Управление персоналом – путь к успеху

"Пушкин – это наше всё!"
Татьяна Толстая

Перефразируя эти известные слова, хотелось бы сказать: "Наш персонал – это наше всё". В том или ином виде эта фраза фигурирует в каждой статье, где есть слово "персонал" или "кадры". Довольный сотрудник – это капитал компании, недовольный сотрудник – это потерянные средства. В небольших фирмах персоналом обычно занимается бухгалтерия: ведёт карточки и начисляет зарплату, все сотрудники знают друг друга и результаты работы всем видны. В крупных компаниях для управления персоналом появляются целые отделы, включающие службы безопасности, кадровых служащих и HR-менеджеров. Эти отделы занимаются кадрами, начиная с подбора и проверки персонала и заканчивая планированием обучения и учётом рабочего времени. Этим отделам необходима отлаженная информационная система, сделанная под российскую специфику.

Компания "ИнтерТраст", девять лет успешно работающая на рынке информационных систем, предлагает систему "CompanyMedia–Управление персоналом" для решения всех указанных задач. CompanyMedia (а кроме "CompanyMedia-Управления Персоналом" у компании существует ещё около десятка систем под этой торговой маркой) обеспечивает безопасность, удобное рабочее пространство, гибкое средство доставки и распространения информации, а кроме того, возможность быстрой разработки собственных приложений.

"CompanyMedia-Управление персоналом" имеет сертификат ка-чества по системе МОЛСЕМ, что гарантирует заказчикам приобретение качественного продукта, соответствующего требованиям, установленным органами сертификации.

Поиск персонала и работа с кандидатами

"Скажи мне, что ты не умеешь делать, и я подумаю, кем тебя назначить"
Михаил Генин

Что делает руководитель отдела, когда чувствует, что ему не хватает рабочих рук? Договаривается с директором, составляет список требований, а потом звонит в кадровые агентства, спрашивает знакомых, размещает информацию на сайтах по подбору персонала. Одним словом, использует все доступные средства. И конечно же, на него сразу начинает валиться огромное число резюме: они громоздятся в почтовом ящике, папка с факсами растёт… Какие-то резюме можно выкинуть сразу – не подходят, какие-то для данной вакансии не годятся, но через месяц он планирует поговорить с генеральным насчёт аналитика, и вот тогда эти три кандидата могут пригодиться – только бы не потерять их до того… В конце концов руководитель отбирает десяток человек, с которыми он хотел бы провести собеседование. Допустим, поговорив со всеми, он принимает решение, что брать необходимо третьего кандидата – звонит ему, а тот уже нашёл работу. Ах, какая досада. Тогда кто из оставшихся? Кажется, один из них говорил, что отлично владеет шведским – а тут как раз проект со шведами намечается - вот только кто – первый или шестой? Жаль, записей о собеседовании не сохранилось. И отчет службы безопасности по каждому претенденту тоже есть, только в бумагах затерялся…

Как в таком случае может помочь система управления персоналом? А вот как.

Руководитель (или менеджер по подбору персонала) заполняет заявку со списком требований для вакантной штатной единицы и нажимает кнопку: "Отправить заявку в Headhunter.ru". Сотрудник кадрового агентства Headhunter.ru размещает заявку на сайте и занимает первичным разбором резюме, в результате которого руководитель автоматически получает их полную подборку в системе. Он может добавить туда те резюме, что он получил по электронной почте, и отсканировать принятые по факсу. Руководитель может "отложить" на будущее некоторые резюме и спланировать собеседования по остальным. Приходя на собеседование, соискатель обычно приносит с собой дополнительные документы – их также можно прикрепить к его карточке кандидата. Отчет о собеседовании руководитель заносит в систему. Вся информация в одном месте – а значит, с ней проще работать. А когда данных в системе станет больше – можно будет вообще не прибегать к помощи кадровых агентств, пользуясь собственным ресурсами.

Итак, кандидат выбран, осталось нажать на кнопку, выполнить назначение на должность – и вся информация, которая была заполнена в его карточке кандидата, а также любая дополнительная информация по этому кандидату автоматически перенесётся в личную карточку, которую можно сразу же распечатать.

Управление персоналом

"Кроме того, нужно ещё учитывать выходные дни, два погребения бабушки на человека в год…"
Терри Пратчетт, "К оружию! К оружию!"

Сотрудник принят на работу и приступил к исполнению своих обязанностей. Система "CompanyMedia-Управление персоналом" уведомит всех о приходе нового сотрудника, а его телефон и адрес (если эта информация находится в общем доступе) появятся в корпоративной адресной книге. Кстати, адресная книга – это яркий пример разделения прав доступа к данным. Менеджеру по кадрам доступна вся информация, в том числе и финансовая, руководитель отдела видит только своих подчинённых, директора предприятий имеют перед глазами данные о работниках только своего предприятия, а руководство холдинга – всю картину, в то время как рядовой пользователь получает доступ лишь к адресам и телефонам своих коллег.

Система обязательно уведомит кадровика об окончании испытательного срока либо об истечении срока трудового договора. Кроме того, если в компании принято поздравлять своих сотрудников, ответственному менеджеру будут приходить напоминания об их днях рождения.

В системе есть два типа рабочих мест: "полнофункциональное", которое устанавливается в отделе кадров, и "облегчённое", которое ставится у руководителей отделов или ответственных исполнителей. Через "облегчённые" рабочие места сотрудники могут формировать заявки на отпуска, обучение, предоставлению и фиксацию отгулов. Такая система лицензирования во-первых, снижает стоимость системы, а во-вторых, упрощает жизнь HR-менеджерам. Предположим, что сотрудник написал заявку на отпуск, руководитель заявку одобрил, а кадровый отдел утвердил. При начислении отпускных (а также при оплате больничных) система автоматически производит расчёт общего стажа. Сотрудник получает уведомление и в назначенный срок уходит в отпуск. Кто в этот период будет выполнять его обязанности? Система даёт возможность назначить другого сотрудника замещающим, с автоматическим присвоением ему необходимых прав доступа на указанное время. Замещающего можно также назначить в случае командировки или болезни сотрудника. История заявок ведётся в личной карточке каждого сотрудника, что позволяет автоматизировать учёт рабочего времени, при этом табель рабочего времени доступен руководителю через "облегчённое" рабочее место.

Если сотрудник переходит в другую организацию внутри холдинга, его личная карточка и права доступа полностью сохраняются. То же происходит при реструктуризации предприятия.

Оценка и аттестация персонала

"Один ум хорошо, а два не положено по штатному расписанию"
Анатолий Рас

Традиционные функции кадровых систем - ведение учетных карточек, подготовка списков и отчётов, создание приказов – уже не удовлетворяют корпоративных пользователей. Крупные компании нуждаются в системах, которые способны не только учитывать кадровые ресурсы, но и управлять перемещением сотрудников, планировать их карьерный рост, оценивать лояльность и перспективность, моделировать условия материальной и нематериальной мотивации персонала.

Аттестация позволяет определить эффективность деятельности сотрудников и качество персонала, соответствие занимаемой должности. Оценка проводится по компетенциям сотрудников (коммуникабельность, отношение к работе и т.д.) и по выполнению заданий. На основе полученных данных можно принимать какие-то управленческие решения: например, планировать обучение сотрудников. Кроме того, данная информация будет весьма полезна менеджерам, которые подбирают персонал для новых проектов. А значит, специалист заинтересован в том, чтобы его "профессиональная история" была безупречной.

Необходимо ещё раз подчеркнуть, что система "CompanyMedia-Управление персоналом" создана в полном соответствии с трудовым законодательством и позволяет работать не только с отдельными предприятиями, но и с холдингами. Вместе с системой поставляется набор отчётов, полностью соответствующий унифицированным формам отчётности, а также инструмент для создания произвольных отчетов и форм документов. Кроме того, система интегрирована с блоком "Организационно-распорядительные документы". Это даёт возможность готовить, согласовывать и регистрировать приказы и распоряжения руководства. Система интегрируется с бухгалтерскими системами, например "1С", и с любыми реляционным базами данных, что позволяет производить закачку данных о сотрудниках и организационной структуре на этапе внедрения системы, и выгружать информацию, необходимую для расчёта зарплаты. Система "CompanyMedia-Управление персоналом" - это инструмент, который позволяет всегда иметь под рукой оперативную информацию по кадровому составу. Грамотное управление персоналом – залог успеха, и наша задача – помочь вам в этом.

"CompanyMedia-Управление персоналом" в АФК "Система"

"Поскольку для корпорации масштаба АФК "Система" эффективность работы – вопрос выживания, мы постоянно стремимся к тому, чтобы организация была эффективной и управляемой, – говорит Президент АФК "Система" Евгений Новицкий. - Сложившийся коллектив "Системы" можно отнести к нашим успехам не в меньшей степени, чем финансовые показатели. В условиях конкуренции вперед выходит лучшая команда".

Система "CompanyMedia-Управление персоналом", разработанная компанией "ИнтерТраст", была внедрена в АФК "Система" за один месяц. Поскольку ранее Управление по работе с персоналом использовало другую кадровую систему, специалисты АФК "Система" осуществили импорт кадровых данных в систему "CompanyMedia-Управление персоналом" и реализовали процедуру периодической загрузки данных из новой системы в корпоративную бухгалтерскую систему.

Ранее система "CompanyMedia-Управление персоналом" была апробирована в других компаниях, входящих в холдинг АФК "Система". В 1999 году в компании ЗАО "МТУ-Информ" начала использовать системы "CompanyMedia-Делопроизводство" и "CompanyMedia-Управление персоналом", а в 2001 году эта система была внедрена в "Торговом Доме Детский мир". Быстрота осуществления проекта была предопределена энергичной позицией недавно образованного Департамента ИТ АФК "Система". Команда проекта, в которую вошли специалисты двух компаний, в кратчайший сроки внедрила бизнес-приложение.

Информация о компании АФК "Система"

Акционерная финансовая корпорация "Система" - один из крупнейших в России многоотраслевых холдингов. Основан в 1993 году. Совет директоров АФК "Система" с 1993 года возглавляет В.П.Евтушенков, президентом с 1995 года является Е.Г.Новицкий. В настоящее время в собственности и активном управлении АФК "Система" находится диверсифицированный портфель инвестиций в предприятия ряда отраслей: телекоммуникации (МТС, МГТС, МТУ-Информ, Телмос, Голден Лайн, Комстар и др.), высокие технологии (НИИМЭ и завод "Микрон", Воронежский завод полупроводниковых приборов "Микрон", НИИ точного машиностроения, заводы "Элион", "Элакс", "Ситроникс" и др), страхование (РОСНО), финансы и ценные бумаги (АКБ "МБРР"), а также недвижимость ("Система-Галс"), туризм ("Интурист"), розничная торговля (Торговый Дом "Детский Мир") и другие.