Автоматизация бизнес-процессов работы с документами

Изменения в бизнесе напрямую влияют на изменения в ИТ-инфраструктуре. Однако существует и обратный процесс: создание автоматизированной системы управления является проводником качественных и количественных изменений на всех уровнях деятельности компании, поскольку вызывает «цепную реакцию» изменений в компании – начиная от производственных процессов и методов управления и заканчивая организационной структурой и корпоративной культурой.

Роль ИТ в процессе управления изменениями можно описать, используя модель "Черного ящика".

В системе можно выделить два рода процессов:

•  производственные (преобразование "входов" в "выходы", то есть ресурсов в продукцию);производственные (преобразование "входов" в "выходы", то есть ресурсов в продукцию);
  
•  организационные (передача управляющего воздействия от субъекта к объекту управления; организация обратной связи).
  

Если ИТ автоматизирует первую группу процессов, то сама информационная система становится объектом изменений: все заложенные в ней процессы необходимо менять в соответствии с планом изменений.

Если же информационная система берет на себя вторую группу процессов (а именно такие функции выполняют системы электронного документооборота), то она становится инструментом управления изменениями. В этом случае важным фактором информационной системы является простота ее перенастройки.

Само внедрение информационной системы может оказаться как прогрессивным фактором, когда внесенные изменения улучают работу, так и тормозом развития, если процессы перестройки трудоемки, что в итоге приводит к отставанию функционала системы от требований жизни.

Фактически создание корпоративной системы управления обозначает изменение корпоративной культуры. Например, в случае внедрения системы электронного документооборота не все сотрудники имеют навыки и привычку документировать собственную деятельность, поэтому первое изменение в корпоративной культуре – более точный контроль прохождения и исполнения документов. Он приводит к тому, что становятся видны информационные потоки, все "завалы" и "водовороты". Первое время кажется, что объем работы увеличился, – сказывается отсутствие привычки, и все действия совершаются медленнее, чем в обычном режиме. Мелочи, которые раньше выполнялись машинально, требуют внимания и времени на их документирование. Но через некоторое время преимущества становятся более очевидными. Особенно оценивается возможность проследить историю вопроса за достаточно долгий период времени, когда детали разбросаны между разными подразделениями, а некоторые исполнители могли уже уволиться.

Процесс изменения корпоративной культуры организации, связанный с внедрением информационной системы, идет, как правило, очень болезненно. Проблема в том, что на своем рабочем месте человек взаимодействует с компьютером, а не с другими людьми, поэтому есть иллюзия изолированности работы. Для осознания факта, что системы электронного документооборота, да и другие информационные системы - это инструменты коллективной работы, требуются дополнительные действия: проведение тренингов, специализированное обучение не просто функциям работы в системе, а мотодам взаимодействия.

Общую структуру процессов организации можно описать как схему "поставщики-производство-финансы-продажи". Могут добавляться "процесс разработки новых продуктов" и "персонал".

Реализация каждого из упомянутых процессов может быть автоматизирована с использованием специфической информационной системы. Решение о выборе информационных систем (ERP, CRM, финансово-аналитических и т.д.) в каждом конкретном случае принимает CIO в зависимости от поставленных задач и имеющихся возможностей. Эти решения очень индивидуальны.

Для управления изменениями и их мониторинга должна быть выбрана информационная система, обеспечивающая, в первую очередь, контур управления: передачу управляющего воздействия субъектам управления и возможность установления обратной связи, причем это должно работать как в состоянии стабильных, налаженных процессов, так и в ситуации, когда часть процессов остановлена для переналадки. Возможно, на этот период потребуется эмуляция функций перенастраиваемой системы. Лучше всего, на наш взгляд, с этим справляются системы электронного документооборота, поскольку их главная функция – документационное обеспечение управления. Например, на время переналадки ERP-системы СЭД может взять функции хранения и передачи документов (для того контура, который перенастраивается), что даст возможность не останавливать работу и восстановить учет после выполнения переналадки.

Автоматизация бизнес-процессов работы с документами – это новшество версии 3.3 продукта нашей компании – системы электронного документооборота CompanyMedia. Специалисты компании "ИнтерТраст" считают, что информационная система должна уметь не просто описывать бизнес-процессы работы с документами, но и "двигать" документы в соответствии с внешним описанием, выполненным с использованием графического конструктора. Такой подход обеспечивает возможность оперативной перенастройки работы системы практически одновременно с изменениями, происходящими в соответствии с общей организацией работы.