Главная Пресс - центр Статьи и интервьюЗамена СЭД в связи с ростом и расширением компании

Замена СЭД в связи с ростом и расширением компании

15.02.2012

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 02.2012

В 2007 году мы внедрили систему электронного документооборота. Сейчас компания значительно выросла, появились филиалы в соседних областях, а сама организация стала холдингом. Соответственно, количество задач, поставленных перед СЭД, заметно увеличилось. Пожалуйста, подскажите, можно ли увеличить охват системы таким образом, чтобы она обслуживала не только головную фирму, но и все остальные структурные подразделения, а также решала новые задачи.

Зав. канцелярией, г. Ростов-на-Дону

Антонина Букина, менеджер по работе с клиентами, компания "ИнтерТраст": Насколько понятно из поставленного вопроса, СЭД, внедренная в 2007 году, обладала минимальной функциональностью, которая заключалась скорее всего в регистрации входящей, исходящей и внутренней документации и обеспечении контроля исполнения поручений. Безусловно, в случае быстрого роста компании и реорганизации ее структуры в территориально-распределеную должна эволюционировать и система электронного документооборота - для того, чтобы обеспечить поддержку растущих потребностей вашей организации.

Как можно решить эту проблему? Во-первых, если у вас в компании есть собственные ИТ-специалисты, способные самостоятельно подключить к системе новых пользователей/подразделения/филиалы, можно обратиться к ним; во-вторых, вы можете связаться с компанией, которая проводила внедрение СЭД, чтобы ее специалисты выявили новые потребности вашей организации, подключили к СЭД новые структурные подразделения и филиалы, а возможно, и обновили версию системы, доработав ее функционал таким образом, чтобы обеспечить покрытие новых потребностей.

Существует вероятность того, что компания, осуществивщая внедрение несколько лет назад, в настоящее время либо изменила область деятельности, либо полностью ушла с рынка. В этом случае необходимо обратиться к вендору СЭД - компании, которая создала систему электронного документооборота. Вероятнее всего, вам порекомендуют новую компанию-партнера в Ростове-на-Дону или области, которая поможет решить возникшую задачу. Если же вас не устраивает функциональность предлагаемых решений или эта компания просто "переросла" ту СЭД, которая отлично справлялась с возложенными на нее ранее задачами, то существует третье (отмечу, далеко не бюджетное – но весьма кардинальное) решение: выбрать нового поставщика системы электронного документооборота и выбрать СЭД, которая заново автоматизирует документооборот и отчасти обновит методологию управления, принятую в организации, таким образом, чтобы она стала более прозрачной и эффективной.

При этом необходимо обратить внимание на следующие факторы:

новая система должна обеспечить возможность импорта документов из старой, чтобы продолжить работу со всей той документацией, которая использовалась в предыдущей СЭД;
новая система должна эффективно работать в территориально-распределенной компании, а также легко масштабироваться (устанавливаться на дополнительные рабочие места, в структурные подразделения компании, развиваться функционально);
производителем новой системы должна быть компания, достаточно долго работающая на рынке (не менее 10-15 лет) - это исключит возможность ситуации, когда вас оставят "наедине" с вашими проблемами;
c точки зрения функциональности новая СЭД должна поддерживать управление бизнес-процессами. Такая система позволит в дальнейшем самостоятельно и с минимальными временными и финансовыми затратами автоматизировать любые документоориентированные процедуры и изменять их в зависимости от потребностей бизнеса;
подсистема, в которой хранятся непосредственно документы, называемая СУБД (система управления базами данных), должна быть по-возможности такой же, какую вы использовали ранее – тогда удастся значительно сэкономить при лицензировании системы. В любом случае, стоит проконсультироваться с техническими специалистами консультанты компании-производителя либо той компании, которая будет осущетсвлять непосредственное внедрение.

Если вы, со своей стороны, уделите должное внимание не только функциональности новой системы электронного документооборота, но и техническим и финансовым аспектам внедрения, то обеспечите компании возможность развиваться с единой информационной системой 10 лет и более, причем система будет всегда актуальной и обеспечит все потребности бизнеса компании вне зависимости от ее территориальной распределенности, появления новых направлений бизнеса и т.д.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.