Вы можете написать нам через форму и менеджер свяжется с Вами в ближайщее время
Автоматизация заседаний: работа над ошибками
Автор: Ольга Скиба, бизнес-аналитик компании «ИнтерТраст»
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №1, 2015
Какие ошибки может допустить компания при выборе системы автоматизации работы коллегиальных органов и как минимизировать возможные риски проекта?
Управляющий делами, г. Краснодар
Первая из возможных ошибок может произойти еще на этапе выбора подрядчика и программного продукта. Если в продуктовой линейке разработчика нет специализированного решения для автоматизации работы заседаний, то, вероятнее всего, на основе доступного функционала трудно будет реализовать такое специфическое решение. Кроме того, от разработчика требуется глубокое понимание специфики работы коллегиальных органов и тех бизнес-процессов, которые предстоит автоматизировать. Платформы, на базе которых подобные решения разрабатываются, действительно могут быть универсальными, но все же логичнее выбирать поставщика, в арсенале которого есть готовый специализированный продукт. Это значительно снижает технологические и организационные риски проекта. Если готовый продукт существует, следует обратить внимание на проектный опыт. Доверять лучше тем решениям, которые уже эксплуатируются большим числом заказчиков.
Когда программный продукт выбран, необходимо провести тщательную подготовку к проекту. Первое, что требуется сделать на начальном этапе, — очертить круг пользователей будущего решения, учесть их предпочтения и стиль работы. Это позволит определиться с типами рабочих мест, которые будут использоваться. Например, если среди участников заседаний есть специалисты и руководители, регулярно работающие вне офиса, им нужно предоставить мобильное решение, которое позволит участвовать в подготовке заседаний дистанционно с помощью планшетов. Если автоматизация затрагивает заседания, в которых могут принимать участие представители внешних организаций, то система должна обеспечивать корпоративный режим работы — возможность подключения сторонних пользователей к работе коллегиальных органов. Примером здесь могут служить наблюдательные советы крупных компаний — в таких заседаниях принимают участие независимые директора.
Кроме того, надо предусмотреть возможность применять в системе несколько форм документов (протоколов, выписок и пр.) в зависимости от типа заседаний, которые предполагается автоматизировать. Например, протокол заседания рабочей группы может существенно отличаться от протокола, который подытоживает встречу совета директоров. В некоторых организациях формат протокола для заседаний высокого уровня закреплен нормативными актами, поэтому имеет смысл убедиться в том, что система способна реализовать эти требования.
Следует учесть и такой фактор, как возможность заочного голосования. При необходимости соответствующие инструменты должны быть реализованы в составе программного продукта, что позволит участникам заседаний выносить решения в заочной форме.
Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.
-
В 2022 год оказался очень плодотворным ...
-
О роли ИТ-мониторинга в проектах внед...
-
Насколько успешно проходит цифровиза...
-
Крупная нефтяная компания в Удмуртск...
-
В Оренбургской области на протяжении ...
-
В ситуации ухода с российского рынка ...
-
Кроссплатформенность и совместимост...
-
Какие результаты были достигнуты в 2021...
-
С какими вызовами встретился в 2021 год...
-
Компания «ИнтерТраст» в числе первых ...
-
Любая организация стремится обеспечи...
-
Вот уже почти два года наша страна, ка...
-
В начале 2021 года компания «ИнтерТраст...
-
Ровно десять лет назад, в 2011-м, компани...
-
РСПП оценил затраты российского бизн...
-
В июле 2019 года специалисты администра...
-
В 2020 году в администрации города Мурм...
-
Одним из следствий пандемии корона...
-
Компания «ИнтерТраст», основанная в 19...
-
Остается ли в эпоху ц...
-
Новая цифровая реальность, появление ...
-
В госорганах Новосибирской области р...
-
Разработка, внедрение и сопровождени...
-
СЭД/ЕСM все чаще выступает в качестве ...
-
На рубеже года принято подводить и...
-
Система документационного обеспечен...
-
Специалисты компании «Интерт... -
Пять лет назад, отвечая на вопрос ж...
-
5 лет назад компания «ИнтерТраст» выв...
-
Системы электронного документооборо...
-
Граница между крупными и средними ком...
-
В последние два десятилетия направле...
-
Широка у нас страна родная, и когда в М...
-
Технология адаптивного кейс-менеджме...
-
Как известно, финансовый год у многих ...
-
По мнению Александра Савельева, замес...
-
Магический квадрант Gartner и «волны» ры...
-
Старая гвардия разработчиков возглав...
-
Направление средств групповой работы...
-
Илья Ипатов, ведущий консультант комп...
-
Бюрократизм традиционных СЭД нередко...
-
Уничтожение документов – это больше, ...
-
Развитие кросплатформенной CompanyMedia 5 я...
-
Каково положение дел с использование...
-
В 2016 году отечественные системы докум...
-
Компания «ИнтерТраст» объявила о вып...
-
В этом году в число лидеров квадранта ...
-
Современные системы электронного док...
-
Электронные государственные услуги с...
-
12 сентября компания OpenText официально о...
-
Безбумажный документооборот пока ост...
-
Десять лет назад в Ямало-Ненецком авт...
-
Бизнес-аналитика становится все боле...
-
Как повлияла на бизнес отечественных ...
-
Скорость изменений в политике и бизне...
-
Компания «ИнтерТраст», один из лидеро...
-
Если говорить о складывающейся на оте...
-
Сегодня всем очевидно, что бумажные д...
-
Мобильные приложения со схожей функц...
-
Решения класса СЭД/ECM относятся к функ...
-
В 2015 году у компании «ИнтерТраст», нес...
-
Как и ожидалось, 2015 год выдался сложны...
-
О лицензиях и методологии в области с...
-
Сегодня речь идет не об оптимизации р...
-
Разговоры о переходе на безбумажный э...
-
Директор центра продаж и внедрения ко...
-
Мобильные решения в составе СЭД/ECM — э...
-
Илья Ипатов, руководитель отдела элек...
-
В конце октября компания "ИнтерТраст" ...
-
Несмотря на то, что понятие системы эл...
-
Как система электронного документооб...
-
В рамках данного обзора Docflow рассмотр...
-
Эдуард Михайлов, руководитель отдела...
-
Импортозамещение и переход на СПО в п...
-
В современных СЭД существуют инструм...
-
Система класса СЭД/ECM, дополненная раз...
-
По итогам обновления СЭД CompanyMedia до че...
-
Благодаря объединению поисковых и ан...
-
По мнению Вадима Ипатова, заместителя...
-
Ровно 15 лет назад вступил в силу нацио...
-
Ирина Соколова, начальник отдела моби...
-
В своем комментарии Вадим Ипатов, зам...
-
Типовой проект строительства промышл...
-
Какие компоненты комплексных мобильн...
-
Вадим Ипатов, заместитель генерально...
-
Чем отличаются мобильные решения СЭД/...
-
Если еще несколько лет назад управлен...
-
Компания «ИнтерТраст» приняла участи...
-
Вадим Ипатов, заместитель генерально...
-
Ольга Скиба, бизнес-аналитик компании...