Учитывает ли СЭД особенности оргструктуры компании

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 12.2011

Мы задумались о внедрении системы электронного документооборота. Наша компания характеризуется достаточно сложной организационной структурой. Учитывает ли СЭД особенности оргструктуры? И если учитывает, то каким образом?

Начальник службы ДОУ, г. Екатеринбург

Антонина Букина, менеджер по работе с клиентами компании "ИнтерТраст": Да, безусловно, современные системы электронного документооборота в соответствии с требованиями рынка способны подстраиваться и под особенности оргструктуры предприятия.

Эту задачу решает, как правило, специальная настраиваемая база данных систем, отображающая организационную структуру компании. В разных СЭД она может носить разное название, но основная ее цель – хранение информации о штатной структуре организации с правами доступа сотрудников к работе в системе.

Эта база данных обычно содержит следующую информацию:

• о штатном расписании организации, включающем перечень структурных подразделений (центры, отделы и пр.), штатных единиц (например, "делопроизводитель", "секретарь", "руководитель отдела" и пр.);

• о функциональных ролях (наборе функций и обязанностей, возникающих у сотрудника, участвующего в определенном бизнес-процессе).

Во избежание путаницы стоит отметить, что "штатная единица" и "функциональная роль" не всегда являются тождественными понятиями.

Одна штатная единица может иметь несколько функциональных ролей (например, штатная единица "руководитель" может и готовить документы как исполнитель в рамках определенного бизнес-процесса, и согласовывать их как участник бизнес-процесса, и контролировать исполнение как руководитель процесса и пр.). Одна функциональная роль может выполняться несколькими штатными единицами (например, согласование документа может выполняться как штатной единицей "руководитель", так и штатной единицей "бухгалтер" и пр.).

В такой базе (назовем ее для простоты "Структура организации") содержится список всех сотрудников, работающих в компании (при этом сотрудник не обязательно может иметь рабочее место в системе электронного документооборота - например, если это "дворник" или "грузчик", но, тем не менее, это находит отражение в структуре организации), всех подразделений, указываются руководители и заместители каждого подразделения. Таким образом обеспечивается соответствие иерархической структуры, представленной в базе данных "Структура организации", структуре компании.

Помимо обычных данных (ФИО, должность) здесь дается краткое описание возможностей работы (функциональных ролей) разных категорий пользователей в системе электронного документооборота в зависимости от их должностных обязанностей.

Например, определяется возможность/невозможность выполнения сотрудником регистрации, редактирования документов разных подразделений или их чтения.

Вся эта информация может использоваться для автоматического заполнения реквизитных полей документа, управления доступом к документам, при назначении заданий и пр.

Например, при создании запроса на согласование в качестве ответственного пользователя можно указать персону из базы "Структура организации".

На заметку! В случае временного отсутствия этого пользователя задание автоматически переадресуется его заместителю.

Таким образом, одновременно учитывая особенности оргструктуры компании, "Структура организации" позволяет избавиться от привязки бизнес-процессов системы электронного документооборота к конкретному пользователю / группе пользователей, что делает реализацию деловых процессов независимой от человеческого фактора (например, исполнитель процесса может уволиться, уйти в долгосрочный отпуск и пр. – в таком случае при автоматическом определении замещающих работа не "застопорится"), т.е. позволяет СЭД быть гибкой в условиях текучести кадров на предприятии.

Заданная в системе электронного документооборота оргструктура предприятия не требует от пользователей системы знания имен сотрудников, занимающих те или иные должности (что особенно актуально для компаний с большим числом работников).

Например, достаточно знать, что документ нужно отправить на подпись начальнику отдела кадров – и система сама, опираясь на оргструктуру, определит адресата.

Современная СЭД способна отражать особенности даже довольно сложной оргструктуры компании: электронный документооборот с помощью системы можно организовать не только в рамках одной организации, но и в нескольких, входящих в холдинг и имеющих собственное название и оргструктуру.

Достигается это путем распределения отдельных для каждой входящей в холдинг компании баз данных "Структура организации" на разных серверах и прописывания в системе электронного документооборота связей между ними.

При этом какие-то функции системы электронного документооборота могут использоваться всеми входящими в холдинг оргструктурами, а какие-то – только некоторыми.

Например, регистрация входящей документации может выполняться в управлении делами одной организации и далее передаваться в другие организации, входящие в холдинг. Также централизованно может осуществляться контроль исполнения документов и пр.

Важно знать! "Структура организации" может однозначно отражать состав одной организации или нескольких организаций, входящих в холдинг. От этого в дальнейшем будет зависеть эффективность работы с системой: объем доступных отдельному сотруднику/отделу/организации информации и действий в рамках СЭД.

Таким образом, подытоживая все вышесказанное и отвечая на вопрос, можно с уверенностью сказать, что современные СЭД вполне способны учитывать особенности структуры организации путем настройки специальных базы данных – справочников системы.

Еще один важный момент: конфигурация и настройка системы электронного документооборота с учетом всех особенностей структуры организации обычно выполняется разработчиками СЭД совместно с представителями клиента. С этой целью консультантами разработчика проводится исследование существующей схемы организации документооборота и бизнес-процессов, осуществляется анкетирование представителей клиента. Полученные данные учитываются при настройке системы электронного документооборота, реинжиниринге бизнес-процессов (если он необходим), определении прав доступа сотрудников к документации и функционалу СЭД и пр.

В случае если требуется реализовать какие-то неординарные особенности оргструктуры компании, а сделать это с помощью настроек невозможно, что, правда, встречается довольно редко, возможна доработка системы.