Зачем нужна система электронного документооборота?

Автор: О.Г. Харитонова, независимый консультант, П.Н. Кочеткова, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Совеременные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 01.2011

Задачи службы ДОУ организации

Сейчас делопроизводство все чаще называют документационным обеспечением управления. Почему? Документы необходимы для управления, а не просто ценны сами по себе, – в этом состоит принцип документирования деятельности: вся необходимая информация должна быть отражена в документах; документы должны храниться так, чтобы они не были утеряны и их легко можно было найти; все принятые решения должны быть исполнены. Кроме того, работа с документами должна быть построена так, чтобы не тормозить основную деятельность организации. Как обеспечить сохранность и доступность документов с одновременным быстрым выполнением всех действий по их обработке и распространению? Для достижения этой цели и был разработан электронный документооборот. Посмотрим, как он облегчает работу разным группам сотрудников компании, и оценим ту роль, которая принадлежит в его внедрении руководителю и сотрудникам службы ДОУ организации.

Основная задача службы ДОУ – обеспечение такого состояния работы с документами, при котором каждый специалист (как руководитель компании, так и рядовой ее сотрудник) может в любой момент времени без больших трудозатрат получить необходимые документы и нужную информацию. При традиционном бумажном документообороте, когда объем обрабатываемых документов насчитывает несколько тысяч, достичь такого состояния дел невозможно. На помощь приходят современные информационные технологии, организующие электронный документооборот согласно ГОСТам и принятым в компании правилам и нормам.

Контроль исполнения заданий и поручений – еще одна задача службы ДОУ. Если принятые решения не выполняются, самые лучшие технологии управления перестают работать.

Другая немаловажная задача службы ДОУ – внедрение в организации передовых методов работы с документами. Поэтому инициатива по внедрению электронного документооборота должна исходить от руководителя именно этой службы. Перед ним возникает цель обосновать руководителю организации необходимость внедрения электронного документооборота.

Какие доводы помогут руководителю службы ДОУ убедить генерального директора во внедрении электронного документооборота? Выгоды, которые получают от этого разные службы компании.

Электронный документооборот для руководителя компании

Для руководителя всю работу с документами можно разделить на две большие группы:

• принятие решений;

• контроль исполнения решений.

При принятии решений главная беда руководителя заключается в нехватке времени на сбор необходимой информации и ее анализ.

Система электронного документооборота позволяет собрать необходимую информацию гораздо быстрее. Для этого предусматриваются различные системы ее классификации и поиска.

СЭД также упрощает процедуру контроля исполнения документов и поручений по ним, автоматизируя данный процесс, формируя напоминания о приближении срока исполнения или извещения, если срок исполнения просрочен. Система позволяет оперативно составлять отчеты о состоянии исполнительской дисциплины.

Иногда важнее не срок исполнения, а качество сделанного. Обеспечить его можно, используя заранее сформированные в СЭД подборки документов (так называемые базы знаний) по определенному вопросу.

В одной организации резко повысилась исполнительская дисциплина, когда к каждой еженедельной оперативке стал готовиться отчет о ее состоянии, содержащий информацию о том, сколько документов у каждого на исполнении, сколько исполнено в срок, а сколько – с нарушением. Была также организована подготовка справки о состоянии дел по каждому документу на исполнении. Это позволило сосредоточить внимание руководителя на вопросах, действительно требующих внимания.

Ручная подготовка такой справки - весьма трудоемкий процесс, да и цена любой ошибки очень высока. В любом случае при подготовке справки пройдет довольно много времени с момента сдачи последней справки ло момента выдачи готовой сводки о состоянии исполнительской дисциплины. При наличии системы электронного документооборота такую сводку можно составить в лбоой момент одним нажатием кнопки "Сформировать отчет".

Выигрыш для руководителя: возможность оперативного получения информации, необходимой для принятия решения, оперативного контроля исполнительской дисциплины. При этом специально для руководителей в современных системах электронного документооборота разработано "автоматизированное рабочее место руководителя" (АРМ), интерфейс и функционал которого соответствуют задачам и потребностям управленца, а также могут настраиваться под конкретные задачи данного пользователя системы.

Электронный документооборот для секретаря

Организация работы с документами занимает большую часть рабочего времени секретаря. Именно на секретарей, как правило, ложится нелегкая работа по оформлению документов, их регистрации, контролю исполнения. Все эти операции трудоемки, контроль исполнения сложен, неоднозначен и занимает много времени.

Что дает секретарям внедрение системы электронного документооборота (СЭД)? Главное преимущество, по отзывам секретарей, поработавших с подобного рода системами, - возможность легко и бымтро найти любой документ и получить ответы на вопросы "Исполнен ли он", "Отправлен ли ответ по документу?", "Когда ответ был отправлен?", "Приходил ли ответ?", "Кому был отправлен на рассмотрение?" и пр.

При бумажном документообороте нужно переворошить кучу папок, проверить не одну страницу журналов регистрации.

Первый выигрыш секретаря: снижается трудоемкость поиска необходимых документов с одновременным повышением качества подборки необходимых материалов.

Второй выигрыш секретаря: облегчается контроль исполнительской дисциплины и подготовка различных мероприятий.

Третий выигрыш секретаря: уменьшается время подготовки, согласования и утверждения итоговых документов, контроля исполнения поручений.

На заметку! Если всю работу с документами перенести в систему электронного документооборота, контролировать процессы работы с документами станет гораздо легче.

Электронный документооборот для финансово-бухгалтерских служб

Все чаще СЭД функционируют совместно с системами управления ресурсами и финансово-бухгалтерскими учетными системами. Различия между ними основываются на методах обработки данных. В учетных системах данные хранятся и обрабатываются как структурированные, условно представляемые в виде связанных таблиц предопределенной структуры. В СЭД работают с неструктурированными данными, текстами и разнообразными видами файлов, причем часть информации (реквизиты) может храниться в структурированном, подобном табличному виде. Основное деление потока информации происходит по признаку, какие именно данные нужны для бизнес-процесса – структурированные или неструктурированные. Работу со структурированными данными выполняют учетные системы, в том числе ERP, с неструктурированными – СЭД или, по зарубежной классификации, системы управления корпоративным контентом (ECM –Enterprise Content Management).

Для передачи товара покупателю накладная на отгрузку товара(документ, который может участвовать в нескольких бизнес-процессах предприятия)должна быть распечатана, подписана и согласована со всеми необходимыми инстанциями. Покупатель расписывается в получени и на бумажном документе, на нем ставят печати,указывают сведения о доверенности, вносят записи об отклонениях по качеству и количеству товара, т.е. отражается история совершения сделки и все сопутствующие этому реквизиты. В дальнейшем документ может понадобиться именно в таком виде для целей судопроизводства или для контрольных органов. В тоже время данные о количестве и стоимости отгруженного товара и информация о покупателе нужны в структурированном виде для определения складских остатков, объема продаж, расчетов с покупателями и т.д., поэтому документ(в данном случае – накладная) может быть зарегистрирован в СЭД как электронный с хранением отсканированного образа и одновременно введен в ERP-систему в виде набора структурированных учетных данных. При этом важнейшим для учета является тот факт, что один и тот же бумажный документ по мере его прохождения между участниками сделки порождает несколько учетных действий, для контроля правильности которых требуется обращение к нему или его актуальной копии. Так, при отгрузке клиенту с доставкой своим транспортом товар сначала списывается в резерв, и лишь после получения подписанной накладной с фактически довезенным количеством (кроме сбоя, брака и т.п.) проводится списание товара с учета. На документе подобные корректировки будут выполнены, например, исправительной записью, заверенной печатью и подписью. Для оперативного отражения изменений в реквизитах, например в количестве, требуется своевременная доставка копии документа с итоговыми сведениями в учетное подразделение,что не всегда(особенно в территориально-распределенных компаниях) можно обеспечить. Решением таких задач является электронный документооборот, однако, будучи отделенным от учетной системы, он не позволяет учетному работнику оперативно отслеживать изменения по документу и связь этих изменений с отражением их в учетных записях. Интеграция СЭД, содержащей образы первичных учетных документов в актуальном состоянии и историю их изменения, с учетной системой, в которой эти документы отражаются на учетных регистрах, обеспечивает решение этой проблемы. Наиболее характерным образцом интеграции СЭД и учетной системы является электронный архив первичных финансово-бухгалтерских документов.

Обратите внимание! Качественное документальное обеспечение учета - необходимое условие успешного прохождения различных проверок, а это - возможность избежать финансовых санкций.

Выигрыш для финансово-бухгалтерских служб: СЭД позволяет повысить скорость движения документов, например из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.

Выигрыш для организации в целом: снижение трудоемкости работы с документами позволит финансово-бухгалтерским службам сосредоточится на повышении качества учета и подготовке отчетности.

Электронный документооборот для конструкторских и технологических служб

Разработка конструкторской документации все чаще ведется с использованием специализированных программ. Чертежи - не просто листы ватмана, это файлы. Когда наработан большой архив проектной документации, гораздо легче дорабатывать уже имеющиеся документы, нежели делать все заново. Но для этого необходима четкая структура хранения информации, чтобы нужные документы можно было легко найти. Для реализации этих задач в СЭД может быть создан архив конструкторско-технологической документации.

Выигрыш для инженеров, конструкторов и организации в целом: необходимые документы легко найти, а также сделать нужные копии. Трудоемкость разработки измененных документов снижается в десятки раз, как следствие - у специалистов появляется больше возможностей повысить качество разрабатываемых документов.

Электронный документооборот для юристов

Задачи юриста организации многообразны и многоплановы. Ему нужно следить за законодательством, изучать все изменения и вносить соответствующие предложения о необходимых изменениях в деятельности компании. Юрист готовит и согласовываетдоговоры, занимается получением лицензий и разрешений, отслеживает сроки окончания лицензий, чтобы вовремя получить новые. На юридическую службу может возлагаться задача подготовки комплектов документов для участия в конкурсах и тендерах. Все это - работа с документами.

Чтобы выполнять ее еще более четко и качественно, электронный документооборот предлагает различные инструменты для ускорения работы и возможности выполнять ее быстрее икачественнее.

СЭД позволяет:

• создать шаблоны договоров, которые будут храниться в месте общего доступа иг арантированно обновляться;

• согласовать документы в электронном виде, исключив долгое "облуждание" документов;

• наладить автоматический контроль срока действия лицензий и разрешений;

• обеспечить хранение электронных образов подборок документов для облегчения формирования комплектов документов.

Юристам было дано задание согласовать договор. Очень важно сделать это вовремя –з адержка с согласованием может привести к потере клиента. Но еще важнее, чтобы в договоре были отражены все спорные вопросы и, если дело дойдетдо рассмотрения в суде, интересы организации были бы защищены. Чтобы проверить качество согласования документов, потребуется проанализировать ход дел по серии аналогичных договоров. Если это делать вручную – предстоит очень трудоемкая работа. Система электронного документооборота позволяет сгруппировать документы по нужным критериям, проследить связи между ними, что существенно снижает трудоемкость данного анализа.

Важно знать! Снижение срока согласования договоров (при сохранении высокого уровня их проработки и подготовки) - необходимое условие успешной деятельности в современном мире, привлечения и сохранения клиентов.

Кроме работы с договорами на юридические службы часто возлагают обязанности по получению лицензий и разрешений. При проведении этой работы необходимо отслеживать сроки действия лицензий и разрешений, вести большую переписку.

Претензионная работа тоже связана с большим количеством документов, контролем за соблюдением сроков их исполнения.

Еще одно направление работы юридических служб – ведение библиотек нормативно-правовых актов и внутренних регламентных документов. Гораздо проще ориентироваться среди этих документов, искать нужные, когда они организованы в электронную библиотеку.

Выигрыш для юридической службы при внедрении СЭД. Юристы могут снизить трудоемкость работы по подготовке договоров, контролю сроков, поиску необходимых нормативных документов.

Коротко о главном

Организация рациональной работы с документами – основная задача службы ДОУ. Руководители и специалисты различных подразделений могут не знать и даже не догадываться о том, что их работа может быть организована иначе и лучше. И задача руководителя делопроизводственной службы – организовать внедрение системы электронного документооборота. Особенно важно провести пропаганду новых методов работы,так как понимание преимуществ СЭД приходит не сразу.

Одной из основных проблем успешного внедрения новых систем является сопротивление персонала. Люди боятся, что они станут ненужными или что им придется работать более интенсивно. Подобные соображения не высказываются открыто, поэтому сопротивление выражается в скрытых формах.

Наш совет! При внедрении СЭД важно довести до сознания людей новую трактовку автоматизации: внедрение системы будет означать не сокращение потребности в персонале, а возможность выполнения работы на другом качественном уровне.

Когда приходит понимание внедрения СЭД?

Как показывает опыт, понимание важности электронного документооборота приходит не сразу. Можно выделить несколько уровней развития организации, характеризующихся разнойстепенью внедрения электронного документооборота.

Уровни развития организации

Пройдя все ступени развития, электронный документооборот становится частью корпоративной культуры. Как показывает практика, для достижения полного внедрения СЭД необходимо пройти все стадии, перепрыгнуть по ступенькам не удастся.

Оценка эффективности внедрения СЭД

Итак, мы рассмотрели выгоды от внедрения СЭД для разных отделов компании, но только качественные выгоды. Возможно ли как-то количественно оценить экономический эффект от внедрения СЭД?

Существуют две противоположные точки зрения на этот счет. Сторонники первой считают, что оценивать эффективность внедрения СЭД можно и нужно. А их противники придерживаются мнения, что эта затея пустая, поскольку дать однозначную оценку в деньгах полученным результатам очень сложно, если вообще возможно.

В основном это объясняется тем, что все положительные изменения происходят на качественномуровне, который плохо поддается количественной оценке.

Некоторые количественные оценки результатов внедрения СЭД все же возможны, но это становится реальным только тогда, когда организация достигнетдостаточно высокогоуровня развития автоматизации процессов документооборота – на 4 и 5 стадиях развития (согласно классификации "Уровни развитияорганизации").

Подведем итоги

От внедрения СЭД получают выигрыш не только отдельные службы, но вся организация в целом. Если СЭД внедрена и используется, это приводит к переходу работы на качественно иной уровень.

Отделу ДОУ представляется возможность повлиять на эффективность работы своей организации в целом. Для этого требуется наладить пропаганду новых методов работы и добиться понимания необходимости внедрения СЭД, участия в этом первых лиц. В свою очередь, руководство и другие сотрудники компании не преминут отметить высокий профессионализм служб ДОУ и их вклад в организацию эффективной работы с документами.

Руководители службы ДОУ наряду с сотрудниками IT-подразделений могут принять участие в составлении технического задания на разработку СЭД, выборе и внедрении СЭД, обучении сотрудников, подготовке локальных нормативных документов по электронному документообороту и во многих других процессах. В этом вы сможете убедиться, читая материалы специалистов, которые хотят поделиться с вами на страницах журнала своим уникальным опытом.