Главная Пресс - центр Статьи и интервьюАвтоматизация работы коллегиальных органов

Автоматизация работы коллегиальных органов

08.10.2014

Автор: Ольга Скиба, бизнес аналитик компании "ИнтерТраст"
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота

Как вести подготовку к заседанию в централизованном, многопользовательском и инициативном режимах?

Начальник отдела документооборота, г. Норильск

Модуль современной СЭД, предназначенный для автоматизации работы коллегиальных органов, обеспечивает необходимые инструменты на всех все этапах этого процесса, включая подготовку вопросов к заседаниям, фиксацию в протоколе принятых решений, а также дальнейший контроль исполнения решений.

При этом поддерживаются все три режима работы — централизованный, многопользовательский и инициативный, а выбор одного из них зависит, главным образом, от принятого в организации регламента работы коллегиального органа. Кроме того, возможна ситуация, когда в рамках одной компании применяются несколько режимов — для заседаний разного уровня и тематики.

Применения централизованного режима подготовки к заседаниям предполагает, что всю работу по информационному наполнению осуществляет в однопользовательском режиме секретарь, помощник руководителя или ответственный делопроизводитель. Он формирует повестку заседания, создает вопросы к ней, вносит в систему электронного документооборота дополнительные информационные материалы по вопросам, а также проекты решений и приложения к ним, полученные от докладчиков по электронной почте. После проведения заседания секретарь готовит итоговый протокол и рассылает его участникам коллегиального органа.

В многопользовательском режиме работы задачи секретаря меняются. К их числу по-прежнему относится формирование повестки заседания и создание вопросов к ней, но непосредственной подготовкой этих вопросов занимаются другие сотрудники, которых секретарь уведомляет о назначении их ответственными. В этом случае проекты решений и другие материалы по вопросам готовят в системе непосредственно докладчики или назначенные ими ответственные специалисты, а секретарь выполняет контрольную функцию.

Инициативный режим работы подразумевает, что вопросы к заседанию формулируют и предлагают для включения в повестку непосредственно участники коллегиального органа — в зависимости от возникшей потребности. В свою очередь секретарь может включить вопрос в повестку или отказать во включении с указанием причины. Этот режим может использоваться для подготовки заседаний, для которых не утверждается план вопросов на период, либо если возник внеплановый вопрос, который требует срочного принятия решения. Более того, инициативный режим работы может комбинироваться с централизованным и многопользовательским.

Нужно отметить, что докладчики из числа руководителей и сотрудники, занимающиеся непосредственной подготовкой материалов, могут работать в различных интерфейсах. Современная СЭД предлагает два основных типа рабочих мест: мобильный клиент для планшетных устройств обычно используют в работе руководителями, а web-интерфейс с расширенной функциональностью предназначен для работы предметных специалистов —секретарей и делопроизводителей.

Поэтому при любом режиме подготовки осуществляется должна осуществляться синхронизация данных с приложением планшетов. Так, по факту утверждения повестки на мобильные рабочие места постоянных участников коллегиального органа поступает повестка с проектами решений по вопросам. После регистрации протокола этот документ также должен поступать на мобильные рабочие места. Протокол. Кроме того, должна быть предусмотрена возможность предварительного голосования и внесения комментариев к решению с использованием планшетных устройств.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.