Главная Пресс - центр Статьи и интервьюЭлектронный документооборот: как внедрить и не пожалеть об этом

Электронный документооборот: как внедрить и не пожалеть об этом

26.12.2013

РФС: Как началось внедрение СЭД в г. Калуга?

Александр Долгих: В 2004 году в организации эксплуатировались четыре информационные системы, в том числе программа Компании “ИнтерТраст” OfficeMedia. Она выполняла минимум функций – с ее помощью в основном проводились регистрация и сканирование документов. С возрастанием требований к СЭД, подключением других структурных подразделений Городской Управы города Калуги выявились недостатки, вызванные неправильным внедрением и эксплуатацией системы. В результате в 2008 году мы пришли к выводу о необходимости смены СЭД.

На чем был основан выбор новой системы?

Александр Долгих: Нам было важно, чтобы система базировалась на платформе IBM Lotus Notes/Domino. Поэтому мы решили взять более развитую систему того же поставщика, Компании «ИнтерТраст», — СЭД CompanyMedia. Была сформирована команда внедрения из 4 человек, прошедших обучение в «ИнтерТраст», и в начале 2009 года мы запустили СЭД в эксплуатацию. Со временем количество рабочих мест увеличивалось, расширялся функционал. Сегодня в СЭД работают не только канцелярия, но и исполнители, и руководители среднего и высшего звена – это 700 пользователей во всех подразделениях Городской Управы города Калуги.

Каковы результаты внедрения СЭД?

Александр Долгих: На сегодня в Городской Управе полностью реализован внутренний электронный документооборот между подразделениями. Используется один комплект баз данных для всех них, действует принцип однократной регистрации документа – это позволяет избежать дублирования и экономить время. Повысилась прозрачность работы: не теряется связь между входящим и исходящим документом, видна его дальнейшая судьба и т.п.

Можно ли кратко сформулировать, зачем органам государственной власти нужна СЭД?

Александр Долгих: Основная задача ОГВ — оказание услуг населению и организациям. СЭД помогает делать это максимально эффективно, ведь работа с населением связана с обработкой большого массива документов и их хранением, поиском и т.п. Добавьте также и стоимость бумаги.

По каким критериям можно оценить эффективность внедрения?

Александр Долгих: Во-первых, материально исчислимая экономия на расходных материалах, на курьерской доставке и т. п., снижение затрат на хранение бумажных документов. Во-вторых, сокращение времени на поиск и доставку документов, на их разработку и согласование. И, как следствие, снижение нагрузки на исполнителей и регистраторов.

На что ориентироваться при выборе СЭД, ведь на рынке сейчас много предложений?

Александр Долгих: Есть несколько важных условий, которые необходимо учитывать при выборе:

Соответствие системы современным требованиям законодательства
Возможность масштабирования, работы с большим количеством пользователей и документов
Возможность интеграции с существующими в организации информационными системами
Наличие системы построения отчетов (очень важно иметь возможность измерить эффективность работы системы)
Модульная структура – это означает возможность для расширения функционала вместо доработки просто приобрести новый модуль, что значительно проще и быстрее
Кроме того, на мой взгляд, важно, чтобы система имела открытый исходный код, предоставляя возможность при необходимости произвести изменения и доработки.

«ИнтерТраст» много говорит о новой версии СЭД CompanyMedia 4, что вы думаете о ее возможностях?

Александр Долгих: Да, нам интересны ее особенности — и новый интерфейс на «тонком» клиенте (на Java), и мобильные рабочие места, и социальные инструменты, и, пожалуй, в самой большой степени, — новый метод работы, адаптивный кейс-менеджмент.

Автор: Александр Долгих, заместитель директора МКУ “Служба информационного обеспечения”, г. Калуга
Источник: Журнал «Российская Федерация Сегодня», №24 (2013)

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.