Главная Пресс - центр Статьи и интервьюАутсорсинг электронного документооборота

Аутсорсинг электронного документооборота

22.06.2006

Аутсорсинг (от англ. outsourcing -использование внешних источников или средств) — это новая форма организации бизнеса в современной экономике, которая подразумевает передачу специализированной сторонней организации некоторых бизнес-функций или частей бизнес-процесса компании. В условиях современной экономики услуги аутсорсинга являются крайне востребованными для эффективной работы компании.

Любой бизнес в процессе своего развития порождает огромное количество документов на бумажном носителе. Исследования, проведенные в США журналом Delphi Consulting Group, показывают, что ежегодно создается 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится 1,3 трлн документов. Сложно себе представить, как можно найти какой-нибудь документ в таком огромном потоке информации.

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной системы электронного документооборота (СЭД) является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны.

Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов, что связано с освобождением физического места для хранения документов, уменьшением затрат на их копирование и доставку в бумажном виде, снижением расходов на персонал и оборудование и др. Стратегические выгоды обусловлены повышением эффективности работы предприятия.

К таким преимуществам можно отнести:

появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
повышение сохранности документов и удобства их хранения.

Считается, что передача информационных систем на аутсорсинг позволяет компаниям не только повысить уровень надежности, но и сделать это без дополнительных затрат, а также сократить общие расходы на информационные технологии.

Автоматизация потока документов предприятия является весьма актуарной в наше время. Сегодня разработкой приложений в области электронного документооборота в мире занимаются сотни компаний. Однако однозначно ответить на вопрос, нужно ли пользоваться услугой аутсорсинга СЭД или нет, нельзя, так как в обоих случаях есть свои плюсы и минусы.

По нашему мнению, аутсорсинг СЭД будет оправдан:

для небольших организаций, направление деятельности которых не связано с информационными технологиями; они хранятся в электронном виде на сервере;
улучшение контроля за исполнением документов.

Все описанное выше не может не заинтересовать руководителя организации, но далеко не каждый руководитель, особенно в сфере бизнеса, далекой от IT, готов совершить основательные капиталовложения, связанные с закупкой нового оборудования, обучением персонала, кроме того, стоимость СЭД довольно высока. Поэтому в данной ситуации следует воспользоваться аутсорсингом СЭД, т.е. не приобретать СЭД, а взять «в аренду» на стороннем сервере, например в том же DATA-центре, поручив все функции по техническому обслуживанию СЭД специалистам DATA-центра или разработчикам СЭД.

В заключение следует сказать, что независимо от того, каким образом компания будет автоматизировать поток документации, прибегая к услугам аутсорсинга либо производя это самостоятельно, данная процедура является важной для ее эффективной работы и развития.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.