Вы можете написать нам через форму и менеджер свяжется с Вами в ближайщее время
Автоматизация работы коллегиальных органов
Автор: Ольга Скиба, бизнес аналитик компании "ИнтерТраст"
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота
Как вести подготовку к заседанию в централизованном, многопользовательском и инициативном режимах?
Начальник отдела документооборота, г. Норильск
Модуль современной СЭД, предназначенный для автоматизации работы коллегиальных органов, обеспечивает необходимые инструменты на всех все этапах этого процесса, включая подготовку вопросов к заседаниям, фиксацию в протоколе принятых решений, а также дальнейший контроль исполнения решений.
При этом поддерживаются все три режима работы — централизованный, многопользовательский и инициативный, а выбор одного из них зависит, главным образом, от принятого в организации регламента работы коллегиального органа. Кроме того, возможна ситуация, когда в рамках одной компании применяются несколько режимов — для заседаний разного уровня и тематики.
Применения централизованного режима подготовки к заседаниям предполагает, что всю работу по информационному наполнению осуществляет в однопользовательском режиме секретарь, помощник руководителя или ответственный делопроизводитель. Он формирует повестку заседания, создает вопросы к ней, вносит в систему электронного документооборота дополнительные информационные материалы по вопросам, а также проекты решений и приложения к ним, полученные от докладчиков по электронной почте. После проведения заседания секретарь готовит итоговый протокол и рассылает его участникам коллегиального органа.
В многопользовательском режиме работы задачи секретаря меняются. К их числу по-прежнему относится формирование повестки заседания и создание вопросов к ней, но непосредственной подготовкой этих вопросов занимаются другие сотрудники, которых секретарь уведомляет о назначении их ответственными. В этом случае проекты решений и другие материалы по вопросам готовят в системе непосредственно докладчики или назначенные ими ответственные специалисты, а секретарь выполняет контрольную функцию.
Инициативный режим работы подразумевает, что вопросы к заседанию формулируют и предлагают для включения в повестку непосредственно участники коллегиального органа — в зависимости от возникшей потребности. В свою очередь секретарь может включить вопрос в повестку или отказать во включении с указанием причины. Этот режим может использоваться для подготовки заседаний, для которых не утверждается план вопросов на период, либо если возник внеплановый вопрос, который требует срочного принятия решения. Более того, инициативный режим работы может комбинироваться с централизованным и многопользовательским.
Нужно отметить, что докладчики из числа руководителей и сотрудники, занимающиеся непосредственной подготовкой материалов, могут работать в различных интерфейсах. Современная СЭД предлагает два основных типа рабочих мест: мобильный клиент для планшетных устройств обычно используют в работе руководителями, а web-интерфейс с расширенной функциональностью предназначен для работы предметных специалистов —секретарей и делопроизводителей.
Поэтому при любом режиме подготовки осуществляется должна осуществляться синхронизация данных с приложением планшетов. Так, по факту утверждения повестки на мобильные рабочие места постоянных участников коллегиального органа поступает повестка с проектами решений по вопросам. После регистрации протокола этот документ также должен поступать на мобильные рабочие места. Протокол. Кроме того, должна быть предусмотрена возможность предварительного голосования и внесения комментариев к решению с использованием планшетных устройств.
Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.
-
В 2022 год оказался очень плодотворным ...
-
О роли ИТ-мониторинга в проектах внед...
-
Насколько успешно проходит цифровиза...
-
Крупная нефтяная компания в Удмуртск...
-
В Оренбургской области на протяжении ...
-
В ситуации ухода с российского рынка ...
-
Кроссплатформенность и совместимост...
-
Какие результаты были достигнуты в 2021...
-
С какими вызовами встретился в 2021 год...
-
Компания «ИнтерТраст» в числе первых ...
-
Любая организация стремится обеспечи...
-
Вот уже почти два года наша страна, ка...
-
В начале 2021 года компания «ИнтерТраст...
-
Ровно десять лет назад, в 2011-м, компани...
-
РСПП оценил затраты российского бизн...
-
В июле 2019 года специалисты администра...
-
В 2020 году в администрации города Мурм...
-
Одним из следствий пандемии корона...
-
Компания «ИнтерТраст», основанная в 19...
-
Остается ли в эпоху ц...
-
Новая цифровая реальность, появление ...
-
В госорганах Новосибирской области р...
-
Разработка, внедрение и сопровождени...
-
СЭД/ЕСM все чаще выступает в качестве ...
-
На рубеже года принято подводить и...
-
Система документационного обеспечен...
-
Специалисты компании «Интерт... -
Пять лет назад, отвечая на вопрос ж...
-
5 лет назад компания «ИнтерТраст» выв...
-
Системы электронного документооборо...
-
Граница между крупными и средними ком...
-
В последние два десятилетия направле...
-
Широка у нас страна родная, и когда в М...
-
Технология адаптивного кейс-менеджме...
-
Как известно, финансовый год у многих ...
-
По мнению Александра Савельева, замес...
-
Магический квадрант Gartner и «волны» ры...
-
Старая гвардия разработчиков возглав...
-
Направление средств групповой работы...
-
Илья Ипатов, ведущий консультант комп...
-
Бюрократизм традиционных СЭД нередко...
-
Уничтожение документов – это больше, ...
-
Развитие кросплатформенной CompanyMedia 5 я...
-
Каково положение дел с использование...
-
В 2016 году отечественные системы докум...
-
Компания «ИнтерТраст» объявила о вып...
-
В этом году в число лидеров квадранта ...
-
Современные системы электронного док...
-
Электронные государственные услуги с...
-
12 сентября компания OpenText официально о...
-
Безбумажный документооборот пока ост...
-
Десять лет назад в Ямало-Ненецком авт...
-
Бизнес-аналитика становится все боле...
-
Как повлияла на бизнес отечественных ...
-
Скорость изменений в политике и бизне...
-
Компания «ИнтерТраст», один из лидеро...
-
Если говорить о складывающейся на оте...
-
Сегодня всем очевидно, что бумажные д...
-
Мобильные приложения со схожей функц...
-
Решения класса СЭД/ECM относятся к функ...
-
В 2015 году у компании «ИнтерТраст», нес...
-
Как и ожидалось, 2015 год выдался сложны...
-
О лицензиях и методологии в области с...
-
Сегодня речь идет не об оптимизации р...
-
Разговоры о переходе на безбумажный э...
-
Директор центра продаж и внедрения ко...
-
Мобильные решения в составе СЭД/ECM — э...
-
Илья Ипатов, руководитель отдела элек...
-
В конце октября компания "ИнтерТраст" ...
-
Несмотря на то, что понятие системы эл...
-
Как система электронного документооб...
-
В рамках данного обзора Docflow рассмотр...
-
Эдуард Михайлов, руководитель отдела...
-
Импортозамещение и переход на СПО в п...
-
В современных СЭД существуют инструм...
-
Система класса СЭД/ECM, дополненная раз...
-
По итогам обновления СЭД CompanyMedia до че...
-
Благодаря объединению поисковых и ан...
-
По мнению Вадима Ипатова, заместителя...
-
Ровно 15 лет назад вступил в силу нацио...
-
Ирина Соколова, начальник отдела моби...
-
В своем комментарии Вадим Ипатов, зам...
-
Типовой проект строительства промышл...
-
Какие компоненты комплексных мобильн...
-
Вадим Ипатов, заместитель генерально...
-
Чем отличаются мобильные решения СЭД/...
-
Если еще несколько лет назад управлен...
-
Компания «ИнтерТраст» приняла участи...
-
Вадим Ипатов, заместитель генерально...
-
Ольга Скиба, бизнес-аналитик компании...