Андрей Линев: «Время классических СЭД прошло!»

Компания "ИнтерТраст" на протяжении 19 лет работы входит в число лидеров на рынке создания СЭД. Специалисты компании первыми разработали подходы, которые позволяют существенно повысить результативность работы управленческих структур. Новая версия CompanyMedia - СЭД нового поколения, результат синтеза накопленных знаний и новаторских подходов к организации труда сотрудников блока управления. Генеральный директор компании "ИнтерТраст" Андрей Линев рассказал журналу "Банковские технологии" о ключевых тенденциях рынка СЭД, новых стандартах автоматизации работы предприятий и планах развития продукта 

«БАНКОВСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ»: Андрей Алексеевич, одним из основных трендов сегодняшнего рынка является постепенная трансформация решений для управления документооборотом в решения для управления деловыми процессами. Насколько, на ваш взгляд, это утверждение справедливо?

АНДРЕЙ ЛИНЕВ: Для того чтобы читатели журнала отнеслись с большим доверием к высказываемым мной оценкам и предложениям, отмечу, что в банковском секторе мы занимаем достаточно заметные позиции: 6 из первой десятки российских банков используют CompanyMedia для организации электронного документооборота. В целом же клиентами «ИнтерТраст» являются более 60 банков в России, более 70 тысяч их сотрудников используют нашу систему в своей повседневной работе. Так что опыт у нас большой, и понимание специфики работы с управленческими документами есть. 

Чтобы говорить о будущем, надо помнить прошлое. В течение 20 лет системы электронного документооборота помогали наводить порядок в работе с документами, повышали качество контроля, облегчали поиск информационных материалов, ускоряли их движение по организации. Это очень важные и ценные функции, они до сих пор не потеряли своей актуальности. Но все это время они несли в себе родовой порок — идейной основой СЭД являлась методология работы с бумажными документами. Поэтому чаще всего СЭД/ЕСМ были изолированными, слабо интегрированными с другими информационными системами предприятия, заставляли управленцев выполнять дополнительную работу по документированию, отвлекая от основной деятельности, мало влияли на повышение конкурентоспособности и эффективности предприятий. Налицо идеологический кризис. Выход из него в изменении места СЭД в информационной структуре предприятия.

Из самостоятельной системы, обслуживающей задачи делопроизводства и документооборота предприятия, СЭД трансформируется в удобный инструмент, нацеленный на поддержку основной деятельности руководителей и специалистов организации — работу с личными и коллективными задачами, планами, информацией. А традиционный функционал СЭД — поддержка документационного обеспечения управления (атрибутирование документов для облегчения поиска, управление доступом, обеспечение подлинности, маршрутизация и др.) должен играть роль технологического сервиса.

Мы считаем своей миссией помощь нашим заказчикам в повышении эффективности их работы. Ключевая фигура в любом управлении — это человек! В этой парадигме требование к современной СЭД звучит так: для повышения эффективности работы управленца ему должно быть предоставлено удобное рабочее место с простым, дружественным и красивым интерфейсом. 

Этот подход стал ключевым элементом системы. Поэтому в CompanyMedia 4 реализован целый ряд актуальных методик организации работы руководителей.

Это прежде всего кейс-менеджмент, как наиболее естественный способ работы менеджера с документами. Кейс-технология лежит в основе повседневной работы управленца, она удобна и ориентирована на решение его задач. На ее базе построена автоматизированная поддержка повторяющихся, нестрого регламентированных деловых процессов, таких, как, например, поиск новых поставщиков, подготовка к участию в тендере и т. д. Это также методика «доведение дел до завершения» (GTD — Getting Things Done), направленная на то, чтобы помочь сотруднику отделить планирование от реализации плана и сконцентрироваться на выполнении задач, ведущих к получению результата. Еще один подход — персонализация рабочих мест и контента — способен существенно повысить личную эффективность сотрудников. 

Каждой категории сотрудников, участвующих в документообороте, мы предлагаем свой специализированный интерфейс и инструменты, отвечающие профессиональным интересам этой категории, оптимальный способ взаимодействия в корпоративной системе. Фильтрация контента избавляет пользователей от лишнего «информационного шума».

Наряду с традиционным «вертикальным» взаимодействием актуаль, но использование «горизонтального» формата социальных сетей для удобного и быстрого поиска нужного сотрудника, документа или задачи. Наконец, это поддержка мобильных рабочих мест руководителей и специалистов, участвующих в управлении. В результате внедрения системы все эти подходы легко могут быть включены в практику работы организации. 

Все ценные наработки классической СЭД остаются в системе. Ее развитие происходит за счет новых методик, принципов, функционала.

«БАНКОВСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ»: Вы много говорите об управлении деловыми процессами, но для этих целей существует свой пласт решений — Business Process Management (BPM). СЭД и BPM в таком случае выступают конкурирующими или взаимодополняющими решениями?

АНДРЕЙ ЛИНЕВ.: У меня есть жизненный принцип: не надо вычитать, надо складывать! Целый ряд компаний считает, что BPM-движок является сердцем системы электронного документооборота и должен решать все задачи, связанные с управлением документами. На мой взгляд, такой подход не универсален и не может быть применен ко всему разнообразию бизнес-задач — не бывает «серебряной пули». Процессов, предполагающих работу с документами, в СЭД много, и те, которые регулярны и стабильны (подписание счетов, оформление договоров) хорошо обслуживаются BPM-системами. Но часть задач не может обслуживаться ни механизмом вертикального согласования, ни механизмом BPM-движка. Поэтому BPM-технология должна быть дополнена в СЭД новым инструментом технологий управления — адаптивным кейс-менеджментом, позволяющим, например, остановить процесс согласования до получения нужного сигнала. В условиях системы жестких бизнеспроцессов сотрудник делегирует исполнение задачи своему коллеге на основе строго прописанных инструкций. А в адаптивном кейс-менеджменте (ACM) специалист делегирует решение задач, опираясь на свое знание адресата, его квалификации, владение предметом. 

Поэтому в CompanyMedia 4 есть и идеально отшлифованный за 20 лет классический функционал согласования в СЭД, и BPM, и ACM. Все они эффективно решают свои задачи. 

В кейс-менеджменте сотрудник может управлять процессом достижения цели — решения задачи. Каждый раз, получая задачу, человек думает, как ее решить. При этом он опирается на свой опыт, на известные подходы к решению задачи и намнение коллег. Все эти возможности система предоставляет в рамках того кейса, с которым идет работа. BPM — это технология инструкций, а кейс-менеджмент — технология для решения частично структурированных задач, предполагающая интеллектуальное включение менеджера.

«БАНКОВСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ»: Много проблем связано с интерфейсом систем документооборота. На ваш взгляд, каким должен быть этот интерфейс?

АНДРЕЙ ЛИНЕВ: Профессиональным! Мы пригласили к сотрудничеству дизайнерское бюро Артемия Лебедева — одну из самых профессиональных компаний на этом рынке. Создание интерфейса CompanyMedia 4 длилось около 2,5 лет, и в результате получился интерфейс, который я считаю революционным, он интуитивно понятен, легок, красив, современен. Его сделали люди, понимающие специфику работы управленца на предприятии, знающие правила эргономики и дизайна. Он намного опередил все, что есть сегодня на рынке. 

Интерфейс для СЭД — важнейший фактор успеха системы. «Картотечный» интерфейс никуда не делся из системы — он нужен и удобен документоведам, но это лишь одна из категорий пользователей современной СЭД. Для бизнес-специалистов и руководителей мы предлагаем другой, интуитивно понятный и отвечающий их потребностям интерфейс, который как бы «ведет» пользователя в его работе (методология GTD), помогает быстро решать его задачи.

«БАНКОВСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ»: Каковы дальнейшие планы компании? 

АНДРЕЙ ЛИНЕВ: Сейчас мы представляем СЭД нового поколения, задающую новые стандарты автоматизации деловых процессов, гарантирующую новое качество работы сотрудников, задействованных в управлении. Что же касается будущего, то сейчас в разработке CompanyMedia 5, которую мы реализуем на Java.