Главная Пресс - центр Статьи и интервьюЧто может система электронного документооборота?

Что может система электронного документооборота?

27.03.2007

Роль документа как носителя информации в современных организациях очень важна. Он выступает универсальным инструментом управления, обеспечивает взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, организацией и ее клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. От эффективности делопроизводства и документооборота во многом зависит эффективность деятельности всего предприятия.

Для повышения качества работы с документами предприятия все чаще используют специальное программное обеспечение - системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД). Они позволяют автоматизировать традиционное делопроизводство, предотвратить потерю документов, увеличить скорость их движения, сократить непроизводственные затраты (поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т.д.), затраты на приобретение расходных материалов (бумаги, копировально-множительного оборудования).

СЭДД в первую очередь обеспечивает: сохранность документа (благодаря его регистрации в системе, созданию его регистрационной карточки и электронного образа, отсканированного или представленного в любом офисном приложении); простоту поиска документа.

При этом передача документа из физического действия превращается в предоставление доступа к документу, хранящемуся в системе. Быстрота поиска нужного документа обеспечивается специальными поисковыми механизмами, позволяющими найти документ по реквизитам, слову или словосочетанию.
Кроме того, с помощью СЭДД осуществляется так называемая "информационная поддержка принятия решений". Главная задача секретаря в этом процессе - подготовка информации для принятия решения руководителем.

Вот пример достаточно универсального алгоритма принятия решения:

1. Сбор информации и ее анализ сточки зрения поставленной задачи.
2. Определение возможных вариантов решения.
3. Анализ возможных результатов и последствий.
4. Выбор варианта решения.
5. Сообщение о решении заинтересованным сторонам.
6. Действие согласно принятому решению.
7. Получение обратной связи от всех вовлеченных сторон для оценки эффективности принятого решения.
8. Анализ итогов и выводы на будущее.

Один из самых трудоемких этапов - сбор информации. Здесь необходимо быстро сориентироваться в вале писем, приказов, служебных записок, должностных инструкций и других документов. Четкая структура хранящихся в СЭДД документов позволяет облегчить эту задачу.

В СЭДД в "дело" помещается не документ, а ссылка на него, поэтому документ можно поместить в любое количество дел, построенных по любым признакам. Это позволяет делать как специализированные тематические подборки, не изымая документов из фонда общего хранения, так и организовывать "личные" палки для хранения документов, нужных для текущей работы.

Если принятие решения предполагает подготовку документа, которую должны произвести несколько человек, при традиционных способах работы с документами это может затянуться надолго. СЭДД позволяют сделать этот процесс быстрым (за счет экономии времени на передачу текста) и контролируемым (в любой момент времени можно посмотреть, кто в данный момент работает с документом и кто какие замечания сделал).

СЭДД позволяет поддерживать распорядительную и справочную документацию в актуальном состоянии, проводить обновление версий документов и уведомлять об этом сотрудников по электронной почте. Для каждого документа (или групп документов) устанавливается порядок доступа - определяется, кто имеет право читать или редактировать те или иные документы.

Когда наступает время выполнять принятые решения. СЭДД позволяет быстро и точно передать исполнителям всю информацию, необходимую для их работы, и получить обратную связь от всех вовлеченных в процесс сторон.

Опыт компании "ИнтерТраст" свидетельствует о том, что СЭДД расширяют возможности, упрощают организацию и ведение делопроизводства и документооборота.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.