Главная Пресс - центр Статьи и интервьюАвтоматизация согласования договоров

Автоматизация согласования договоров

19.07.2011

Автор: Надежда Журавлева, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 07.2011

Как система электронного документооборота может помочь в контроле согласования договоров в организации? Какие функции можно автоматизировать?

Руководитель службы ДОУ, г. Саратов

Надежда Журавлева, компания "ИнтерТраст": Контроль согласования договоров – важная задача, от реализации которой зависят отношения с заказчиками, поставщиками, партнерами. Система электронного документооборота, основная задача которой заключается в автоматизации и оптимизации обработки, распространения и исполнения документов, а значит, и в повышении эффективности взаимодействия сотрудников между собой и с партнерами, заказчиками, исполнителями и пр., берет на себя многие процессы обработки документов (причем документов любых видов: приказов, распоряжений, коммерческих предложений, но для ответа на вопрос мы будем подразумевать именно договоры). Для наглядности рассмотрим весь цикл обработки договора при традиционном бумажном документообороте и электронном, при котором договоры согласуются в СЭД.

Предположим, ситуация такова, что договор должен быть согласован в пяти (и более) инстанциях: руководителем отдела, финансистами, юристами, бухгалтерией, службой безопасности. Специалист каждой из инстанций может вносить свои замечания и имеет право вето. Однако и вторая сторона может не согласиться с новым видом договора, в результате чего процесс согласования договора начнется заново.

Если документооборот в компании бумажный, процесс согласования договора может растянуться на неопределенное количество времени: договор может долго перемещаться между инстанциями (особенно если компания территориально распределенная и службы находятся в разных зданиях, а то и городах), могут даже потеряться промежуточные варианты договоров. Часто замечания делаются в устной форме, что уменьшает прозрачность и увеличивает сложность согласования документа. Невозможно отследить, где на данный момент находится договор и «когда все это закончится». Ответственный менеджер лично контролирует процесс согласования с помощью определенного бланка, бланк может потеряться, и восстановить информацию будет практически невозможно, все начинается заново.

Контроль согласования договора в электронном виде намного удобнее и прозрачнее.

В автоматизированной системе заполняется карточка проекта договора, прикрепляется файл с текстом контракта и выбирается функция "Согласование" в меню программы. Заполняя лист согласования, инициатор может задавать различные параметры процесса в зависимости от типа договора и принятым в компании ходом обработки документов подобного вида: выбрать согласующих, указать порядок согласования, сроки. С учетом важности контракта, значимости проставляемых виз и т. п. можно установить дополнительные «Параметры согласования», например определить порядок действий системы при истечении срока согласования конкретным согласующим: либо отправить напоминание и ждать, если виза необходима, либо пропустить данную отметку и передать документ по цепочке следующему.

Маршрут согласования договоров можно задать как последовательным (когда документ не может быть передан на рассмотрение следующему лицу без отметки о рассмотрении предыдущим), так и параллельным (рассмотрение происходит независимо, одновременно, при этом каждое лицо из списка согласующих может посмотреть, что написали другие, обсудить спорные вопросы), а также смешанным и даже разбивать общий ход согласования на стадии, которые сами по себе могут быть разных типов.

Также можно выбрать варианты действий системы в случае получения отрицательной визы (возвращать на доработку сразу или передать дальше с отметкой о полученной негативной оценке).

Все вышеперечисленное занимает не более пары минут. Ответственному за контроль лицу не нужно ходить из кабинета в кабинет и ждать приема у нужных лиц – они получают по электронной почте уведомление системы о поступлении на согласование новых документов и рассматривают их в удобное время в рамках установленных сроков. Листы согласования хранятся в системе в течение всего срока существования документа, и в любой момент можно посмотреть "историю": кто и когда получил договор на рассмотрение, сколько он у него/нее находился, какие замечания были внесены.

Электронный документ физически не может потеряться – система хранит данные на нескольких серверах, регулярно делает текущие и архивные копии, а для исключения угроз несанкционированного доступа или взлома используются системы защиты информации.

Однако на практике люди, к сожалению, достаточно долго привыкают к необходимости работать с документами в электронном виде и зачастую, даже имея установленную на рабочем компьютере программу, предпочитают использовать ее только как журнал учета документов, не применяя возможности системы в целом.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.