Загадки современного делопроизводства

В мире современного делопроизводства количество проблем не уменьшается, и при этом они часто становятся сложнее и запутаннее. Порой даже то, что раньше казалось очевидным, превращается в головоломки, которые специалистам ДОУ приходится решать на своем рабочем месте.

Определения термина "документ" — "у семи нянек дитя без глазу"

На сегодняшний день в нашем законодательстве есть два определения термина документ. Они весьма близки друг к другу и к определению ГОСТа Р 51141-98 как по смыслу, так и по содержанию.

Зато в ГОСТах определение понятия документ можно найти уже в трех, весьма отличных друг от друга вариантах.

По поводу последнего определения можно отметить, что такая точка зрения на документ весьма интересна и, наверное, тоже имеет право на существование. Но все же терминология разрабатывается в первую очередь для того, чтобы можно было классифицировать объекты. Хорошее определение в отношении любого объекта должно давать однозначный ответ на вопрос: "Документ перед нами или же нет?"

В качестве эксперимента попробуем, используя эти определения, установить, является ли документом заявление, показанное на Рисунке 1.

Если отталкиваться от определения из ГОСТа Р 51141-98, то главными критериями документа окажутся следующие:

• информация должна быть зафиксирована на материальном носителе — Рисунок 1 размещен на бумаге;

• в данном образце присутствуют все необходимые для заявления реквизиты: дата, подпись и др.

Все критерии определения выполнены, и напрашивается утвердительный ответ - мы видим перед собой документ. Но проблема в том, что в данном случае достоверно известно: это заявление - не документ, а всего лишь пример, впервые опубликованный в февральском номере нашего журнала за 2007 год. Старое, привычное всем определение в этой ситуации не сработало.

Если же использовать определение из ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007, то иметь на руках только само заявление уже будет недостаточно. В этом случае, помимо наличия материального носителя и возможности идентифицировать информацию, необходимо будет убедиться, что на основании данного заявления были совершены юридически значимые действия (оно действительно инициировало процедуру увольнения).

Таким образом, помимо наличия обязательных реквизитов и материального носителя, от документа также требуется, чтобы он сыграл определенную роль в деловой жизни организации. Без выполнения этого условия никакие реквизиты не помогут признать образец документом. А вот ГОСТ Р 52292-2004 вообще считает, что данная функция документа является определяющей, ведь других критериев документа он не содержит.

Определения термина "электронный документ"

По сравнению с просто "документом" термину "электронный документ" повезло больше - в законодательстве Российской Федерации можно найти его определение.

Для того, чтобы отнести документ к электронным Закон об ЭЦП требует только, чтобы он был представлен в электронно-цифровой форме. Маловато, конечно. Ну, хорошо, попробуем оперировать тем, что есть.

Перфокарты и перфоленты

Давайте попытаемся ответить на вопрос, является ли электронным документом перфокарта или перфолента (Рисунок 2).

Согласно данному в законодательстве определению для электронного документа требуется обязательное наличие "электронно-цифровой формы". Здесь же перед нами бумажные носители. Так какова же их "форма"?

Для сравнения посмотрим теперь на определение термина "электронное сообщение", данное в новом законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Это определение более точное. Оно говорит о том, что принципиальным является использование "компьютерных устройств" для передачи или хранения "электронного сообщения". При помощи данного определения мы с уверенностью можем отнести перфокарты и перфоленты к представителям "электронного царства". Теперь нас не смутит их бумажный носитель, ведь без специального технического обеспечения мы ни за что не сможем прочитать содержимое перфокарты с перфолентой. Хотя содержимым может оказаться не документ, а, например, математический расчет или даже поэзия!

Из известных в мире определений "электронного документа" мне, например, больше всего нравится то, что дано в стандарте требований к системам электронного документооборота Министерства обороны США DoD 5015.2 и в регламенте налоговой службы США.

Применяя такое определение в отношении информации на перфокартах или перфолентах, получаем, что если мы признаем их содержимое документом, то перед нами — электронный документ на бумажном носителе.

Факсы

Перфокарты и перфоленты уже стали экзотикой, а вот факсы по-прежнему часто используются в деловой деятельности. На практике остается актуальным вопрос о том, можно ли считать факс:

• документом?

• электронным документом?

Интересно, что государственные органы обычно не признают факс документом, хотя он удовлетворяет как определению ГОСТа Р 51141-98, так и определению ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007.

Если же взаимоотношения сторон строятся на основе Гражданского кодекса, то ничто не мешает признавать факс документом, если стороны об этом договорятся. Как мне кажется, факс может (и должен) быть признан документом, если он использовался в деловой деятельности организации. Кстати, наши суды все чаще принимают документы, переданные по факсу, в качестве доказательств.

Суд установил, что ООО "Гротек" направило в 000 "МаксиНэт" оферту на заключение договора № 1463 на размещение рекламного объявления в каталоге "Системы безопасности — 2005". ООО "МаксиНэт" 28.10.2004 г. направило истцу по факсу подписанный договор № 1463, но сумму 39 857 руб. 76 коп. не оплатило. Рекламное объявление было опубликовано.

Суд сделал вывод, что данный договор на размещение заказа был заключен 28.10.2004 г. И поскольку ООО "МаксиНэт" не оплатил размещение рекламы в сроки, указанные в договоре, суд взыскал с ответчика задолженность в полном размере.

Что касается "электронности" факсов, выведенных на бумагу, то большинство процитированных в статье определений признают их неэлектронными бумажными документами.

В то же время определение, содержащееся в Законе № 149-ФЗ «Об информации…», в принципе позволяет считать факс электронным сообщением, поскольку его передача осуществлялась в электронном виде.

Налоговая декларация с двухмерным штрихкодом

В настоящее время в ряде регионов Российской Федерации проводится пилотный проект. Он призван отработать технологию ввода налоговых деклараций и иных документов, представляемых в налоговые органы России, при помощи специального программного обеспечения на основе штрихкодов (согласно приказу ФНС от 20.11.2007 г. №ММ-3-13/641@). В случае успеха предполагается распространить эту технологию на все регионы страны.

Посмотрев внимательно на налоговую декларацию с двухмерным штрихкодом, попытаемся ответить на следующие вопросы:

• Двухмерный штрихкод — это электронный документ на бумажном носителе или же реквизит документа?

• Декларация с двухмерным штрихкодом — это электронный или бумажный документ?

• Не претендуя на истину в последней инстанции, я бы хотела высказать свою точку зрения, которая заключается в следующем.

Двухмерный штрихкод - электронный документ на бумажном носителе. В нем закодированы все реквизиты декларации (кроме собственноручной подписи) и вся включаемая в нее информация. Более того, технически ничто не мешает добавить в него и ЭЦП. Для обработки штрихкода требуется соответствующее компьютерное оборудование и программное обеспечение.

Декларация с двухмерным штрихкодом — это гибридный документ, имеющий аналоговую (печатный текст) и электронную (штрихкод) составляющие.

Существование даже незначительных различий в терминах и определениях, в их трактовках создает сложности для практической работы в области управления документами. И как бы мы порой ни тешили себя иллюзиями о создании какого-то идеального определения на все времена, это вряд ли реально. С развитием технологий многое приходится менять, и терминологию в том числе. Это большая и достаточно трудная работа, но очень хочется надеяться, что загадок в делопроизводстве со временем все же станет меньше. А пока работа специалистов в области управления документами становится все интереснее и все больше напоминает юриспруденцию.

1 Налоговая служба США использует более развернутое определение (Свод федеральных нормативных актов, раздел 36, статья 1234):

Электронные документы - документы, сохраняемые в форме, которую только компьютер способен обработать (также называемой машиночитаемой). Эти документы определяются как числовая, графическая, звуковая и/или текстуальная информация, записанная на носителе любого вида (т.е. магнитной ленте, оптическом диске или CD-ROM) и удовлетворяющая общему определению документа. Данное определение применимо ко всем электронно-информационным системам, будь то микрокомпьютеры, серверы или персональные компьютеры, независимо от вида используемых носителей и от использования компьютера в сети или изолированно.