Документооборот в территориально-распределенной компании

В современных условиях глобализации наблюдается тенденция укрупнения промышленного производства, которая приводит к образованию гигантских корпораций.

В России возникает все больше и больше объединенных компаний. Как правило, эти компании (холдинги) образуются путем слияния нескольких организаций или, наоборот, выделения из одного предприятия нескольких юридических лиц, взаимодействующих друг с другом как единое целое. Положение таких компаний оказывается двояким. С одной стороны, каждое юридическое лицо, входящее в состав холдинга, официально является самостоятельной организацией, действующей автономно, самостоятельно и имеющей собственную культуру, в т.ч. и свой документооборот. С другой стороны, все юридические лица, входящие в состав одного холдинга, тесно взаимодействуют друг с другом с целью достижения принятой стратегии развития компании.

В сложившихся условиях возникает проблема организации эффективного документооборота между компаниями, объединенными в холдинговую структуру. Правильно организованная технология работы с документами в подобных компаниях позволит сократить неоправданную бюрократию ("бумажную волокиту"), сэкономить временные и трудовые ресурсы компании, а также увеличить скорость обмена информацией (документами) между юридическими лицами.

В настоящее время в России действует ряд общегосударственных нормативных актов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Однако разработанные нормативные документы не регламентируют организацию документооборота в территориально-распределенных структурах организаций.

В данной статье автор, исходя из опыта, полученного в процессе внедрения различных систем электронного документооборота в более чем десяти крупных компаниях с холдинговой структурой, предлагает свой взгляд на организацию документооборота в территориально-распределенных организациях.

Документопотоки

В документообороте любой организации выделяются следующие документопотоки:

• входящие — документы, поступившие от внешних организаций (корреспондентов / контрагентов);

• исходящие — документы, направленные в сторонние организации (корреспондентам/контрагентам);

• внутренние — документы, изданные в организации и не предназначенные для направления в сторонние организации.

В холдингах также образуется еще один документопоток, назовем его "корпоративный". К корпоративному документопотоку относятся документы, изданные в любом юридическом лице холдинга и направленные в любое другое юридическое лицо этого холдинга, но не предназначенные для направления в сторонние организации.

Взаимодействие участников документооборота

В зависимости от объемов документов в юридическом лице может быть принята централизованная, децентрализованная или смешанная система организации документооборота.

При централизованной системе организации документооборота все официальные документы регистрируются в одном подразделении (как правило, в канцелярии / общем отделе).

При децентрализованной системе организации документооборота документы регистрируются в подразделении, издавшем эти документы.

При смешанной — одни виды документов регистрируются в одном подразделении (централизовано), а другие виды документов — в подразделениях, их издавших (децентрализовано).

Правила работы с документами, в т.ч. правила регистрации, должны быть закреплены в утвержденных и действующих нормативных документах по ДОУ в каждом юридическом лице (например, в инструкциях, регламентах и других нормативных документах).

Как правило, основными участниками документооборота являются:

• директор;

• заместители директора;

• секретари;

• руководители структурных подразделений;

• делопроизводители или ответственные за делопроизводство сотруд¬ники структурных подразделений;

• канцелярия и другие подразделения, ответственные за регистрацию и организацию работы с документами.

Взаимодействие между основными участниками документооборота осуществляется в процессе передачи документов на подпись, согласование, ознакомление, исполнение, регистрацию.

Как правило, в холдинге выделяется одно юридическое лицо — Управляющая компания, которая осуществляет стратегическое управление всеми юридическими лицами холдинга.

Каждое юридическое лицо взаимодействует:

• с Управляющей компанией по вопросам стратегического развития (корпоративный документопоток);

• с другими юридическими лицами холдинга по производственным вопросам (корпоративный документопоток);

• с внешними организациями (входящий и исходящий документопотоки).

Управляющая компания издает приказы и другую документацию с целью осуществления управления юридическими лицами. Каждое юридическое лицо направляет в Управляющую компанию различные отчеты, ответы и иные документы. Все документы из Управляющей компании должны поступать в "единую точку входа", например, в канцелярию или секретарю директора. Все документы, адресованные в Управляющую компанию, также должны направляться из "единой точки выхода", например, из канцелярии или от секретаря директора.

Данные документы должны регистрироваться как корпоративные. При необходимости рекомендуется документы, полученные из Управляющей компании, и документы, направленные в Управляющую компанию, регистрировать в отдельных журналах регистрации и не смешивать их с регистрацией входящих и исходящих документов сторонних организаций.

В Управляющей компании рекомендуется также регистрировать данные документы в отдельных журналах регистрации как входящие и исходящие каждого юридического лица и не смешивать их с регистрацией входящих и исходящих сторонних организаций.

Взаимодействие (переписку) между юридическими лицами холдинга рекомендуется осуществлять с помощью служебных записок, которые также регистрируются как входящие корпоративные и исходящие корпоративные.

Директор, его заместители и структурные подразделения юридического лица ведут переписку со сторонними организациями по производственным вопросам. Корреспонденция поступает непосредственно адресату или в канцелярию по почте, факсимильной связи, электронной почте. Канцелярия осуществляет рассылку документов адресатам. Такая корреспонденция регистрируется как входящие и исходящие документы.

Документооборот внутри департамента между подразделениями и между департаментами осуществляется лично делопроизводителями или секретарями или через канцелярию. Канцелярия осуществляет услуги экспедиции, т.е. обеспечивает рассылку документов адресатам. При необходимости данные документы регистрируются как внутренние документы в отдельном журнале регистрации в каждом подразделении.

Оперативное хранение документов осуществляется у секретарей и в структурных подразделениях. Дела формируются в соответствии с действующей номенклатурой дел. Документы постоянного срока хранения из структурных подразделений и департаментов передаются в Архив по установленным правилам.

Уровни принятия решений

В целом в каждом юридическом лице, входящем в состав холдинга, действует пять уровней управления:

• 1. Управляющая компания.

• 2. Директор.

• 3. Заместитель директора.

• 4. Руководитель департамента.

• 5. Начальник структурного подразделения (отдела, цеха и др.).

Решения, принимаемые на уровне Управляющей компании (УК), обязательны для исполнения всеми юридическими лицами, входящими в состав холдинга. Решения, принимаемые на уровне директора, обязательны для исполнения всеми департаментами юридического лица. Решения, принимаемые на уровне заместителя директора, обязательны для исполнения всеми департаментами, которые подчиняются данному заместителю директора. Решения, принимаемые на уровне руководителя департамента, обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями, входящими в состав департамента. Решения, принимаемые на уровне начальника структурного подразделения, обязательны для исполнения всеми сотрудниками подразделения.

В качестве примера на рисунке представлена схема издаваемых на различных уровнях управления видов распорядительных документов.

Классификация документов

В зависимости от вида деятельности в компании могут издаваться различные виды документов. В связи с тем, что существует большое разнообразие видов документов, в данном разделе статьи нет возможности рассмотреть все возможные варианты классификации. Поэтому мы предлагаем вам один из способов классификации основных видов документов.

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (ГОСТ Р 51141 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения").