CompanyMedia — современный взгляд на электронный документооборот

В настоящее время в Российской Федерации наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД). Разработчики таких систем предоставляют конечным пользователям решения с количеством рабочих мест от 5-10 до 1000 и более. Безусловным лидером в области разработки СЭД, обслуживающих большие организации с территориально-распределенной структурой (широкой филиальной сетью), является компания "ИнтерТраст" со своим продуктом — системой электронного документооборота CompanyMedia.

Эта система предназначена для поддержки всех классических процессов электронного документооборота:

• регистрация и идентификация документа в системе и исключение его дублирования;
• параллельная работа с документами на различных этапах их жизненного цикла и обеспечение непрерывности их движения;
• развитая система поиска;
• эффективная система отчетности по документам.

Обеспечивая указанные требования, система электронного документооборота поддерживает также все стандартные функции документооборота:

• обработка входящей корреспонденции;
• подготовка и подписание исходящих писем;
• подготовка, согласование и утверждение организационно-распорядительных документов;
• а также множество других, специфичных для сферы деятельности организации.

Рассмотрим прикладную реализацию указанных стандартных задач делопроизводства в системе электронного документооборота CompanyMedia 3.2. 

Входящая корреспонденция

Стандартный жизненный цикл входящего документа выглядит следующим образом: Регистрация - Ознакомление адресата - Принятие решения.

Его реализация в CompanyMedia сделана более детально. При поступлении нового входящего документа делопроизводитель запускает базу данных "Входящие Документы" ("ВхД") и начинает процесс ввода нового документа, нажав "Новый входящий документ". Он получает запрос на ввод исходящего номера данного документа. Сделано это для того, чтобы исключить повторную регистрацию документа в системе, ведь его копия уже могла быть зарегистрированной, будучи доставленной, к примеру, по факсимильной связи или электронной почте. Итак, делопроизводитель заполняет поле номера исходящего документа, после чего ему предоставляется либо чистая форма карточки входящего документа, либо карточка документа с таким номером, в случае, если документ уже зарегистрирован. Таким образом, получив в свое распоряжение форму карточки входящего документа, делопроизводитель заполняет все поля вкладки "реквизиты":

• вид документа (это может быть, к примеру, письмо, договор);
• номер документа (входящий номер, присваивается системой автоматически);
• исходящий номер;
• корреспондент (вписывается отправитель корреспонденции);
• автор (указывается подписант);
• место регистрации (поле заполняется автоматически);
• дата документа (дата регистрации исходящего документа отправителем);
• адресаты (указывается должностные лица — получатели);
• количество (указывается количественный состав письма: листы и приложения);
• текст входящего (может быть введен в систему вручную, отсканирован и распознан, либо просто прикреплен в виде графического файла - образа документа).

В остальных вкладках закрепляется информация о контроле (по принятому решению), ходу исполнения, связях и принадлежности документа к делу (согласно предварительно утвержденной номенклатуре дел).

На этом этапе работа с входящим документом для делопроизводителя заканчивается. Он передает входящий документ адресату, который осуществляет его рассмотрение и может принять по входящему документу следующие решения:

• принять его к сведению, после чего жизненный цикл такого документа заканчивается, и его оригинал помещается в текущее дело;
• сформировать по входящему документу поручение в виде резолюции и с постановкой на контроль или без оной отправить его исполнителям.

В последнем случае поручение также формируется в системе либо секретарем-делопроизводителем, либо самим адресатом. Контроль исполнения поручения по времени исполнения производится системой электронного документооборота CompanyMedia, а по существу поручений — самим адресатом. При выдаче поручения оно может быть также поставлено на контроль, в этом случае контроль исполнения по времени осуществляет специалист службы ДОУ (делопроизводитель), которому одновременно с исполнителем направляются соответствующие служебные уведомления. После выдачи поручения либо при снятии с контроля документ помещается в текущее дело.

Обращения граждан

Обращения граждан являются подклассом входящей корреспонденции с учетом того, что физическое лицо-отправитель имеет свой уникальный набор реквизитов, отличных от реквизитов организации. Также учитывается та особенность, что физическое лицо - отправитель - не осуществляет регистрацию своей корреспонденции, вследствие чего немного затрудняется однозначная идентификация такой корреспонденции. Жизненный цикл обращений граждан идентичен жизненному циклу всей входящей корреспонденции. Теперь давайте рассмотрим работу с ней подробнее.. В системе электронного документооборота CompanyMedia для обработки обращений граждан создана база данных "Обращения Граждан" ("ОГ"). В ней регистратором заполняется основная форма, позволяющая заполнять как раз реквизиты, характерные для адресата (физического лица):

• вид обращения;
• регистрационный номер (присваивается системой);
• корреспондент (в три подраздела необходимо ввести фамилию, имя, отчество отправителя);
• регион (особенно важен при территориально-распределенной структуре организации, его можно выбрать из справочника);
• город (можно выбрать из справочника либо просто вписать);
• район (также выбирается из справочника);
• населенный пункт (если не заполнен раздел "город");
• адрес (соответственно, улица, дом, корпус, квартира);
• телефон (контактный телефон);
• тип автора (выбирается категория отправителя);
• место регистрации (заполняется системой автоматически в зависимости от региона и подразделения делопроизводителя, осуществившего регистрацию обращения);
• льготный состав (особенно важно, если направлением деятельности организации является предоставление услуг населению);
• текст входящего документа (может быть введен в систему вручную, отсканирован и распознан, либо просто прикреплен в виде графического файла - образа документа).

Дальнейший путь документа-обращения полностью аналогичен соответствующему пути входящего документа, включая конечное его помещение в текущее дело.

Исходящая корреспонденция

Стандартный жизненный цикл исходящего документа выглядит следующим образом: Подготовка проекта - Согласование проекта - Подписание - Регистрация - отправка.

Реализация в системе электронного документооборота CompanyMedia процедуры работы с входящей корреспонденцией учитывает особенности каждого из указанных этапов. Работа с исходящим сообщением начинается с подготовки инициатором (или его подчиненным) проекта исходящего, после чего производится открытие базы данных "Исходящие Документы" ("ИсхД"). После открытия РКК необходимо по возможности заполнить следующие атрибуты исходящего документа:

• вид документа (выбирается из справочника);
• номер документа (регистрация как присвоение порядкового номера осуществляется по факту подписания);
• заголовок (необходимо выбрать из предварительно подготовленного проекта документа);
• адресаты (при заполнении этого поля необходимо проверить, чтобы список адресатов, вводимый в данное поле, соответствовал списку адресатов, указанному в тексте письма согласно рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003);
• исполнитель (заполняется автоматически);
• место регистрации (соответственно подразделение, которое осуществляет регистрацию исходящего);
• дата документа (дата регистрации);
• количество (листы, приложения в соответствии с проектом);
• в остальные вкладки вносится информация об отношении исходящего документа к делу и т.д.

В содержательную часть карточки может быть введен тест исходящего документа и в обязательном порядке прикреплен файл, в котором находится проект.

Согласование может производиться последовательно, параллельно, либо комбинированно в соответствии со списком согласующих должностных лиц, также вводимых в карточку либо задаваемых шаблоном.

Дальнейшее движение документа осуществляется в соответствии с его жизненным циклом, таким образом, сначала он будет отправлен на согласование с возможностью возврата на доработку, подписание и регистрацию. Затем оригинал документа будет направлен адресату, а его копия помещена в текущее дело.

Организационно-распорядительная документация

В базе данных "Организационно-Распорядительные Документы" ("ОРД") осуществляется поддержка жизненного цикла различных распорядительных документов: Подготовка проекта - Согласование проекта - Утверждение документа - Регистрация.

База "ОРД" при открытии также как и прочие базы данных СЭД предлагает для заполнения набор реквизитов для вводимого документа:

• вид документа (это может, к примеру, быть приказ, протокол совета директоров и т.д.);
• номер документа (присваивается при регистрации);
• заголовок (из документа);
• подпись (список подписантов);
• место регистрации (подразделение);
• количество (листов и приложений);
• исполнитель.

Информация, вносимая в остальные вкладки, специфична для ОРД.

В содержательную часть можно ввести текст документа, а также приложить файл, либо отсканированный образ.

Прохождение документа от проекта до регистрации аналогично соответствующему прохождению исходящего документа.

Электронная почта

Электронная почта является сегодня основой деловой коммуникации не только в России, но и в остальном мире, вытесняя факсимильную связь. СЭД CompanyMedia полностью поддерживает любые виды корпоративной электронной почты с любыми клиентскими программами, такими как Microsoft Outlook и RITlabs TheBat. Также система электронной почты, встроенная в СЭД, обеспечивает доставку пользователям не только сообщений от их коллег внутри организации и внешних контрагентов, но и отображает все системные уведомления, например, о необходимости согласовать или утвердить документ. Электронная почта CompanyMedia позволяет использовать ссылки на документы и регистрационно-контрольные карточки,  что в свою очередь делает работу с системными уведомлениями комфортными и обеспечивает в том числе поддержку коллективной работы с различными версиями документов.

В заключение

Необходимо отметить наличие и лёгкость в использовании полнотекстового поиска документов, работающего как в отдельных базах, так и во всей системе, и удобную систему представления документов, уже введенных в СЭД. CompanyMedia обеспечивает также поддержку всех стандартных процедур как общего делопроизводства, так и его частных направлений — секретного, конфиденциального и кадрового. Поскольку документооборот каждой конкретной организации уникален, как и сама организация, CompanyMedia конфигурируется именно под ее непосредственные потребности, не заставляя клиентов переплачивать за неиспользуемый функционал.

К ближайшей же перспективе развития СЭД CompanyMedia планируется выпуск архивной подсистемы, которая сможет автоматизировать всю работу ведомственного архива крупной и средней организации, в том числе и организаций с большим количеством филиалов, находящихся в разных регионах. Также в ближайшее время будет выпущена WorkFlow подсистема, которая поможет, не изменяя основного функционала СЭД, сделать её еще более универсальной в области автоматизации бизнеса в целом.