Главная Пресс - центр Статьи и интервьюАвтоматизация заседаний: работа над ошибками

Автоматизация заседаний: работа над ошибками

17.02.2015

Автор: Ольга Скиба, бизнес-аналитик компании «ИнтерТраст»
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №1, 2015

Какие ошибки может допустить компания при выборе системы автоматизации работы коллегиальных органов и как минимизировать возможные риски проекта?

Управляющий делами, г. Краснодар

Первая из возможных ошибок может произойти еще на этапе выбора подрядчика и программного продукта. Если в продуктовой линейке разработчика нет специализированного решения для автоматизации работы заседаний, то, вероятнее всего, на основе доступного функционала трудно будет реализовать такое специфическое решение. Кроме того, от разработчика требуется глубокое понимание специфики работы коллегиальных органов и тех бизнес-процессов, которые предстоит автоматизировать. Платформы, на базе которых подобные решения разрабатываются, действительно могут быть универсальными, но все же логичнее выбирать поставщика, в арсенале которого есть готовый специализированный продукт. Это значительно снижает технологические и организационные риски проекта. Если готовый продукт существует, следует обратить внимание на проектный опыт. Доверять лучше тем решениям, которые уже эксплуатируются большим числом заказчиков.

Когда программный продукт выбран, необходимо провести тщательную подготовку к проекту. Первое, что требуется сделать на начальном этапе, — очертить круг пользователей будущего решения, учесть их предпочтения и стиль работы. Это позволит определиться с типами рабочих мест, которые будут использоваться. Например, если среди участников заседаний есть специалисты и руководители, регулярно работающие вне офиса, им нужно предоставить мобильное решение, которое позволит участвовать в подготовке заседаний дистанционно с помощью планшетов. Если автоматизация затрагивает заседания, в которых могут принимать участие представители внешних организаций, то система должна обеспечивать корпоративный режим работы — возможность подключения сторонних пользователей к работе коллегиальных органов. Примером здесь могут служить наблюдательные советы крупных компаний — в таких заседаниях принимают участие независимые директора.

Кроме того, надо предусмотреть возможность применять в системе несколько форм документов (протоколов, выписок и пр.) в зависимости от типа заседаний, которые предполагается автоматизировать. Например, протокол заседания рабочей группы может существенно отличаться от протокола, который подытоживает встречу совета директоров. В некоторых организациях формат протокола для заседаний высокого уровня закреплен нормативными актами, поэтому имеет смысл убедиться в том, что система способна реализовать эти требования.

Следует учесть и такой фактор, как возможность заочного голосования. При необходимости соответствующие инструменты должны быть реализованы в составе программного продукта, что позволит участникам заседаний выносить решения в заочной форме.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.