Александр Савельев: Руководители организаций требуют мобилизации СЭД

Источник: информационный портал "CNews"
Дата публикации: 26.01.2011

Современная СЭД - это важнейший инструмент документирования деятельности и принятия решений в кратчайшие сроки. При этом необходимо, чтобы она была ориентирована на повышение продуктивности работы всех сотрудников, вовлеченных в документооборот. Однако в зависимости от степени их участия в процессе и должностных обязанностей различаются как выполняемые ими функции, так и требования к cистеме. Как учесть интересы всех групп пользователей, обеспечить максимально комфортную и непрерывную работу с корпоративной информацией, в том числе и мобильный доступ к СЭД, CNews рассказал Александр Савельев, заместитель генерального директора компании "Интертраст" по разработке программного обеспечения.

CNews: Какие тренды развития систем электронного документооборота наблюдаются, за счет чего они сформировались?

Александр Савельев: Последние несколько лет ясно показали, что для многих средних и крупных организаций России система электронного документооборота стала одним из базовых элементов информационной структуры, как до этого - финансово-хозяйственная система, корпоративный сайт, электронная почта.

В управленческом документообороте задействованы все – и руководители, и рядовые сотрудники, а значит СЭД - это система "массового" пользования и поэтому так важна для компании.

Александр Савельев: СЭД - это система массового пользования и поэтому так важна для компании

И если 10 лет назад целью внедрения СЭД являлось информационное сопровождение бумажного документооборота, и рабочие места системы были только у делопроизводителей и секретарей руководителей, то происходящий последние годы массовый переход на электронный документооборот приводит не только к росту числа рабочих мест, но и преобразует системы как по списку реализуемых ими задач, так и по предоставляемому пользователям интерфейсу. Поэтому я думаю, что основными трендами развития СЭД в настоящее время являются адаптивность интерфейса под потребности различных категорий пользователей, интегрированность системы с другими базовыми элементами информационной структуры, включение в электронный документооборот всего персонала, работающего с документами, и, конечно же, мобильность всех категорий пользователей, ведь динамичность стиля работы современного управленца требует предоставления возможности работы с электронными документами как в режиме онлайн, так и в оффлайне.

CNews: Как обеспечить оптимально комфортную работу с корпоративной информацией в СЭД разных групп пользователей?

Александр Савельев: В управленческом документообороте всех участников можно разделить на несколько групп пользователей, что связано с характерным перечнем выполняемых ими задач.

Первая (и самая массовая) группа - это рядовые сотрудники (исполнители документов), подготавливающие тексты документов, выполняющие согласование проектов документов, исполняющие поручения руководителей. Для этой группы пользователей наиболее важно обеспечить удобство получения полной информации о стадиях обрабатываемого документа, истории подготовки, согласования, доступа к предыдущим версиям, возможность оперативного уточнения важных вопросов, нахождения шаблонов документов или информации на похожую тему. Для оперативного исполнения поручений рядовым сотрудникам важно вовремя узнавать о приближении сроков исполнения, запланировать работу над их исполнением.

Вторая группа – руководители нижнего и среднего звена иерархии организации. Являясь одновременно руководителями своих подчиненных и подчиненными вышестоящих руководителей, эта группа пользователей решает и задачи исполнителей, и задачи собственно руководителей, т.е. визирование, утверждение документов, направление на исполнение, контроль исполнения поручений.

Третья группа – делопроизводители канцелярии или общего отдела, которые выполняют первичную обработку поступающих бумажных документов, сканируют их для преобразования в электронный вид, вносят в систему реквизиты документов и сопроводительных писем, учитывают или отслеживают перемещение по компании оригиналов и их копий, ведут комплексный контроль исполнительской дисциплины по компании в целом и по крупным подразделениям в отдельности. Для этой группы пользователей интерфейс системы будет комфортен, если будет соответствовать налаженной десятилетиями технологией работы с бумажными журналами регистрации документов. Это означает наличие в интерфейсе не только журнала регистрации в виде списка документов, сгруппированного по тем или иным реквизитам, статусам или просто по времени поступления, но и быстрого поиска документа по ключевым реквизитам, по штрих-коду, по контексту.

Четвертая группа – секретари подразделений, часто они же помощники руководителей. С одной стороны, им дается право выполнять в СЭД часть функций руководителей, например, предварительную обработку поступивших на рассмотрение или подпись документов. С другой стороны, как секретари подразделений они выполняют обработку входящих документов (иногда такая децентрализованная схема документооборота применяется), выполняют контроль исполнительской дисциплины подразделения.

Большой набор решаемых задач для каждой из этих групп пользователей означает, что для комфортной работы правильнее было бы предоставить отдельный интерфейс рабочего места для каждой группы. Но учитывая, что пользователи могут сочетать в своей работе задачи нескольких групп пользователей, более оптимально создавать профильные интерфейсы для каждой группы пользователей на базе унифицированного модульного интерфейса - с помощью настроек.

Александр Савельев: СЭД должна обеспечивать руководителю возможность за короткое время просмотреть документы и принять решение по ним

Пятая группа - это руководители высшего звена (РВЗ). Эта группа пользователей стала самостоятельно участвовать в электронном документообороте совсем недавно, первые такие проекты были года 3-4 тому назад, а с середины 2009 года требование включения в состав системы рабочего места для РВЗ стало общей тенденцией на рынке российских СЭД. Число задач, выполняемых РВЗ в электронном документообороте, небольшое: в основном, это рассмотрение документов, их утверждение, создание резолюций/поручений, согласование. Но требования РВЗ к внешнему виду интерфейса рабочего места настолько специфичны, что не могут быть обеспечены настройкой унифицированного рабочего места.

CNews: Каковы основные требования руководителей высшего звена к интерфейсу СЭД, функциональности? Как можно реализовать эти требования? Какие методы и технологии для этого существуют?

Александр Савельев: СЭД должна обеспечивать руководителю возможность за короткое время просмотреть направленные ему документы и принять решение, при необходимости изучив нужный для этого контекст – предысторию вопроса, сопроводительные материалы. Причем, чем выше уровень руководителя, тем меньше в его распоряжении времени на работу с документами.

Для этого интерфейс рабочего места РВЗ должен удовлетворять следующим критериям: простота логики интерфейса, чтобы руководитель не искал пункты меню для выполнения той или иной операции, не ждал, пока связанная с документом информация будет найдена в системе и открыта для изучения; высокая скорость открытия текста документа; показ содержания (текста) документа и проекта резолюции сразу в одном окне, возможность принятия решений без использования клавиатуры; привлекательность внешнего вида интерфейса.

Мне думается, что только при соблюдении этих критериев есть реальная возможность вовлечь руководителей в качестве активных участников электронного документооборота. В ином случае руководители будут требовать помощников распечатывать документы из СЭД для рассмотрения и наложения резолюций. Это не только снижает оперативность документооборота, но и ставит под сомнение участие в документообороте руководителя, находящегося вне кабинета или офиса.

Что касается технологий для построения рабочего места РВЗ, то подходит любая из существующих, кроме тех, которые не дают работать в режиме оффлайн. К примеру, даже не используя современные интернет-браузеры с поддержкой HTML5, можно создавать оффлайн-рабочее место на базе браузера при установке на ноутбуке руководителя локального веб-сервера и программных средств синхронизации документов и сопроводительной информации от сервера на ноутбук РВЗ и обратно.

CNews: Какие преимущества пользователям дают рабочие места в СЭД на базе мобильных технологий, планшетных устройств?

Александр Савельев: У современных коммуникаторов и планшетных компьютеров есть ряд серьезных преимуществ перед привычным ноутбуком или настольным компьютером. Главные из них - это малый вес, компактность и долговременная автономная работа. Я бы еще назвал такое преимущество, как интегрированность приложений на этих устройствах с их PIM-ресурсами.

Первый опыт создания в системе CompanyMedia рабочего места РВЗ на платформе Windows Mobile у нас был 3 года назад. Функциональность такого рабочего места была ограниченная, но минимально достаточная для работы руководителя нижнего и среднего звена – согласование документов, выдача поручений, написание резолюций, создание отчета об исполнении поручения, просмотр документов, направленных для изучения, выдача по ним замечаний, синхронизация с адресной книгой, работа в режиме замещения вышестоящего руководителя. Не скажу, что наши заказчики успешно пользуются этим решением - после одобрительных киваний головой при демонстрации, в реальной работе этим типом рабочего места пользуются редко. Я думаю, что основная, а может быть и единственная причина в том, что экран коммуникаторов и карманных компьютеров слишком мал, чтобы читать многостраничные документы, вносить в них изменения.

Александр Савельев: У современных коммуникаторов и планшетов есть ряд серьезных преимуществ перед привычным ноутбуком или ПК

Прошедший 2010 год, для ИТ-индустрии Запада ставший годом iPad, для нашей страны тоже стал знаменательным с точки зрения использования этого устройства. Дело не в оригинальном стиле управления жестами, а в том, что размер экрана стал достаточно большим, в ширину обычного листа, а значит удобным для работы с документами! И большое число наших крупных заказчиков сделали запросы на приобретение дополнительных рабочих мест для РВЗ на базе iPad. Дополнительным аргументом причины популярности рабочего места на iPad я считаю его привлекательность, связанную с анимационным интерфейсом приложений на iPad. При этом анимация интерфейса работает быстро за счет возможностей программно-аппаратной платформы iPad. Это делает iPad "игрушкой для взрослых", но при этом сохраняющей функции реального инструмента работы с документами.

CNews: Есть ли уже практический опыт работы в СЭД на планшетных устройствах? Первые отзывы?

Александр Савельев: Да, компания "Интертраст" имеет такой опыт, и первые отзывы только положительные. Специальное рабочее место руководителя на планшете использует президент-председатель правления банка ВТБ Андрей Костин (СЭД CompanyMedia установлена в банке на нескольких тысячах рабочих мест). Рабочее место в корпоративной системе электронного документооборота, реализованное на планшетном компьютере, разработано для Владимира Дмитриева, председателя "Внешэкономбанка" (СЭД CompanyMedia установлена в банке на 450 рабочих местах). Использование планшетных компьютеров в работе с СЭД руководителей высшего звена запланировано также в правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа, предполагается, что данная инициатива будет реализована в ближайшее время (СЭД CompanyMedia на Ямале используется с 2003 г., с прошлого года охватив всю систему исполнительных органов государственной власти автономного округа).

Наше приложение для iPad, разработанное в ноябре 2010 года и получившее название iPapka, соответствует вышеупомянутым критериям успешности рабочего места РВЗ.

Но как бы ни был iPad хорош, руководитель на своем настольном компьютере (или ноутбуке), подключенном в локальную сеть, работает с нужным ему набором корпоративных информационных ресурсов, с которыми пока невозможно работать на iPad. Поэтому мы считаем вполне логичным предоставить руководителю возможность выбора устройства для удобной и комфортной работы в кабинете, а вне кабинета он может взять с собой iPad, чтобы продолжать "быть на связи".

Для этого мы решили задачу совместимости по данным, получаемым и вносимым руководителем в документы и поручения, между iPad и рабочим местом РВЗ на базе браузера. Это дает возможность начать работать с документом в кабинете на настольном компьютере в браузере, в том числе вносить на нужные страницы графические комментарии, писать резолюцию по документу, потом продолжить работу с документом (на тех же или других страницах документа) уже в дороге на iPad, а, вернувшись в кабинет, завершить (или просто продолжить) работу с документом опять в браузере. И все принятые решения просматривать как на iPad, так и в браузере настольного компьютера.

CNews: Планируете ли вы дальнейшее развитие рабочих мест, мест под iPad? В каком направлении?

Александр Савельев: В январе 2011 года компанией "Интертраст" будет сделано обновление 1-й версии программного обеспечения iPapka, которое получит несколько новых возможностей, а именно: переходы ("следующий-предыдущий") между документами без обращения к списку документов; просмотр в списке документов полноразмерных заголовков; поиск документов в списке по части слова в заголовке, фамилии, номеру; открытие подробных данных об исполнителе поручения – с показом фотографии, полного ФИО, должности и названия подразделения. А в апреле 2011 года мы планируем выпустить 2-ю версию iPapka, где будут новые функции, среди которых можно выделить участие в согласовании, просмотр хода исполнения выданных поручений, создание отчета об исполнении поручения вышестоящего руководителя, информационно-справочная работа с избранными документами.

CNews: Как вы думаете, каковы дальнейшие перспективы применения мобильных технологий и планшетных устройств, в частности, в работе с корпоративной информацией?

Александр Савельев: Я думаю, что ответ на этот вопрос сильно зависит от того, будет ли найдено решение по обеспечению защиты информации приложениями, работающими на iPad, с использованием российских средств криптозащиты информации (СКЗИ). В настоящее время решения нет, и заказчики пока ограничиваются использованием HTTPS протокола для защиты трафика, но этого явно мало. Пока не будет решен вопрос применения ЭЦП на iPad с использованием сертифицированных СКЗИ, нельзя говорить о возможности подписания руководителем электронных документов на iPad. И хотя мы имеем некоторые идеи на этот счет, но планы по их реализации еще не определены.

Александр Савельев: iPad - "игрушка для взрослых", сохраняющая при этом функции реального инструмента работы с документами

С другой стороны, в 2011 году на рынок активно будут выходить конкуренты iPad на базе платформы Android и Windows Phone7. Я полагаю, что в этих платформах такого рода задачи могут быть решены проще и, возможно, быстрее. Кстати, в системе CompanyMedia программный интерфейс (http-спецификация) работы сервера Lotus Domino с приложением iPapka построен таким образом, что он подойдет для любого устройства, в том числе BlackBerry. Соответственно и приложение iPapka может быть клиентом для любых СЭД любых платформ, нужно, чтобы разработчики этих СЭД поддержали бы этот интерфейс со стороны сервера.

CNews: Будут ли планшеты популярны только среди топ-менеджеров или станут востребованы и у руководителей среднего звена и, возможно, рядовых специалистов?

Александр Савельев: Пока популярность только растет, причем у всех категорий руководителей. Но я не стану прогнозировать распространение планшетов на всех сотрудников в качестве рабочего места СЭД. Число функций этой категории пользователей настолько большое, что вложить их в планшетники будет затруднительно. Есть и другие ограничения, такие как стоимость, ограниченность размеров экрана и невысокая производительность работы с экранной клавиатурой. Но, как говорится, поживем – увидим. Конкуренция между производителями планшетников может привести к тому, что стоимость уменьшится, скорость работы вырастет. Остается понять, насколько рядовым сотрудникам планшетник в принципе нужен для работы как участника документооборота? Пока я сомневаюсь в этом. Но если потребность в этом будет высказана заказчиками, то мы будем расширять функциональность нашего приложения iPapka.

Оригинальный текст статьи читайте здесь:

http://doc.cnews.ru/reviews/index.shtml?2011/01/26/424754