Главная Пресс - центр Статьи и интервьюАвтоматизация с помощью СЭД работы по подготовке совещаний и планерок

Автоматизация с помощью СЭД работы по подготовке совещаний и планерок

25.10.2013

Можно ли с помощью СЭД автоматизировать работу по подготовке совещаний и планерок, а также протоколов по их завершении?

Зам. начальника отдела документационного
обеспечения и центрального архива, г. Черкесск

Заседания, совещания, планерки – неотъемлемая часть работы сотрудников блока управления любого предприятия. Подготовка к ним обязательно сопровождается документами, и решения, принимаемые по итогам заседаний, также должны
быть оформлены. Так как СЭД автоматизирует весь электронный документооборот в организации, естественно, без внимания не остается и эта важная часть ее жизни.

Особенно удобно использовать СЭД для подготовки заседаний и работы с их результатами в организациях со сложной территориально распределенной структурой. Именно в таких условиях можно оценить все преимущества электронного документооборота, его простоту и удобство для пользователей всех уровней.

Возможности СЭД позволяют автоматизировать:

подготовку вопросов заседаний;
составление списка приглашенных участников;
работу с протоколами по итогам заседаний;
контроль исполнения решений, принятых на заседании.

При этом пользователи системы имеют возможность в ходе подготовки обсуждать рабочие вопросы, используя специализированный сервис. Система фиксирует все изменения в материалах или вопросах заседаний и уведомляет о них участников заседаний. Права доступа к материалам заседания определяются в зависимости от должностных обязанностей пользователя, а также в зависимости от вида заседания.

Современные системы электронного документооборота дают пользователям возможность работать как в приложении для стационарного компьютера, так и в веб-клиенте или приложении для мобильных устройств.

Чаще всего для мобильной работы используются планшеты iPad.

Итак, функционал СЭД позволяет автоматизировать работу по подготовке и проведению заседаний, совещаний и планерок коллегиальных органов управления организации, а также работу с протоколами, в которых фиксируются вопросы и принятые решения.

Корпоративная работа в системе электронного документооборота помогает руководству организации исключить потерю информации и четко контролировать исполнение решений коллегиальных органов. Рядовым сотрудникам и участникам заседаний работа в СЭД позволяет экономить время и силы, которые раньше тратились на рутинные операции по подготовке совещаний и обработке их результатов.

Словарь:

AES (Advanced Encryption Standart) – симметричный алгоритм блочного шифрования, принятый в качестве стандарта шифрования Правительством США.

Trend Micro (TYO: 4704) – японско-американская компания, специализирующаяся на разработке антивирусного программного обеспечения.

Автор: Елена Будакова, начальник отдела маркетинга, компания «ИнтерТраст»
Источник: Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота» №11, ноябрь 2013 г.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.