЭД?

Начальник общего отдела, г. Ижевск

Классическими средствами совместной работы в СЭД считаются сервис совместной подготовки документов – инструмент неформального взаимодействия людей в ходе работы над содержанием документа – и формальный сервис согласования.

Сервис совместной подготовки обеспечивает следующие основные возможности:

подготовку содержания документа с использованием механизмов Check-in/Check-out и режима последовательной или параллельной работы участников группы;
отнесение документов к различным рубрикам;
изменение статуса документа в процессе работы над ним;
использование уведомлений для привлечения внимания участников коллективной работы;
гибкое и удобное разграничение доступа для предотвращения случайной или умышленной модификации рабочих документов нежелательными лицами;
поддержку версий документа с возможностью быстро ознакомиться с любой из них;
создание замечаний к документу без изменения его содержимого;
хранение ссылок на связанные документы;
создание документов по шаблонам и образцам;
передачу подготовленного документа в специализированные модули СЭД для последующего формального визирования, утверждения и публикации (регистрации).

Сервис согласования обеспечивает последовательное, параллельное или комбинированное рассмотрение и визирование документов на основе шаблонов согласования для различных видов документов или с применением инструментария WorkFlow.

Наряду с классическими сегодня становятся популярными такие средства коллективной работы, как:

сервис мгновенных сообщений – обсуждения в синхронном или асинхронном режиме, связанные с любым объектом системы (документом, резолюцией, отчетом);
проектные площадки для сбора, управления и предоставления доступа к информации;
средства горизонтальных коммуникаций в ходе групповой работы над деловыми задачами/проектами.

Последние позволяют людям не только оперативно взаимодействовать в ходе работы над проектом, но и задействовать профессиональные социальные сети для решения каждодневных задач. Эти средства дают возможность присоединяться к экспертным сообществам в соответствии с потребностями, ролями и подходами к работе. Люди достигают целей, затрачивая меньше времени на поиск информации, задействуя экспертов организации. Повышается доступность экспертизы, что позволяет достигать оптимального результата.

Распределенная коллективная работа в СЭД

Наша компания – это крупная сеть территориально распределенных объектов. Можно ли с помощью СЭД организовать совещания таким образом, чтобы не являться на них?

Начальник службы ДОУ, Ростовская обл.

Каждое совещание имеет три фазы:

1. Фаза подготовки.
2. Фаза проведения и оформления результатов.
3. Фаза исполнения решений.

СЭД наиболее приспособлена для поддержки первой и третьей фаз. Если говорить о распределенной коллективной работе на подготовительной стадии, то здесь реализуется передача всех материалов и проектов документов совещания на стационарные или мобильные (на планшетных устройствах) рабочие места участников. После этого возможно коллективное обсуждение, корректировка и согласование повестки дня, проектов решений и пр. Система дает возможность уведомлять участников заседания обо всех изменениях, формировать поручения ответственным за подготовку документов по вопросам, рассылать приглашения участникам. По завершении совещания оформляются решения и формируются соответствующие распоряжения, которые фиксируются в СЭД и начинают свой жизненный цикл.

На фазе проведения совещания в распределенном режиме наиболее оптимально использование средств видеоконференцсвязи. При этом каждый участник имеет перед глазами на своем планшетном устройстве актуальные документы, которые могут правиться секретарем по ходу совещания и оперативно синхронизироваться с планшетными устройствами участников.

Автор: Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №1, 2014

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.