Электронный документооборот в вопросах и ответах

Системы электронного документооборота предназначены для автоматизации работы с любыми видами документов, которые могут использоваться в работе организации. Это могут быть бумажные, электронные, графические документы (фотографии, рисунки, чертежи, карты), любые материалы, которые сейчас определяются как "мультимедиа" (звуковые файлы, видео, программные продукты).

Работу с документами можно организовать разными способами.

Способ первый В системе электронного документооборота могут осуществляться процессы регистрации и контроля документов (в этом случае автоматизируется создание и работа с картотекой регистрационно-контрольных карточек документов). При этом работа с бумажными документами не изменяется.

Способ второй Кроме регистрации и контроля исполнения (информацию об исполнении вносит в систему делопроизводитель, он и контролирует процесс исполнения) в системе могут храниться электронные образы бумажных документов. Это могут быть файлы, подготовленные в текстовом редакторе (с которых, собственно, и печатался бумажный документ) или отсканированный образ документа (если документ пришел извне, и электронного файла нет). Это позволяет организовать коллективную работу с документами внутри организации (совместную их подготовку, передачу на исполнение вместе с комплексом резолюций, формирование дел).

Формирование дел можно использовать более широко, а не просто как классификацию по определенным признакам. Эта возможность обеспечивается тем свойством системы, что если при хранении вне системы документов в бумажном виде один документ можно положить только в одну папку, то при хранении в системе документа в электронном виде он может быть положен в несколько виртуальных папок, поэтому его можно классифицировать самыми разными способами.

Способ третий. Систему электронного документооборота эксплуатируют все пользователи, которые реально работают с документами. Они получают документы на исполнение и отчитываются о выполненной работе. В этом случае делопроизводитель не вносит данные об исполнении, а только контролирует сроки выполнения.

Способ четвертый. Система электронного документооборота максимально автоматизирует работу с документами. В этом случае основной вид хранения документов – электронный, бумажные копии создаются только тогда, когда этого требует законодательство. В отношениях с другими организациями при работе в системе электронного документооборота обеспечивается по мере возможности переход на электронную подпись при заключении договоров или других соглашений (что не исключает возможности подписания документов в бумажном виде по требованию юридических служб).

Хранение и использование документов в электронном виде облегчает и ускоряет такие операции, как поиск документа по реквизитам, по содержанию. Наличие отсканированных образов позволяет значительно ускорить создание копий и вообще передавать документы в электронном виде, что экономит и бумагу, и ресурс копировальной техники, да и здоровье сотрудников, работающих с документами.

Зачем так сложно автоматизировать контроль исполнения документов, вводя электронный документооборот, если можно обойтись гораздо более дешевым Excel? Мы, например, учитываем документы, поставленные на контроль, в виде таблицы, там же проставляем исполнение – очень удобно.

Первое отличие систем электронного документооборота от регистрационных систем, построенных на Excel, – возможность хранении электронных образов документов. Как это выглядит на практике? Контроль исполнения документов в системе электронного документооборота начинается с регистрации документа, что похоже на регистрацию в бумажном виде – в систему заносится набор реквизитов документов. Но на этом сходство заканчивается - система позволяет "прикрепить к регистрационно-контрольной карточке электронный образ документа" (файл, подготовленный в текстовом редакторе или отсканированный образ документа). И система не просто регистрирует документ – она передает задание по документу его адресату со всем комплексом информации, необходимой для выполнения: кто направил документ, в какие сроки его нужно выполнить и так далее. Исполнитель, выполнив задание, создает в системе "Отчет о выполнении" (можно поставить "Галочку", можно написать "Выполнено", можно разместить подробное пояснение о сделанном, а можно прикрепить документ, сделанный как ответный). При этом с делопроизводителя снимается обязанность вносить в систему отметки об исполнении документов. А процесс контроля исполнения значительно облегчает возможность отсортировать исполненные и неисполненные документы. Нарушения срока исполнения тоже можно проследить. Вообще контроль исполнения – важная функция систем электронного документооборота.

Кроме всего прочего, за счет возможности совместной подготовки в системе документа значительно снижаются трудозатраты на работу с ним. Да, документ можно пересылать по электронной почте, но уже после одного цикла внесения правок трудно отследить, у кого находится актуальный его вариант, кто и когда вносил исправления. Если кто-то задержал документ, выяснение "кто и когда" отнимает много сил и времени. А если документов много?

Система электронного документооборота хранит документ с поддержкой версий, обеспечивает возможность отслеживания всех его версии и сроки подготовки. А в случае их нарушения высылается уведомление, информирующее о задержке.