Главная Пресс - центр Статьи и интервьюВторая жизнь проекта

Вторая жизнь проекта

28.05.2011

Автор: Игорь Костылев
Источник: журнал "IT Manager"
Дата публикации: 05.2011

Проект внедрения системы электронного документооборота в "Связь-Банке" стартовал еще в "докризисный" 2007 г. Проведенный компанией Ernst & Young аудит выявил неэффективность существовавших тогда процессов работы с документами, по результатам были даны рекомендации по ее переводу в электронный вид.

Для решения поставленных задач "Связь-Банк" выбрал СЭД CompanyMedia, разработанную ЗАО "ИнтерТраст". Эта система базируется на платформе Lotus Domino/Notes, которая на тот момент уже использовалась в банке. Кроме того, она поддерживает возможность работы с филиальными структурами в требуемых масштабах.

В 2007 г. были автоматизированы 660 рабочих мест в центральном офисе банка — до уровня начальников отделов, а также начаты работы по автоматизации Ярославского, Томского и Нижегородского филиалов. Внедренное решение включало в себя модули "Делопроизводство" (регистрация документов в канцелярии) и "Договоры" (регистрация и согласование договоров в головном банке.) Планировалось, что в 2008 г. в СЭД смогут работать 1200-1700 сотрудников, однако новые экономические условия внесли свои коррективы: на некоторое время проект был заморожен. Новую жизнь он обрел после того, как главным акционером "Связь-Банка" стал Внешэкономбанк, в котором, по удачному совпадению, также была внедрена СЭД CompanyMedia.

Первые осторожные попытки продолжить внедрение делались в 2009 г. в Санкт-Петербургском филиале, где ранее были автоматизированы рабочие места руководителя филиала и секретаря. Было принято решение об установке рабочих мест СЭД CompanyMedia для всех сотрудников филиала. Работа шла нелегко, поскольку это был первый опыт удаленного внедрения системы в таком объеме (около 150 рабочих мест) и имели место сложности, связанные с перестройкой работы сотрудников при переходе на электронный документооборот. Однако в дальнейшем именно результа-ты перехода на электронный документооборот в Санкт-Петербургском филиале стали наглядным примером эффективности проекта: если ранее на согласование документа на каждом уровне уходило не менее одного рабочего дня, то после внедрения СЭД за это время стало возможным завершение всего процесса.

В 2010 г. проект внедрения вышел на очередной виток развития. С учетом положений проекта "Электронная Россия", в рамках общего курса Группы Внешэкономбанка на развитие электронных технологий обмена информацией, Правлением "Связь-Банка" было принято решение об ускоренном переводе всех 52-х филиалов на электронный документооборот к июлю 2011 г. В настоящее время система CompanyMedia введена в эксплуатацию в 37 из них, автоматизировано 2000 рабочих мест при общем числе сотрудников более 3000 человек. Более того, если сейчас автоматизация в филиалах дошла до уровня начальников отделов, то в ближайшее время планируется покупка еще около 100 лицензий — в среднем, по две на филиал, чтобы установить систему по запросу и главным специалистам в отелах. В будущем не исключается возможность внедрения СЭД на рабочих местах всех специалистов, как это сделано в головном офисе.

Внедрение ведется удаленно, в филиалах система поддерживается лишь штатным системным администратором. Из центрального офиса проводится и обучение сотрудников работе с СЭД, для этого используется инструмент Sametime, входящий в пакет Lotus Domino/Notes и позволяющий организовать видеоконференцсвязь.

Проект расширяется не только географически, но и функционально. Если раньше договорная работа в электронном виде с помощью использования встроенной в платформу Lotus Domino/Notes электронной подписи велась только в головном офисе, то сейчас готовится ее распространение и на филиалы. Обсуждается и внедрение специалистами компании "ИнтерТраст" электронной подписи с использованием продукта "КриптоПро". Кроме того, рассматривается возможность автоматизации процесса подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов Банка.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.