Электронный документооборот в Администрации г. Красноярска: предпосылки, задачи, этапы, результаты проекта

Организация перехода на электронный документооборот в администрации г. Красноярска планомерно и поэтапно осуществляется с 2007 года. Основная цель данного проекта – повышение скорости и качества обработки документов и принятия решений по ним, снижение трудозатрат на работу с информацией, организация единого контура электронного документооборота с целью увеличения эффективности взаимодействия муниципальных служащих в ходе реализации стоящих перед ними задач.

Органы государственной власти и местного самоуправления острее прочих организаций ощущают необходимость в автоматизации процессов делопроизводства и документооборота ввиду больших объемов документации, подлежащей ежедневной обработке. Неуклонный рост бумажного документооборота, обработка которого занимала все больше времени и трудовых ресурсов, необходимость упорядочения процессов делопроизводства с помощью современных технологий подтолкнули руководство администрации города к принятию решения о внедрении системы электронного безбумажного документооборота.

В качестве программного решения возникших задач была выбрана система электронного документооборота (далее СЭД) CompanyMedia (разработана компанией «ИнтерТраст» на платформе IBM Lotus Domino/Notes). Широкие возможности системы решают задачи учета, контроля исполнения и управления документами. Система обеспечивает комплексную автоматизацию процессов работы с документами, организацию полностью электронного документооборота. CompanyMedia эффективно используется как в небольших организациях, так и в распределенных ведомственных структурах, соответствует всем нормативным требованиям российского делопроизводства и документооборота.

Проект перехода администрации Красноярска (далее Администрация) на электронный документооборот стартовал в октябре 2007 года. На первом этапе было организовано информационное обследование документооборота органов администрации (управления делами, департамента Главы города, юридического управления, управления кадровой политики и организационной работы, департамента градостроительства, департамента городского хозяйства, управления архитектуры, управления информатизации и связи и др.).

Оно включало анализ существующей технологии работы с документами в администрации, определение видов документов, работа с которыми подлежит автоматизации (входящие, исходящие, внутренние, правовые акты, обращения граждан, договоры и др.). Также были получены данные о принципах классификации, нумерации и регистрации документов, количественные данные по общему документообороту.

Описание сложившейся практики работы с документами позволило наметить пути ее оптимизации за счет внедрения СЭД CompanyMedia.

Руководством Администрации перед исполнителями были поставлены задачи с помощью СЭД CompanyMedia:

• создать единую, действующую в масштабе всех органов администрации города, систему подготовки (в том числе коллективной), согласования, подписания, регистрации, ознакомления, обмена, хранения и поиска различных видов документов;
• обеспечить наглядное отображение всей истории работы с документами (автоматическое поддержание связей с другими документами, представление иерархии выданных поручений и отчетных документов по ним, просмотр истории согласований - всё с учётом прав доступа к информации);
• реализовать широкие возможности настройки прав доступа к информации для различных категорий работников администрации в соответствии с их должностными обязанностями;
• организовать сквозной электронный документооборот со всеми органами и территориальными подразделениями администрации города.

В мае 2008 года система была установлена на 100 рабочих местах сотрудников ключевых органов Администрации. В дальнейшем к системе подключались новые департаменты и управления. Сегодня в СЭД CompanyMedia работают специалисты всех структурных подразделений (около 1500 госслужащих) Администрации.

С помощью системы электронного документооборота CompanyMedia удалось:

• создать единую для всех структурных подразделений Администрации технологию работы с документами, облегчающую скорость их создания, обработки и распространения, увеличивающую их качество, существенно облегчающую поиск необходимой информации, просмотр хода исполнения документов и поручений по ним, результатов согласования и связей документов одной тематики;
• обеспечить своевременное получение сотрудниками Администрации информации, необходимой для принятия управленческих решений, сократить время прохождения документов по всем структурным подразделениям и исполнения поручений руководства администрации города Красноярска, обеспечить оперативное информирование работников подразделений о принятых решениях;
• наладить строгий контроль исполнительской дисциплины.

Масштаб применения системы продолжит расширяться как на новые рабочие места, так и другие типы документов.

Уже сейчас электронный документооборот, построенный на базе СЭД CompanyMedia, является незаменимым инструментом взаимодействия структурных подразделений администрации г. Красноярска.

Автор: Денис Вдов, директор центра консалтинговых услуг и внедрений, компания «ИнтерТраст»
Источник: Информационно-аналитический сборник «Красноярск Электронный»
Дата публикации: 10.2012