"Быстрые" СЭД помогут в управлении бизнесом

Западные эксперты рынка ECM/СЭД сформулировали концепцию так называемого "быстрого ECM" ("Agile ECM"). Программные продукты, отвечающие ей, должны обеспечивать быстрый доступ к контенту, с одной стороны, и, с другой, гибкость включения его в бизнес-процессы организации. Российские участники рынка электронного документооборота увидели в ней определенные связи с тем, что в России понимается под термином "СЭД".

Сетевое издание, посвященное тематике управления контентом, CMSWire опубликовало материал, посвященный анализу термина Agile Enterprise CMS. В нем описываются различия между понятиями "традиционной" и "быстрой" ECM-системы и приводится сравнительный анализ некоторых продающихся программных платформ. Согласно приведенной информации, авторство термина Agile CMS принадлежит аналитику The Real Story Group (бывшей CMS Watch) Алану Пельц-Шарпу. Основная идея, положенная в основу Agile CMS, состоит в том, что управление корпоративным контентом и управление бизнес-процессами должны быть объединены между собой. Речь идет о том, что внутри ECM-систем содержится достаточно большое количество информации, которая не является структурированной и из-за этого превращается в труднонаходимую, что влечет за собой трудности во включении ее в линейные бизнес-процессы. Соответственно, в "шустрых" ECM-продуктах управление контентом упрощается, становится более гибким и интегрируется с существующими процессами.

Российские вендоры СЭД отмечают, что термин Agile ECM пока не является устоявшимся для отрасли, однако видят в нем определенный смысл, позволяющий применять его в качестве дополнения к сегодняшнему пониманию ECM и СЭД. "Термин Agile ECM не используется в России, хотя сам подход широко известен", - объясняет Дмитрий Семенюк, менеджер по продуктам ЭОС. По его словам, можно использовать два подхода к построению систем - это создание коробочных версий (traditional ECM) и создание платформ (agile ECM). Первые решают конкретные специализированные задачи, и достоинствами такого подхода являются простота и скорость внедрения системы; платформы же предоставляют полную свободу в настройках системы, они подходят для использования в тех случаях, когда нужно динамично менять бизнес-процессы, вести совместную работу с документами.

Сравнение традиционной и быстрой ЕСМ

Источник: CMSWire, 2010

"В реальной жизни характеристика "agile" в отношении ЕСМ воспринимается пока скорее как эпитет, а не как устоявшийся термин, и, тем более, не как практически целенаправленно используемая функциональность. Вряд ли какой-нибудь производитель ЕСМ, скажет, что его система не может быть использована в интересах принятия решений за счет предоставления правильной информации в нужное время. Вместе с тем, из многочисленных опросов, проводимых авторитетными аналитическими компаниями, хорошо видно, как трудно это достигается на практике", - замечает Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по развитию бизнеса. Он довольно сдержанно оценивает приведенные в материале CMSWire положения и выводы, полагая, что, например, представленные критерии сравнения имеют настолько качественный характер, что маловероятно могут быть применены для количественных оценок и, соответственно, классификации (или сертификации) систем. По его словам, проблема использования ЕСМ решений в интересах усовершенствования бизнеса часто носит не технологический, а организационно-методический характер, и поэтому важно не только иметь правильные и удобные инструменты, но преодолеть психологические и культурные барьеры, а также стимулировать доверие к предлагаемым методам и подходам к управлению как отдельными процессами, так и организацией в целом. По оценкам господина Ипатова, в зарубежной публикации нет практических рецептов для достижения подобных целей.

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink, полагает, что термин agile в контексте использования для решений по управлению контентом не является распространенным. "Среди разработчиков заказных систем термин аgile-разработка хорошо известен. Это достаточно известная методология, которая позволяет быстро разработать систему относительно приемлемого качества. Иными словами, это программистский фастфуд. Как известно, если требуется сделать что-то быстро, хорошо и дешево, то реально достижимы только два критерия из трех". Эксперт отмечает, что, хотя многие отечественные СЭД до сих пор еще вынуждены догонять ведущие (традиционные) ECM-системы, они при этом, тем не менее, ориентированы на профессиональное использование - никакого редактирования бизнес-процессов слабо подготовленными пользователям они не предполагают, что абсолютно правильно. "Максимум, что можно разрешить пользователю – это составить маршрут согласования какого-нибудь своего рабочего документа, но отнюдь не проектировать промышленные рабочие процессы корпоративного уровня", - считает господин Бейдер.

По мнению Сергея Курьянова, директора по развитию DocsVision, термин Agile ECM в том виде, в каком он определяется и используется в статье, приводит к парадоксальной мысли о том, что СЭД в его российском понимании как раз и является Agile ECM. "СЭД в отличие от ECM содержит в основной парадигме, до любого расширения, управление бизнес-процессами или маршрутами, а также групповую работу над документом в контексте бизнес-процесса ", - объясняет Сергей Курьянов. Анализируя таблицу сравнения критериев традиционных и "быстрых" ECM, эксперт предположил, что не все российские СЭД соответствуют в полной мере определению Agile ECM, однако практически все реализуют либо полностью все пункты отличий, либо больше половины - полностью, а остальные частично. "При реальном выборе системы Agile ECM автор статьи рекомендует заказчику запастись собственным списком требований, чтобы проверить, справедливо ли вендор позиционирует себя в этот модный сегмент продуктов. Однако, конечно, требования таблицы должны войти в этот список полностью", - заключает господин Курьянов.

Об этом говорит и Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Россия. По его словам, трудно выделить ECM-системы, исповедующие только "обычный" или только "agile"-подход, Большинство ECM-решений находится между этими "полюсами", реализуя в себе частично agile-функциональность в тех подсистемах, где это востребовано их заказчиками, при этом, как говорит он, далеко не всегда указанные сравнительные преимущества agile ECM являются таковыми, поскольку многое зависит сильно от конкретной задачи.

"С точки зрения Agile ECM крайне актуальной представляется задача понимания документов, то есть классификации и выделения ключевой информации, полученной из различных источников контента; речь идет как о бумажных, так и электронных документах, поступающих в ECM, - говорит Владимир Арлазаров, руководитель лаборатории массового ввода документов Cognitive Technologies. - В обзоре приведены данные, что по затратам рабочего времени сотрудников поиск информации занимает 2-ое место, а в срезе непродуктивных затрат 1-ое место занимают операции поиска, когда сотрудник искал, но не нашел нужную информацию. Именно поэтому мы считаем, что без существенного развития технологий понимания документов реализация истинных Agile ECM видится сомнительной".

Анализируя сравнительную таблицу критериев двух типов систем, Александр Бейдер отметил большое количество нестыковок в обозначенных в ней положениях. Например, он указывает, что традиционные системы ECM вовсе не замыкают информацию в разрозненных хранилищах. "Если мы говорим о наиболее известных на нашем рынке промышленных традиционных системах ECM уровня EMC Documentum и Open Text Content Server, то именно они пропагандируют и последовательно проводят в жизнь принцип хранения информации в едином репозитории, правила доступа к которому детально документированы, основаны на программных интерфейсах и поэтому можно говорить о том, что это открытый репозиторий. Это репозитории, основанные на корпоративных стандартах, а единый отраслевой стандарт репозитория для всех производителей вряд ли когда либо будет создан. Очевидно, что поддержка CMIS и открытый стандарт хранилища - это далеко не одно и тоже". По словам господина Бейдера, основная идея материала состоит в иллюстрации тезиса о необходимости минимизировать стоимость владения системой и предоставить пользователям максимально простые и удобные возможности для работы. Виктор Сенкевич, управляющий директор Paybot, полагает, что таблица сравнения критериев ECM-систем отражает стремление к простоте и эффективности, которое сейчас для ИТ-продуктов является мейнстримом. Именно поэтому, согласно господину Сенкевичу, концепция Agile ECM должна поддерживаться вендорами.

В целом, отечественные вендоры СЭД полагают, что Agile ECM в виде интеграции ECM и BPM является очень перспективным, и в России у него может быть найден потенциал для развития, хотя в качестве реальных сроков применения таких решений называются ближайшие 2-3 года. На Западе в этот период подобные продукты будут широко распространены.