Все по правилам

Минюст разработал Правила нотариального делопроизводства.

На сайте Министерства юстиции РФ опубликован проект Правил нотариального делопроизводства, которые регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

При этом Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

ПРАВИЛА нотариального делопроизводства

I. Общие положения

1. Настоящие Правила, разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, № 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 50, ст. 4855; 2004, № 27, ст. 2711; № 35, ст. 3607; № 45, ст. 4377; 2005, № 27, ст. 2717; 2006, № 27, ст. 2881; 2007, № 1, ст. 21; № 27, ст. 3213; № 41, ст. 4845; № 43, ст. 5084; 2008, № 52, ст. 6236; 2009, № 1, ст. 14), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.

Правила нотариального делопроизводства регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Правила нотариального делопроизводства не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющимся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 4, ст. 445) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории. В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики, делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях. Для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности могут создаваться, обрабатываться и храниться в базах данных электронные копии документов, регистрационно-контрольные и учетные формы, а также передаваться и приниматься электронные сообщения, не имеющие юридической силы, если это не противоречит положениям Основ законодательства Российской Федерации о нотариате и иных нормативных правовых актов в данной сфере.

3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, организацию хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также за сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение несут:

• нотариус, занимающийся частной практикой;

• в государственной нотариальной конторе – один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации.

4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе возложить ведение делопроизводства на одного из своих работников. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации на одного из работников, не являющегося нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, ответственность за организацию и ведение нотариального делопроизводства несут нотариусы, указанные в пункте 3 настоящих Правил.

Работникам как частнопрактикующего нотариуса, так и государственной нотариальной конторы при приеме на работу разъясняются положения статьи 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате о запрете разглашения сведений или оглашения документов, имеющих отношение к совершению нотариальных действий.

5. Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации.

Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, осуществляют территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации совместно с нотариальными палатами в порядке, установленном разделом XII настоящих Правил. Проверка исполнения правил нотариального делопроизводства проводится один раз в четыре года.

II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности). Организационно-распорядительные документы

6. В процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении), нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, непосредственно связанные с совершением нотариального действия, но не касающиеся документального оформления этого действия:

• постановление нотариуса (кроме постановлений, связанных в соответствии с действующим законодательством с документальным оформлением нотариального действия: постановление о выдаче денежных средств на похороны наследодателя (статья 1174 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 49, ст. 4552; 2004, № 49, ст. 4855; 2006, № 23, ст. 2380; № 52, ст. 5497; 2007, № 1, ст. 21; № 49, ст. 6042; 2008, № 18, ст. 1939; № 27, ст. 3123) (далее - Кодекс), постановление об аннулировании ранее выданного свидетельства о праве на наследство (статья 1155 Кодекса);

• распоряжение нотариуса;

• поручение нотариуса;

• запрос нотариуса об истребовании сведений и документов.

7. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:

• наименование нотариального округа или наименование государственной нотариальной конторы;

• фамилия, инициалы, должность нотариуса;

• дата и номер приказа о назначении на должность нотариуса;

• наименование вида документа (постановление, распоряжение и т.д.);

• дата документа;

• регистрационный номер;

• место составления документа;

• заголовок к тексту (постановление об отказе в совершении нотариального действия и т.д.);

• текст документа;

• подпись нотариуса;

• оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

8. Текст организационно-распорядительного документа нотариуса может подразделяться на вводную (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.

9. Организационно-распорядительные документы (в том числе постановления и распоряжения) регистрируются в журнале организационно-распорядительных документов (форма № 1, приложение № 1).

10. Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.

11. Порядок подготовки и оформления документов, создаваемых нотариусом и связанных с документальным оформлением нотариальных действий, регламентируется порядком совершения нотариальных действий.