Возьмите управление проектами в свои руки

Вам доводилось внезапно узнавать, что проект, который должен был закончиться в этом месяце, на самом деле ещё только начался? Вам приходилось вести несколько проектов одновременно? Значит, Вам пора задуматься о системе управления проектами.

Информация, ведущая к обязательному изменению проекта, поступит к автору этого проекта тогда и только тогда, когда чертежи уже выполнены.
Первый закон корректировки

В любой организации можно выделить по крайней мере три уровня, на которых идёт управление проектами. Это уровень высшего руководства, уровень стратегического планирования и уровень исполнения.

На уровне высшего руководства происходит определение целей и задач компании, принимается решение о финансировании и оценивается приоритетность проектов. На этом уровне нужен инструмент для постановки глобальных задач и контроля за их реализацией.

На стратегическом уровне, который составляют кураторы проекта, ведётся координация всех необходимых действий: детальное планирование работ, назначение исполнителей и постоянный контроль хода исполнения. Таким специалистам требуются удобные средства для детального планирования, учёта ресурсов и подготовки отчетов для руководства.

На уровне исполнения находятся менеджеры, руководители служб и ответственные исполнители. Их требования к системе: лёгкое обучение работе с ней, понятный, простой и наглядный интерфейс.

Компания "ИнтерТраст", девять лет работающая на рынке информационных систем, разработала систему "CompanyMedia–Управление проектами и договорами", которая отвечает всем вышеперечисленным требованиям. Важным моментом является выбор платформы для построения системы. Все наши разработки базируются на технологии Lotus Notes/Domino, не является исключением и система "CompanyMedia–Управление проектами и договорами". Почему мы выбрали именно эту платформу? Lotus Notes/Domino является идеальной коммуникационной инфраструктурой, объединяющей почтовую среду клиент/сервер, инструменты быстрой разработки приложений, а также удобные средства доступа и распространения информации.

Рассмотрим развитие взаимоотношений с контрагентом – от первого контакта до работ по проекту.

Первые контакты

- Чего они хотят?
- "Ку" они хотят.
"Кин-дза-дза"

Обычно сотрудничество компании с контрагентом длится не один год и работают с ним несколько менеджеров. Люди есть люди – им свойственно иногда забывать о встречах, уходить в отпуск, менять место работы и так далее. Однако, информацию о клиентах, а это самое ценное, что есть у компании, необходимо где-то хранить. В системе управления проектами и договорами для этой задачи предусмотрен специальный модуль, который называется "CompanyMedia-Клиенты и контакты". В этом модуле хранятся: история взаимоотношений с организацией: от первого контакта до текста заключенного договора (переписка, информация о встречах, переговорах); её интересы, согласно которым её можно включить в тематическую рассылку; контактные лица этой организации; другая необходимая информация.

Этот модуль можно рассматривать с двух точек зрения: как общекорпоративную базу знаний и как отражение актуального состояния отношений с контрагентом. Представьте себе ситуацию: увольняется менеджер, который отвечал за работу с десятью клиентами, и его обязанности переходят к другим сотрудникам. Конечно, передавая дела, он упомянул о состоянии отношений, но наверняка забыл какие-то нюансы – размер скидок, мобильные телефоны контактных лиц и так далее. Человек уйдёт, а информация потеряется, если только она не была занесена в общекорпоративную базу знаний. Та же ситуация, когда клиент вновь появляется после долгого перерыва. В этом случае, база знаний по работе с контрагентами просто незаменима.

Возьмём другой пример: Ваш менеджер направляет коммерческое предложение одному из клиентов, а на следующий день уезжает на встречу. Клиент звонит Вам и предлагает обговорить детали для окончательного согласования и заключения договора. Знакомая ситуация? Конечно, можно сослаться на неосведомлённость и дождаться возвращения Вашего сотрудника со встречи. Однако Вы потеряете время. А время в бизнесе – это деньги. Если вся переписка с контрагентом хранится в одной базе, а не раскидана по личным почтовым ящикам сотрудников, – она всегда под рукой, и Вы можете, не кладя телефонную трубку, тут же ответить клиенту на все вопросы.

В связи с улучшением каналов связи и широким распространением Интернета примерно 50% всего общения приходится в наши дни на электронные письма и факсы. Модуль "CompanyMedia-Клиенты и контакты" позволяет не только фиксировать факт отправки и текст письма, но и создавать электронные письма по шаблонам и рассылать их точно так же, как из Вашего личного почтового ящика. При наличии факс-сервера, аналогично можно отправлять и факсы. Это позволяет легко организовать рассылки для группы клиентов со сходными интересами.

Переписка бывает деловая, а бывает официальная. Предусмотрена возможность интеграции модуля "CompanyMedia-Клиенты и контакты" с системой "CompanyMedia–Делопроизводство": официальные документы могут быть перенесены в клиентную базу нажатием одной кнопки. Менеджер переносит те документы, которые считает важными для отражения истории взаимоотношений с организацией.

Кроме того, модуль "CompanyMedia-Клиенты и контакты" уведомит Вас о запланированных встречах и переговорах, которые Вам необходимо провести, о днях рождения контактных лиц, с которыми Вы общаетесь.

Планирование

Мост уже запланирован, теперь планируют реку.
Хенрик Ягодзиньский

Ну вот, договор заключен, необходимо спланировать работы по нему. Как правило, наиболее важные требования, которые рассматриваются при выборе системы, это: пользовательский интерфейс; правление данными; механизм планирования; беспечение совместной работы.

Очень многие используют для планирования такой продукт как Microsoft Project. Продукт, несомненно, удобный, однако есть у него один недостаток – он рассчитан на локальную работу. Одновременно над планированием проекта может работать только один человек. Если проект небольшой – это вполне посильная задача, однако, если проект затрагивает несколько отделов, логично было бы предоставить планирование работ, относящихся к конкретному отделу его руководителю.

Вообще говоря, проекты ориентированы на достижение цели, что имеет огромный внутренний смысл. Прежде всего, это предполагает, что важной чертой управления проектами является точное определение и формирование целей, начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач. Система "CompanyMedia–Управление проектами и договорами" позволяет руководителю разбить проект на этапы и поручить планирование отдельных этапов другим сотрудникам. При этом руководитель проекта продолжает видеть всю картину и может в любой момент экспортировать проект в Microsoft Project, распечатать и представить руководству.

Исходя из коммерческого предложения и предыдущего опыта руководитель проекта может оценить его стоимость. Для любого проекта очень важным показателем является его рентабельность, а значит, необходимо учитывать фактические затраты исполнителей. В системе "CompanyMedia–Управление проектами и договорами" есть модуль "CompanyMedia–TimeSheet" (учёт рабочего времени), предназначенный для сотрудников, которые непосредственно занимаются реализацией проекта. Этот модуль позволяет осуществлять финансовый контроль и контроль бюджета проекта. Исполнители фиксируют время, затраченное на проект ("списывают часы"), а в системе автоматически создаётся отчёт об исполнении. Исходя из ставок специалистов и затраченного на проект времени рассчитывается фактический бюджет, что даёт руководителю удобный инструмент для оценки рентабельности проекта.

Кроме того, в системе ведётся контроль фактической загрузки служб и отдельных сотрудников, и Вы не сможете взять сотрудника в свой проект, если он уже полностью занят работами по другим. В этом случае, Вам необходимо будет разместить заявку его непосредственному руководителю и согласовать перераспределение нагрузки.

Использование этой системы позволит Вам правильно распределять нагрузки среди сотрудников и повысит эффективность управления проектами.