Внутренние документы (регуляторы документационного обеспечения управления)

Уравленческие процессы и их документационное обеспечение в любой организации требуют обязательного регулирования. Регуляторами выступают, прежде всего, нормы законодательных и иных правовых актов, принимаемых компетентными государственными органами. В соответствии с ними действуют нормативно-методические документы общегосударственного (межотраслевого) действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы, в том числе с документной информацией.

Однако наряду с этим важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Кроме того, очень важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления.

Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры.

Являясь локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками.

В состав организационных документов входят учредительные документы, в частности:

• устав;

• положения (об организации, о структурном подразделении, о коллегиальном органе, об определенной сфере деятельности);

• инструкции (должностные инструкции, инструкции по отдельным видам деятельности);

• ряд других видов документов.

Документационное обеспечение является основной обеспечивающей функцией управления. От того, как оно организовано, во многом зависит эффективность управленческой деятельности. В свою очередь, порядок работы с документами в конкретной организации напрямую связан с организацией управления и зависит от структуры аппарата управления, компетенции и функций органов управления, структурных подразделений и т. д. Поэтому в состав нормативной и методической базы документационного обеспечения управления относят и те локальные акты, которые регулируют организацию управленческой деятельности конкретной фирмы, учреждения.

В их числе, прежде всего, следует назвать устав, положения о структурных подразделениях или внутренних органах управления и должностные инструкции.

Устав

Основным локальным нормативным актом является устав - свод правил, регулирующих деятельность учреждений, организаций, их взаимоотношения с другими учреждениями, организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере управления, хозяйственной и иной деятельности.

Нормы устава обязательны для исполнения органами управления, структурными подразделениями и работниками организации. Все остальные внутренние нормативные (организационные) документы должны ему соответствовать. На основании устава действуют юридические лица (учреждения, организации и предприятия) различных форм собственности и организационно-правовых форм. В их числе государственные и муниципальные предприятия, хозяйственные товарищества и общества, некоммерческие организации (фонды, ассоциации и др.).

Требования к уставам организаций и предприятий, различных организационно-правовых форм закрепляются соответствующими законодательными актами, например Федеральными законами от 14.11.2002 № 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях", от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах", от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и др. Они определяют состав информации, входящей в содержание документов, и порядок удостоверения уставов.

Устав унитарного предприятия в соответствии с Федеральным законом "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" должен содержать:

• полное и сокращенное фирменные наименования унитарного предприятия;

• указание на место нахождения унитарного предприятия;

• цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия;

• сведения об органе или органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия;

• наименование управляющего органа унитарного предприятия (руководитель, директор, генеральный директор);

• порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения, изменения и прекращения с ним трудового договора в соответствии с трудовым законодательством и иными содержащими нормы трудового права нормативными правовыми актами;

• перечень фондов, создаваемых унитарным предприятием, размеры порядок формирования и использования этих фондов;

• иные положения, предусмотренные настоящим Федеральным законом и иными федеральными законами.

Федеральный закон "Об акционерных обществах" установил перечень обязательных сведений, которые должны содержаться в уставах всех типов акционерных обществ на территории РФ. К их числу относятся:

• полное и сокращенное фирменные наименования общества;

• место нахождения общества;

• тип общества (открытое или закрытое);

• количество, номинальная стоимость, категории (обыкновенные привилегированные) акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;

• права акционеров - владельцев акций каждой категории (типа);

• размер уставного капитала общества;

• структура и компетенции органов управления общества и порядок принятия ими решений;

• порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;

• сведения о филиалах и представительствах общества;

• иные положения, предусмотренные настоящим Федеральным законом и иными федеральными законами.

Как видим, содержание уставов различается. Однако очевидно, что значительная часть информации касается вопросов внутреннего управления на соответствующих предприятиях и в организациях, а значит, определяет и порядок документирования различных управленческих ситуаций.

Единых государственных требований к форме устава как вида документа и к структуре его текста не установлено.

Форма устава государственного предприятия входит в состав форм, включенных в Унифицированную систему организационно - распорядительной документации (УСОРД). В ней представлена структура текста, состоящая из определенных разделов, а также отмечены места для проставления удостоверяющих реквизитов.

Кроме того, приказом Минэкономразвития России от 25.08.2005 № 205 утвержден "Примерный устав федерального государственного унитарного предприятия, основанного на праве хозяйственного ведения" На основе этих документов конкретные унитарные предприятия разрабатывают свои уставы.

Форма устава негосударственной коммерческой организации современным российским законодательством не регламентируется. До недавнего времени в РФ действовал Типовой устав акционерного общества открытого типа (АООТ), утвержденный Указом Президента РФ от 01.07.1992 № 721.

В Типовой устав были включены следующие разделы:

• наименование и местонахождение Общества;
• юридический статус Общества;
• цели и предмет деятельности Общества;
• уставный капитал;
• права и обязанности акционеров;
• собрание акционеров;
• совет директоров и Правление;
• заседание Совета директоров;
• компетенция Совета директоров;
• генеральный директор и Правление;
• учет и отчетность Общества;
• ревизионная комиссия;
• ликвидация и реорганизация Общества.

В 2003 г. указ был отменен, а это означает, что типовая форма устава акционерного общества не используется как обязательная, но может служить основой для разработки конкретными акционерными обществами своих уставов. Кроме того, практика деятельности негосударственных организаций выработала определенные подходы к составлению и оформлению этого документа.

Оформление устава

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет титульный лист. На титульном листе помещается название вида документа - УСТАВ и наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы. Далее указывают место составления (например, Москва) и год. В правом верхнем углу титульного листа помещают гриф утверждения устава.

Уставы государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий утверждаются вышестоящими органами государственного управления и органами местного самоуправления. Уставы негосударственных организаций должны быть утверждены учредителями или участниками товариществ и обществ.

Текст устава состоит из разделов, которые имеют заголовки и нумеруются арабскими цифрами.

Организации определяют сами, какие разделы и в каком количестве включать в документ. Важно, чтобы в уставе содержалась вся необходимая для организации и деятельности общества информация и чтобы она не противоречила современному законодательству.

Общие требования к оформлению положений

Значительная роль в регламентации управленческой деятельность принадлежит и такому организационному документу, как положение.

Нужно иметь в виду, что положения - полифункциональные нормативные акты. Они могут регламентировать деятельность организации (представительства, филиала) в целом, имея в этом случае значение устава, а также структурного подразделения или комиссии (Положение об управлении делами или Положение об экспертной комиссии). Такие положения определяют порядок образования, статус, компетенцию права, обязанности и организацию работы определенной структуры.

Положения могут быть типовыми, примерными или индивидуальными. Например, Типовое положение об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) РФ. Как следует из названия, является типовым документом для всех высших учебных заведений РФ. Примером индивидуального положения является Положение о Министерстве экономического развития и торговли РФ, разработанное только для Минэкономразвития России.

Нужно отметить, что если для определенных видов учреждений, организаций и предприятий разработаны типовые или примерные положения, индивидуальные разрабатываются на их основе.

Положение об организации

Положение об организации - это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Положение также является правовой основой организации и деятельности ее представительств и филиалов. Документ определяет статус организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В структуре таких положений обычно в отдельный раздел выделяются контроль, проверка и ревизия деятельности.

Положения об организациях входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), поэтому формуляр документа унифицирован.

При его оформлении обязательно указывается:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации, для которой разработано положение;

• вид документа;

• дата и номер документа;

• место составления или издания документа;

• гриф утверждения;

• заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "о чем?".

Положение подлежит утверждению в вышестоящей организации (возможно, специально изданным документом, например, приказом).

Такого оформления и удостоверения придерживаются и при разработке положений о филиалах и представительствах негосударственных компаний. Роль вышестоящей организации играет в данном случае головная компания (ее наименование указывают на документе). Кроме того, головная компания утверждает Положение о представительстве (филиале).

В соответствии с УСОРД в унифицированную структуру текста положения об организации включаются следующие разделы:

• общие положения;

• основные задачи;

• функции;

• права и обязанности;

• руководство;

• взаимоотношения;

• связи;

• имущество и средства;

• контроль, проверка и ревизия деятельности;

• реорганизация и ликвидация.

Такая структура текста вполне применима для положений о представительствах (филиалах) компаний. Однако нужно учитывать, что они, по сути, являются обособленными подразделениями компаний, поэтому в положении должны четко прописываться правовые основы их взаимодействия с головными компаниями.

Текст положения излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки для удобства чтения и пользования текстом.

В практике деятельности организаций, имеющих внутренние органы управления и сложную организационную структуру, важнейшим регулятором внутренней управленческой деятельности являются положения, предназначенные для закрепления и разграничения функций каждого органа управления и структурного подразделения. Такие положения разрабатываются как в государственных организациях, так и в организациях негосударственной формы собственности.