Сроки хранения документов: тенденции происходящих перемен

Задача усложняется, но шансы остаются

За последние годы в работе служб делопроизводства, кроме традиционных и привычных проблем, появился еще один повод для головной боли и беспокойства. Простая когда-то процедура по установлению сроков хранения документов все чаще превращается в творческий и очень запутанный процесс, одновременно возрастает цена ошибок.

Многие годы отечественные специалисты ДОУ проводили работу по установлению сроков хранения в очень комфортных, почти тепличных условиях. В стране существовала стабильная законодательная и нормативная база, которая не менялась десятилетиями; все (и документы в том числе) было государственное; состав и виды документов почти не изменялись; имелся перечень "на все случаи жизни"... На вопрос "Как в вашей организации устанавливаются сроки хранения документов?" у любого специалиста ДОУ был один и тот же ответ: с книжной полки или из ящика стола извлекался единый и обязательный для всех перечень документов с указанием сроков хранения, охватывавший все виды дел и документов - от бумаг ЦК КПСС до документации колхозов, кооперативов и профсоюзов. В общем, было скучно и неинтересно.

За 15 лет многое поменялось:

• возник частный сектор в экономике, живущий по своим законам;

• в результате административной реформы где-то "потерялась" единая государственная политика в области ДОУ;

• гораздо сложнее и запутаннее стала законодательная и нормативная база, которая, к тому же, постоянно изменяется;

• Россия стала частью мировой экономической системы.

Результатом всех этих преобразований явилось то, что установление сроков хранения документов постепенно превращается в работу для высококвалифицированных специалистов ДОУ, поскольку требует обширных теоретических и практических знаний (в том числе юридических), учета многочисленных факторов и умения принимать решения на основе анализа рисков.

Никакая коммерческая организация не будет хранить документы дольше, чем положено, только из-за того, что налоговая инспекция не успела к ней прийти с проверкой, тем более, что многие организации самостоятельно проводят не только внутренний аудит, но и приглашают аудиторские фирмы для независимых проверок. Документы таких проверок могут быть использованы в качестве подтверждения выполнения условия, зафиксированного в перечнях.

Электронные документы

Электронные документы, за редкими исключениями, не имеют пока в нашей стране юридической силы, но ситуация понемногу меняется. Появившиеся факты установления нормативными актами сроков хранения для электронных документов - сильный аргумент для сторонников "уравнивания в правах" электронных и бумажных документов.

При этом можно отметить следующие типичные ситуации:

• в нормативные документы достаточно часто включаются положения, что определенный документ должен вестись как в бумажном, так и электронном виде, но срок хранения при этом не устанавливается;

• в некоторых нормативных документах электронным документам устанавливаются сроки хранения;

• иногда вводятся нормы о хранении уже существующих бумажных документов и в электронном виде; при этом для электронных документов устанавливаются самостоятельные сроки хранения, отличные от сроков хранения бумажных документов.

В большинстве нормативных актов электронные документы рассматривается как вспомогательные, и в ряде случаев это специально оговаривается:

Однако уже сейчас существуют некоторые виды документов, которые ведутся только в электронном виде:

Данный пример еще более важен для сторонников электронных документов, ведь срок хранения информации установлен в 10 лет. Это означает, что неминуемо потребуется миграция электронных документов. Интересно, как все это можно будет осуществить на практике, не имея соответствующих законов, правил и методических рекомендаций?

Государство также разрабатывает требования по сохранению электронных документов, принадлежащих коммерческим структурам:

Здесь мы "идем впереди планеты всей". Европейские страны после долгой и продолжительной дискуссии с трудом договорились ввести в странах Евросоюза срок хранения такой информации от 6 месяцев до двух лет.

4.15. По окончании рабочего дня обменного пункта, при смене кассового работника обменного пункта, при изменении курсов иностранных валют и кросс-курсов, а также при смене календарной даты кассовый работник обменного пункта ... распечатывает текущий Реестр операций с наличной валютой и чеками, проставляет свою подпись на текущем Реестре операций с наличной валютой и чеками. Затем открывается новый Реестр операций с наличной валютой и чеками. Реестр операций с наличной валютой и чеками направляется в кассовые документы. Реестр операций с наличной валютой и чеками, оформленный по совершенным ... в течение рабочего дня операций с наличной валютой и чеками, хранится в электронном виде в уполномоченном банке (филиале уполномоченного банка) один год после даты закрытия этого Реестра операций с наличной валютой и чеками.

Последний абзац данной инструкции о хранении Реестра и в электронном виде был добавлен в нее Указанием ЦБ РФ № 1626-У от 7 октября 2005. Складывается интересная ситуация: реестр на бумажном носителе помещается в кассовые документы и хранится пять лет, а его электронному собрату ЦБ установил срок хранения в пять раз меньший. Здесь нарушен один из важных принципов современного управления документами, согласно которому документы на всех видах носителей должны управляться единообразно (см. стандарт ISO 15489).

Другое указание Центрального Банка предписывает кредитным организа­циям хранить на бумажных носителях всю отчетность, представленную в элек­тронном виде в ЦБ:

В данном случае, решая вопрос об обеспечении сохранности отчетности, ЦБ прибегнул к проверенному способу хранения документов.

Что делать, если срок хранения одних и тех же документов в различных нормативных актах различается?

Уже сейчас выявляются нормативные акты, устанавливающие для одинаковых документов разные сроки хранения, что, естественно, вызывает сложности.

В таких ситуациях специалисты архивного дела рекомендуют устанавливать срок хранения в своей организации по максимальному из требуемых сроков. Такой подход правомерен, особенно если нормативные акты имеют одинаковый статус.

В некоторых случаях основой для определения срока хранения становится тот законодательный или нормативный акт, который имеет в юридическом смысле больший "вес".