Внутренние документы – регуляторы документационного обеспечения управления

Локальные нормативные акты составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения как органами управления, так и работниками. О таких документах, как устав и положения (об организации, структурном подразделении, коллегиальном органе и определенной сфере деятельности), должностная инструкция, вы уже знаете. В этой статье мы расскажем вам об инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству

Основным нормативным актом, который регламентирует технологию работы с документами и закрепляет единый порядок документирования и работы с документами в организациях, является инструкция по делопроизводству. Ее назначением является регламентация всех действий и операций с документами на протяжении их жизненного цикла в конкретной организации.

Установленные инструкцией правила являются обязательными не только для работников службы ДОУ, но и для всех специалистов, работающих с документацией. Поэтому ее размножают в нужном количестве экземпляров, чтобы каждый сотрудник в случае необходимости мог ознакомиться с правилами составления, оформления документов и т. п.

Текст инструкции по делопроизводству, как и других организационных документов, состоит из пронумерованных разделов, имеющих заголовки для удобства пользования содержащейся в ней информацией.

В структуру текста включают раздел "Общие положения" и тематические разделы.

В разделе "Общие положения" устанавливаются: сфера распространения инструкции, ее назначение, ответственность за несоблюдение норм документационного обеспечения управления. Кроме того, должно быть определено подразделение (или работники), которое отвечает за делопроизводство в организации в целом и в ее структурных подразделениях. Важной составляющей данного блока информации являются государственные нормативные акты и методические документы межотраслевого или отраслевого действия, на которых основаны нормы и правила конкретной инструкции по делопроизводству.

Любая инструкция, в том числе и инструкция по делопроизводству, является документом длительного действия. Поэтому в разделе "Общие положения" оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ранее действующего документа введением в действие нового.

Тематические разделы составляют правила, которые охватывают всю последовательность работы с документами. Можно выделить три основные части содержания инструкции.

Первая часть – это документирование управленческой деятельности организации. В нее включаются: вопросы, связанные с составом управленческой документации; общие правила подготовки и оформления документов, включая правила оформления реквизитов документов; правила подготовки и оформления отдельных видов документов, их размножения, оформления и заверения копий; порядок изготовления, использования и хранения бланков, печатей и штампов.

Вторую часть текста инструкции составляют разделы, посвященные организации документооборота. В это понятие входит следующее: вопросы, касающиеся приема, обработки и распределения поступившей документации, а также отправки исходящих документов; перемещение документов внутри организации; определение основных инстанций движения документов и правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов на каждом этапе; правила обработки документов, поступающих (или отправляемых) по электронным или факсимильным каналам связи; порядок учета общего объема документооборота, а в случае необходимости – и объема документооборота отдельных структурных подразделений.

Отдельными разделами закрепляются правила регистрации документов, порядок ведения справочной работы и контроля исполнения документов. Другими словами, инструкцией по делопроизводству должен быть определен детальный порядок обработки документов при их движении с момента создания или получения до окончания исполнения или отправки из организации.

Важнейшим направлением деятельности по документационному обслуживанию является организация оперативного хранения документов, законченных делопроизводством, и их подготовка к передаче на дальнейшее архивное хранение. Порядок проведения такой работы закрепляется в третьей части инструкции по делопроизводству.

В соответствующих разделах устанавливаются правила формирования в дела отдельных категорий документов; порядок разработки и использования номенклатуры дел, систематизации и индексации дел; правила хранения документов в службе ДОУ и структурных подразделениях.

Отдельными разделами закрепляются вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов для установления сроков их хранения, отбора для уничтожения или передачи на дальнейшее хранение; устанавливаются требования к составлению описей дел, подготовке и оформлению самих передаваемых дел.

Важное практическое значение имеют приложения к инструкции.

В их состав включают:

• необходимые справочные материалы;

• образцы бланков и оттисков печатей, штампов;

• образцы заполнения форм документов, оформления видов документов, применяемых в управленческой деятельности конкретной организации;

• перечни документов, требующих утверждения или проставления оттисков печатей и т. д.

Каждая организация может формировать свой состав тематических разделов.

Так, например, если в организацию поступает значительное количество обращений граждан, она может включить в свою инструкцию соответствующий раздел.

Инструкцию по делопроизводству подписывает руководитель службы ДОУ, которая ее разрабатывает. Являясь локальным нормативным актом, инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том, и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения со ссылкой на должность и дату утверждения или на распорядительный документ, его дату и номер. О регламентах и других видах внутренних организационных документов: положениях, устанавливающих порядок и правила формирования дел, разработки номенклатуры дел, проведения экспертизы ценности, определения сроков хранения документов и передачи их на хранение в архив организации, – читайте в следующем номере журнала.